Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

Cuando te reúnas con un cliente potencial para discutir un proyecto, necesitas obtener cierta información inicialmente para poder aprender más sobre el proyecto, determinar si eres compatible con el cliente y comprender cómo preparar tu oferta y redactar tu contrato. De manera similar, una vez que aceptas un proyecto, necesitas saber todo lo posible acerca de él para poder comenzar de manera eficiente.

La importancia de las preguntas previas

El objetivo en el primer encuentro con un cliente potencial es obtener la mayor cantidad de detalles sobre el proyecto. Esto te permitirá estimar el alcance del proyecto, preparar una oferta y redactar un contrato que contemple cualquier eventualidad que pueda surgir.

Un valor agregado de hacer estas preguntas es que te ayudarán a identificar a los posibles clientes problemáticos. Si el cliente es evasivo, indeciso o simplemente no parece saber mucho sobre el proyecto, eso puede ser una señal de que podrías enfrentar problemas como cambios constantes en los requisitos del proyecto, falta de organización, dificultad para acceder a los recursos necesarios o incluso retrasos en los pagos.

He dividido las preguntas que debes hacer antes de firmar un contrato en dos categorías: requisitos mínimos y preguntas adicionales una vez que el proyecto cumple con tus criterios básicos. Si el cliente no puede cumplir con estos requisitos mínimos, no debes continuar, ya que no querrás perder el tiempo del cliente ni el tuyo. Si el cliente y el proyecto cumplen con la investigación preliminar, puedes pasar a los detalles del proyecto en sí.

Requisitos mínimos

Antes de entrar en los detalles del proyecto, debes dejar en claro tus requisitos básicos al cliente y averiguar si podrán cumplirlos. El cliente podría responder a estas preguntas por teléfono incluso antes de su primera reunión cara a cara. Elijas el momento adecuado para plantear estos temas de manera discreta. Estos son algunos de los criterios generales que debes tener en cuenta en todo proyecto:

• Pago mínimo: Si no aceptas proyectos por menos de cierta cantidad ($X), debes dejarlo en claro. No tienes que especificar la tarifa mínima exacta, ya que el cliente probablemente intentará pagar ese monto. En su lugar, puedes especificar un rango para el tipo de proyecto que el cliente propone. Deja en claro que el rango es solo para una estimación inicial y que podrás brindar una oferta exacta una vez que conozcas más sobre el proyecto.
• Periodo de contrato mínimo o máximo: Si no trabajas en proyectos que duren menos de un cierto período de tiempo, como dos semanas, averigua durante cuánto tiempo espera el cliente que necesites sus servicios. De manera similar, considera si deseas aceptar proyectos a largo plazo.

Uno de los desafíos más comunes que enfrentan los contratistas es el cambio o la mala definición del alcance del proyecto. Por lo tanto, también debes preguntarle al cliente:

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• Si considera que el proyecto está bien definido.
• Si hay una línea de tiempo o fecha límite específica para el proyecto.
• Si, en el caso de proyectos largos, puede tener una descripción de los hitos esperados antes de la próxima reunión.

Las respuestas exactas no son tan importantes como la capacidad del cliente para responder. Si el cliente parece completamente indeciso o inseguro, aún debes continuar con la siguiente reunión o con el siguiente conjunto de preguntas, pero ten en cuenta esta señal. Pídele al cliente que prepare esta información para su próxima reunión.

Preguntas adicionales

Una vez que tú y el cliente hayan pasado la fase preliminar, estarás listo para obtener más información sobre el proyecto en sí. Las siguientes preguntas te ayudarán a conocer más detalles sobre el proyecto y determinar si es adecuado para tus habilidades. También te ayudarán a definir claramente el alcance del proyecto y otros detalles en tu contrato.

No todas las preguntas se aplicarán a todos los proyectos, pero puedes adaptarlas fácilmente según tus necesidades. Por ejemplo, abordarás la consultoría técnica de manera diferente a cómo abordarías el desarrollo de software, pero aún necesitarás definir los parámetros para cada uno.

Este primer conjunto de preguntas te brinda una visión general del proyecto:

• ¿Quién será tu punto de contacto principal durante tu trabajo para el cliente? (Si esa persona está presente, podrás determinar su nivel de participación al ver si puede responder a tus otras preguntas).
• ¿Cuál es el propósito general del producto o proyecto?
• ¿Cuál es la meta del cliente con este producto o proyecto? (Si no sabes qué beneficio espera obtener el cliente al contratarte, no tendrás la información necesaria para crear una propuesta convincente).
• ¿Qué grado de participación tendrás en el proyecto? ¿Harás todo el trabajo tú solo o trabajarás con otros contratistas o el personal del cliente?
• ¿Existe alguna documentación existente u otra información introductoria para este proyecto? (Esto podría incluir manuales de usuario, especificaciones funcionales, especificaciones de diseño o incluso memorandos y correos electrónicos).
• ¿Cuánto, si acaso, del proyecto ya está completo o en marcha?
• ¿Qué tipo de documentación espera el cliente que crees? (Si estás desarrollando software, esto podría variar desde simplemente usar comentarios libremente en el código hasta redactar el manual de usuario. Incluso si no estás en desarrollo, aún deberás documentar el trabajo que haces para el cliente, así que averigua qué información les sería útil).
• ¿Podrás trabajar de manera independiente fuera del lugar de trabajo del cliente, o necesitarás una computadora dedicada en su oficina?

Estimación del tiempo y señales de alerta

El siguiente conjunto de preguntas te dará una idea de cuánto tiempo llevará el proyecto y te ayudará a identificar posibles problemas:

• ¿Cuál es el plazo establecido por el cliente para este proyecto? Pide al cliente que detalle todos los hitos entregables posibles y que estime una fecha de finalización en función de su mejor conjetura. Presta atención a cualquier discrepancia entre la fecha en que el cliente desea que se complete el proyecto y el tiempo que él o ella estima realista para completarlo.
• ¿Qué problemas potenciales podrían surgir y entrar en conflicto con el plazo de finalización del proyecto? Si el cliente no puede pensar en ninguno, presiona un poco más, siempre hay algo.
• Si el proyecto ya ha comenzado, ¿qué partes del proyecto considera el cliente que están yendo bien y cuáles no?
• ¿Qué revisiones y cambios en el proyecto o producto prevé el cliente que surgirán durante el proyecto? ¿Cuánto tiempo y presupuesto ha asignado el cliente para estas revisiones? (Recuerda que en algún momento también deberás dejar en claro cuántas revisiones puede solicitar el cliente antes de que comiences a cobrar por los cambios).
• ¿Qué sucede con los cambios después de que el proyecto esté completado? ¿El cliente espera que estés disponible entonces?

Desarrollo de software

Si el proyecto implica el desarrollo de software, querrás saber las respuestas a cada una de las siguientes preguntas:

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• ¿Con qué frecuencia se actualiza el software?
• ¿Quiénes son los usuarios principales del producto y cuál es su nivel técnico? ¿Están familiarizados con esta tecnología?
• ¿El cliente actualiza a todos los usuarios a la vez o admiten varias versiones del producto?
• ¿En qué entorno se utilizará este producto?
• ¿Cuáles son las necesidades de actualización, actualización y soporte posterior al desarrollo del cliente?

Con toda esta información, estarás en una buena posición para crear una propuesta detallada. La próxima vez, completaré estas listas de preguntas para que puedas redactar un contrato completo y adaptado a un proyecto y cliente específicos, y recopilar los detalles del proyecto una vez que comiences.

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