Cómo obtener permiso de tus clientes para incluir su trabajo en tu portafolio

Un portafolio es una herramienta increíblemente útil para convencer a los clientes de que puedes hacer el trabajo, pero hay un detalle: los contratistas generalmente no conservan los derechos sobre el trabajo que crean y a menudo están sujetos a acuerdos de confidencialidad.

Obtén los derechos al momento de firmar el contrato

La mejor manera de asegurarte de poder incluir una muestra de tu trabajo en tu portafolio es obtener el permiso del cliente desde el principio. Mi contrato estándar incluye una cláusula que establece que tengo derecho a conservar una copia de toda la documentación que creo para utilizarla en mi portafolio.

La cláusula establece que el trabajo en el portafolio permanecerá en mi posesión en todo momento y nunca será dejado con otra compañía para su examen cuando yo no esté presente.

Si el cliente aún está preocupado por la confidencialidad, sugiero agregar una o más de las siguientes condiciones, las cuales generalmente eliminan cualquier objeción:

• Eliminaré el nombre de la empresa y cualquier información identificativa del trabajo utilizado en el portafolio.
• Utilizaré solo una parte representativa del trabajo que creo, no todo el trabajo completo.
• El cliente tiene derecho a aprobar la pieza que elija.

Puede que puedas pensar en otras formas de tranquilizar a tus clientes. Por ejemplo, si eres programador, podrías estipular que solo incluirás una demostración del programa terminado, nunca el código sin compilar.

Contacta a tus antiguos clientes para pedir permiso

Pero, ¿qué hacer si estás armando tu portafolio y no pensaste en incluir una cláusula como esta en tus contratos anteriores? Primero, vuelve a revisar las cláusulas de confidencialidad. Luego, contacta a tu cliente y pídele permiso, sin importar lo que diga la cláusula.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

Por ejemplo, un contrato que firmé indicaba que no puedo compartir ningún material "escrito, impreso, gráfico o grabado electrónicamente" proporcionado por el cliente, pero no imponía restricciones sobre el material que produzco.

Aun así, solicité permiso al cliente para incluir el trabajo que creé en mi portafolio. El cliente me dio el visto bueno, pero si hubiera surgido algún problema, tenía la redacción de la cláusula de confidencialidad como respaldo.

Siempre obtén el permiso por escrito

Cuando no esté incluido en tu contrato, deberás obtener el permiso del cliente por escrito. Haz una llamada telefónica o programa una breve reunión con tu antiguo cliente. Si es posible, muestra al cliente el material exacto que te gustaría incluir si no usarás el trabajo completo que produjiste.

Si crees que podrías tener problemas para obtener la aprobación, intenta encontrar segmentos de tu trabajo para ese cliente que no sean confidenciales o propietarios. Destaca que el trabajo nunca estará fuera de tu posesión ni se dejará con otra compañía. También puedes sugerir eliminar toda la información específica de la empresa.

Puedes entregar al cliente un formulario de autorización para que lo firme y lo devuelva, el cual otorga su permiso junto con una copia para que el cliente conserve. Incluye en esta carta los mismos puntos básicos mencionados anteriormente, pero en un tono menos formal. Puedes utilizar una redacción similar a la siguiente, sustituyendo la información necesaria según corresponda:

[Cliente] concede permiso a [Contratista] para incluir en su portafolio el trabajo realizado entre [fecha] y [fecha]. El portafolio tendrá la forma de [especifica la forma en la que presentarás el trabajo, como copia impresa, CD o presentación de diapositivas].
El cliente acepta que el trabajo incluido en el portafolio consistirá en [especifica lo que incluirás en el portafolio, como capturas de pantalla y lo que muestran, un rango de páginas de un documento específico o una demostración de un programa real]. El contratista acuerda que todos los materiales del portafolio permanecerán en su posesión en todo momento.

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Pide al cliente que firme y feche la carta, y asegúrate de que la persona que la firma tenga la autoridad para hacerlo. Es mejor tener las mismas firmas en esta autorización que en tu contrato.

Si el cliente se niega rotundamente a permitirte presentar alguna parte de tu trabajo en tu portafolio, respeta sus deseos. Arriesgar la confianza de un cliente y enfrentarse a una demanda no vale la pena.

¿Alguna vez un cliente te impidió mostrar trabajos anteriores?

¿Alguna vez un contrato te prohibió mostrar tu trabajo anterior a un cliente potencial? ¿Encontraste alguna forma de resolverlo? Envíanos tus sugerencias por correo electrónico o en una discusión.

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