Los mejores software de gestión de proyectos contables: Comparación y análisis

El software de gestión de proyectos (PM, por sus siglas en inglés) es una necesidad universal para llevar un seguimiento de metas, investigaciones, datos, programación y todo lo demás bajo el sol. Sin embargo, si tienes necesidades más específicas, es posible que debas encontrar una solución de PM con un enfoque especializado. El software de gestión de proyectos contables puede ayudar a los equipos a perfeccionar sus finanzas y superar los objetivos comerciales al mismo tiempo.

Comparación de los principales software de gestión de proyectos contables

No todas las soluciones de software tendrán las mismas características, pero a continuación, comparamos algunas características básicas que pueden ser de gran utilidad para tu equipo.

Empresas destacadas

A continuación, te presentamos algunas de las mejores empresas en el campo del software de gestión de proyectos contables:

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Jetpack Workflow: La mejor opción para necesidades de gran volumen de datos

Jetpack Workflow es un software empresarial diseñado para agilizar el flujo de trabajo de los equipos de contabilidad. Aunque puede ser más caro, está diseñado para mantenerte en el buen camino con tus prioridades a través de la automatización, la generación de informes y las vistas de trabajo personalizadas.

Precios

Jetpack Workflow tiene dos planes de precios:

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• Organize: $45 por usuario al mes con facturación anual, o $56 por usuario al mes con facturación mensual.
• Scale: $49 por usuario al mes con facturación anual, o $63 por usuario al mes con facturación mensual.
• Los complementos del paquete de servicios comienzan en $299 y se compran solo una vez.

Características

• Múltiples vistas de trabajo, incluyendo panel de control, calendario y clientes.
• Flujo de trabajo de correo electrónico fluido para crear trabajos.
• Más de 70 plantillas para acelerar la configuración.
• Herramientas para filtrar rápidamente a través de los clientes.
• Compatible con varios navegadores, incluyendo Internet Explorer y Chrome.
• Más de 2,000 integraciones para mejorar tu espacio de trabajo.
• Documentos, clientes y almacenamiento ilimitados.

Pros

• Soporte incluido en todos los planes y configuración de incorporación disponible.
• Sincronización de facturación con QuickBooks Online.
• Automatización de tareas diarias, semanales o mensuales.
• Mensajes de equipo dentro de la aplicación e informes de progreso activos.

Contras

• Bastante caro para equipos y freelancers que están empezando.
• No tiene tantas características como otros software de competencia.

Si deseas obtener más información, visita el canal de YouTube de Jetpack Workflow.

Karbon: La mejor opción para la gestión de clientes

Karbon es una excelente opción para las empresas que priorizan el cuidado de los clientes pero aún necesitan un software de gestión de proyectos repleto de funciones. Tienes herramientas para la colaboración, la automatización de alertas y la mejora del flujo de trabajo. La aplicación es ideal para las firmas de contabilidad que comparten archivos con los clientes y ofrece servicios de incorporación para poner en marcha a tu equipo.

Precios

Las suscripciones disponibles incluyen:

• Team: $59 por usuario al mes con facturación anual, o $75 por usuario al mes con facturación mensual.
• Business: $79 por usuario al mes con facturación anual, o $99 por usuario al mes con facturación mensual.
• Enterprise: Tiene precios personalizados para adaptarse a tus necesidades específicas.

Características

• Vistas de trabajo como Kanban y cronogramas.
• Colaboración en equipo con una comunicación sencilla desde la bandeja de entrada.
• Gestión de tareas y gestión de clientes.
• Plantillas de flujo de trabajo para empezar con asignaciones y programación.
• Gestión de clientes y capacidades de gestión de contactos.
• Seguimiento del tiempo incorporado en Karbon o con la integración de QuickBooks Time.
• Almacenamiento de documentos, desde 2GB hasta 20GB.
• Integraciones con Zapier, Gmail y Microsoft Exchange.
• Karbon AI para simplificar la comunicación con los clientes.
• Filtrado para clientes y tareas.

Pros

• Rico en funciones para conectarse con los clientes y mejorar la carga de trabajo diaria.
• Estimaciones de tiempo y presupuesto para aliviar el estrés financiero.
• Tutoriales incorporados para un aprendizaje más rápido.
• Automatización para una fácil asignación de tareas, programación y notificaciones.

Contras

• Caro para equipos pequeños o nuevos.
• Soporte mínimo en todos los planes excepto en Enterprise.

Canopy: La mejor opción para ahorrar costos con una gran cantidad de clientes

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La forma en que Canopy ofrece sus servicios es diferente a la de otras herramientas de gestión de proyectos. Sus capacidades son específicas para las necesidades de gestión de casos de diferentes casos, como resolución de impuestos y facturación. La fijación de precios se basa enteramente en el número de clientes de un usuario, y ofrece su servicio de forma gratuita si cuenta con 500 o menos clientes. Canopy es muy económico para equipos pequeños, startups y freelancers que están aumentando su base de clientes.

Precios

• Standard y Pro son los niveles de plan disponibles.
• La gestión de clientes, la gestión de documentos, el flujo de trabajo, el tiempo y la facturación, y las transcripciones y avisos son los conjuntos de funciones, siendo la gestión de clientes tu opción inicial en el plan Standard.
• La gestión de clientes es gratuita para tus primeros 500 clientes, con usuarios ilimitados.
• Standard es gratuito si solo tienes gestión de clientes, pero costará más dependiendo de tus complementos.
• Pro incluye funciones integradas, pero su costo aún depende de tu número de clientes y complementos.

Características

• Gestión de flujos de trabajo con automatización de tareas y plantillas.
• Gestión de documentos con almacenamiento, organización, compartición y portal de clientes para la gestión de archivos.
• Funciones de tiempo y facturación, junto con la integración de QuickBooks.
• Disponibilidad de transcripciones y avisos.
• Disponibilidad de cobros y resolución de impuestos.
• KBA eSignature para la firma de documentos.

Pros

• Es ideal para equipos con un alto volumen de clientes.
• Puede ser adecuado tanto para freelancers como para startups.
• Todas las funciones se agregan pagando una tarifa, por lo que solo puedes elegir las que necesites.

Contras

• A medida que creces, puedes terminar pagando mucho más de lo que esperabas.
• Hay tarifas de implementación, aunque los primeros 500 clientes son gratuitos.
• Agregar funciones hace que sea más caro y no viene completamente equipado.
• Las funciones tienen límites de usuarios antes de pasar a Pro.

Monday: La mejor opción para características populares de gestión de proyectos

Aunque no se trata de una herramienta de gestión de proyectos exclusiva para contabilidad, Monday.com es una opción popular y asequible para satisfacer las necesidades universales de gestión de proyectos. Puedes realizar un seguimiento de las tareas, realizar análisis de proyectos y registrar el seguimiento del tiempo de los empleados. Para aquellos que necesitan más funcionalidades, se puede integrar con herramientas como QuickBooks.

Precios

Los planes que ofrece Monday.com son Gratuitos, Básicos, Estándar, Profesionales y Empresariales:

• Básico: $8 por usuario al mes con facturación anual, o $10 por usuario al mes con facturación mensual.
• Estándar: $10 por usuario al mes con facturación anual, o $12 por usuario al mes con facturación mensual.
• Profesional: $16 por usuario al mes con facturación anual, o $20 por usuario al mes con facturación mensual.
• Empresarial: Precios personalizados.

Características

• Múltiples vistas de trabajo, incluyendo diagrama de Gantt, cronograma, calendario y más.
• Más de 200 plantillas que puedes personalizar o utilizar directamente para acelerar tus proyectos.
• Seguimiento del tiempo de tareas individuales.
• Documentos y tableros ilimitados.
• Gestión de cargas de trabajo entrantes.
• Seguridad sólida, incluido el cumplimiento de HIPAA.
• Almacenamiento de archivos, desde 5GB hasta 1,000GB en planes de pago.

Pros

• Soporte al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana en los planes de pago.
• Permite a los equipos agregar invitados y tiene visores gratuitos ilimitados.
• Autenticación de dos factores en todos los niveles de plan.
• Integraciones para manejar facturas y datos financieros, incluido QuickBooks.

Contras

• Mínimo de 3 usuarios para todos los planes de pago.
• Integraciones y automatizaciones limitadas por plan.
• Los permisos de administrador solo están disponibles en Enterprise.

Los equipos pueden obtener más información de nuestra reseña completa de Monday.com.

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ClickUp: La mejor opción para obtener más funcionalidades con un presupuesto

Los equipos que desean una variedad de funcionalidades y planes asequibles pueden considerar ClickUp como su solución de gestión de proyectos. El software es adecuado para varios tipos de equipos, incluidos aquellos con necesidades financieras y contables. Los equipos de contabilidad pueden beneficiarse de sus funciones de generación de informes, seguimiento del tiempo y cuadros de mando para clientes.

Precios

Además del plan gratuito, las suscripciones que ofrece son:

• Ilimitado: $7 por usuario al mes con facturación anual, o $10 por usuario al mes con facturación mensual.
• Empresarial: $12 por usuario al mes con facturación anual, o $19 por usuario al mes con facturación mensual.
• Empresarial Plus: $19 por usuario al mes con facturación anual, o $29 por usuario al mes con facturación mensual.
• Empresarial: Precios personalizados.

Características

• Múltiples vistas de trabajo, como diagrama de Gantt, tabla, calendario y más.
• Almacenamiento y equipos ilimitados para tu espacio de trabajo.
• Seguimiento del tiempo del proyecto en múltiples dispositivos.
• Gestión de cargas de trabajo y plantillas.
• Más de 50 integraciones nativas, además de la integración de Zapier para acceder a más aplicaciones.
• ClickUp AI para mejorar la escritura con sugerencias, generación y edición de texto.

Pros

• Tiene una abundancia de funciones.
• Asequible, con una variedad de planes para equipos en diferentes etapas de crecimiento.
• Dependencias de tareas y seguimiento del tiempo en todos los niveles de plan.
• Creación de roles personalizados y permisos.
• Autenticación de dos factores disponible en todos los planes.

Contras

• El informe de sprint solo se ofrece en el plan Business y superiores.
• Las automatizaciones tienen límites mensuales.
• Tiene una exportación limitada en los planes gratuito e ilimitado.
• El soporte prioritario solo se ofrece en Business Plus y Enterprise.
• La incorporación solo está disponible en Enterprise.

Puedes obtener más información en nuestra reseña completa de ClickUp.

Zoho Projects: La mejor opción para integraciones potentes

La suite de software empresarial de Zoho puede satisfacer una variedad de necesidades de equipos, y Zoho Projects se integra con esas aplicaciones. Los equipos pueden incorporar Zoho Analytics, Zoho Books, Zoho Invoice, Zoho Expense y muchos más. Las soluciones de software son una excelente opción para llevar un seguimiento de tus datos, tareas y procesos comerciales.

¡Detén el avance del alcance antes de que comience!

Precios

Además del plan gratuito, las suscripciones incluyen:

• Premium: $4 por usuario al mes con facturación anual, o $5 por usuario al mes con facturación mensual.
• Enterprise: $9 por usuario al mes con facturación anual, o $10 por usuario al mes con facturación mensual.

Características

• Vistas de trabajo como Kanban y lista, con la capacidad de ordenar por tareas y porcentaje de progreso.
• Proyectos ilimitados con estados de tareas personalizados.
• Gestión de tareas y dependencia de tareas para mantenerse en el buen camino.
• Seguimiento del tiempo para todos los planes de pago.
• Plantillas de proyectos para ayudarte a empezar.
• Integración con repositorios Git y es adecuado para proyectos de desarrollo.
• Espacio de almacenamiento de 5GB a 120GB.

Pros

• Acceso a otras aplicaciones de Zoho para pagos y facturación.
• Excelente para flujos de trabajo de Agile Scrum con sprints.
• Seguimiento de problemas para proteger tus datos y garantizar la productividad.
• Permite agregar usuarios cliente a tu cuenta.

Contras

• El plan gratuito es muy limitado, con 2 usuarios y 1 proyecto a la vez.
• Los niveles de planes están limitados por las aplicaciones de Zoho con las que pueden integrarse.
• No es ideal para la colaboración fuera de los usuarios oficiales.
• Enterprise es el único que te permite tener usuarios de solo lectura (hasta 10).

Si estás interesado en obtener más información, consulta nuestra reseña de Zoho Projects.

Trello: La mejor opción para flujos de trabajo simples

Trello es una de las herramientas de colaboración para proyectos más fáciles de adaptar para los equipos. Es lo suficientemente asequible para individuos, startups y equipos pequeños, pero también tiene un plan empresarial con seguridad y permisos. Los casos de uso para el software pueden incluir el seguimiento de las finanzas, la oferta de servicios profesionales a los clientes, la gestión de tareas, el manejo de CRM y más.

Precios

Las suscripciones que ofrece la plataforma incluyen Gratuita, Estándar, Premium y Empresa:

• Estándar: $5 por usuario al mes con facturación anual, o $6 por usuario al mes con facturación mensual.
• Premium: $10 por usuario al mes con facturación anual, o $12.50 por usuario al mes con facturación mensual.
• Empresa: $210 por usuario facturado anualmente, sin opción mensual.

Características

• Diferentes vistas de trabajo como Kanban, tabla, calendario y cronograma.
• Tarjetas, tableros y espacios de trabajo ilimitados, dependiendo del plan.
• Más de 200 integraciones a través de su funcionalidad de power-ups.
• Plantillas y campos personalizados para una configuración sencilla.
• Herramienta Butler para la automatización de tareas disponible en todos los niveles.

Pros

• El plan Empresa tiene una tarifa plana y comienza con 50 asientos de usuario.
• Puedes añadir observadores a tu tablero en el nivel Premium.
• Todos los planes tienen autenticación de doble factor.
• Tiene registros de actividad ilimitados en todos los planes.

Contras

• La versión gratuita y la Estándar solo tienen vistas Kanban.
• Únicamente el plan Premium y superior pueden desactivar a los miembros.
• Solo el plan Empresa tiene espacios de trabajo ilimitados.
• Agregar algunas integraciones implicará tarifas adicionales.

Obtén más información en nuestra reseña completa de Trello.

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Funcionalidades clave del software de gestión de proyectos contables

El software de gestión de proyectos para empresas y particulares en el ámbito de la contabilidad tendrá herramientas que ayuden con los clientes, los plazos, las tareas y el flujo de trabajo general. También es una ventaja si cuentan con integraciones que ayuden a realizar un seguimiento de los costos, las facturas y los registros. Las características de esta lista se pueden encontrar tanto en las herramientas de gestión de proyectos como en las soluciones de contabilidad.

Gestión de flujo de trabajo

Es necesario mantenerse al tanto de tus tareas diarias, tus clientes y la facturación. Algunas de las funcionalidades útiles de los software de gestión de proyectos incluyen plantillas para diferentes proyectos o inteligencia artificial para acelerar las tareas.

La gestión de tareas y la dependencia de tareas son otro punto destacado que garantiza que tus proyectos se completen en el orden adecuado.

Con características como estas, puedes comprobar el rendimiento de objetivos específicos y asignar trabajo a los miembros de tu equipo correspondientes. Por lo general, esto estará disponible en los planes más caros, pero muchas soluciones tendrán permisos de roles para asegurar que las personas adecuadas tengan acceso para poder hacer su parte también.

Gestión de clientes

El software de contabilidad y, incluso, las aplicaciones de PM comunes tendrán la funcionalidad para manejar la información de los clientes, así como el acceso de los clientes a los proyectos. Puedes compartir tu progreso, invitarlos a ver proyectos, darles acceso a la cuenta y recibir/enviar recordatorios para reuniones.

Facturación

En ocasiones, las herramientas comunes de gestión de proyectos tendrán opciones de facturación, pero principalmente están integradas en el software de PM contables. Las herramientas que ofrecen acelerar y verificar las necesidades de facturación y nóminas pueden ser muy útiles y ayudarte a evitar errores costosos.

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También puedes encontrar software para contabilidad, seguimiento financiero y facturación/extracción disponibles como integraciones dentro de las herramientas básicas de gestión de proyectos.

Automatización

Muchas soluciones de PM tendrán funciones de automatización para optimizar las tareas para que puedas centrarte en el panorama general. Además de simplificar las tareas, puedes utilizar la automatización para alertas o notificaciones sobre plazos o reuniones importantes. También puedes programar reuniones con clientes, correos electrónicos y pagos. Los equipos que necesitan mantenerse al tanto del rendimiento y los análisis también pueden automatizar informes semanales o mensuales de progreso.

Integraciones

Para los equipos que eligen una solución general de PM, las integraciones pueden compensar las características específicas de contabilidad que pueden faltar. Las opciones que pueden marcar la diferencia incluyen facturación, seguimiento de gastos y aplicaciones de bases de datos. Algunas incluso pueden integrarse con software de contabilidad o contabilidad como QuickBooks y Zoho Books.

Seguimiento del tiempo

Ya sea para el seguimiento de tareas individuales o de las hojas de tiempo de los empleados para la nómina, el seguimiento del tiempo es un gran activo. Puede evaluar qué procesos son más costosos y garantizar que tu equipo sea remunerado de manera justa y a tiempo.

Reportes

Una de las formas más valiosas de obtener información sobre tu flujo de trabajo, rendimiento y costos es mediante los informes. Las aplicaciones pueden ofrecer informes sobre el estado de las tareas, el rendimiento de los empleados, los gastos mensuales y los clientes. Si deseas mejorar la eficiencia o simplemente mantenerse al tanto de los proyectos, las buenas analíticas son fundamentales.

¿Cómo elijo el mejor software de gestión de proyectos contables para mi empresa?

Uno de los factores más importantes al elegir cualquier software es el costo. El software de contabilidad diseñado para manejar tus proyectos, procesos comerciales, registros y facturación puede ser muy costoso. Muchas soluciones generales de gestión de proyectos ofrecen ahorros de costos, pero pueden carecer de las características específicas de la industria que deseas.

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Debes considerar el costo en función del número de usuarios que necesitas absolutamente, las características que necesitas absolutamente y las integraciones que te facilitarán la vida. A partir de ahí, puedes decidir si necesitas una herramienta de PM específica para contabilidad o una solución básica de gestión de proyectos.

Aunque es costosa, Karbon es una solución llena de funciones con capacidad para estimar tu tiempo y presupuesto en cada proyecto. Si prefieres no gastar tanto, puedes probar Zoho Project, que se integra con Zoho Books, Invoice y CRM.

Como siempre, mientras estés considerando diferentes opciones, revisa sus canales de YouTube e incluso considera probar cualquier plan gratuito que ofrezcan. Si planeas hacer alguna prueba gratuita, reorganiza tu flujo de trabajo para poder probar adecuadamente la herramienta.

Metodología

Los software de esta lista se consideraron según su relevancia para los equipos de contabilidad. Algunos se diseñaron con el propósito de agilizar las cargas de trabajo contables, mientras que otros no son específicos de la industria. Esto se debe a que muchas características y integraciones de gestión de proyectos pueden proporcionar una alternativa rentable, incluso si no tienen todas las funciones que los equipos desean.

Los software de la lista pueden ser buenas opciones para startups, freelancers, equipos en crecimiento y necesidades a nivel empresarial. El objetivo era ofrecer a los compradores potenciales una amplia selección de software confiable.

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