Las mejores herramientas de planificación de capacidad para la gestión de proyectos

La planificación de proyectos es un concepto sencillo pero, en la práctica, puede convertirse en una línea de tiempo caótica con mil prioridades diferentes. Necesitas gestionar las necesidades de tu equipo, las tareas y los plazos del proyecto, todo ello asignando recursos teniendo en cuenta el presente y el futuro. Aquí es donde entra en juego la planificación de la capacidad de recursos. El software de planificación de capacidad ayuda a los equipos a visualizar su flujo de trabajo, comunicarse de manera efectiva, asignar trabajo y programar tareas con fechas límite en mente.

Comparación de los mejores software de planificación de capacidad

La tabla siguiente compara los aspectos principales de las soluciones de planificación de capacidad de recursos. Estas pueden no ser las características ideales que estás buscando, pero ofrecen una base para comparar cada aplicación.

Características clave del software de planificación de capacidad

Algunas de las herramientas del software de planificación de capacidad incluyen opciones para gestionar horarios, tiempo, gastos y plazos. Deberías poder hacer un seguimiento del progreso actual y predecir la trayectoria futura. Algunas aplicaciones incluirán análisis predictivos, como pronósticos y estimaciones.

Vista de Gantt

Los diagramas de Gantt pueden mostrar plazos, dependencias entre tareas y el progreso general de todos los miembros del proyecto en una sola vista. Algunos son interactivos y ofrecen detalles y descripciones al pasar el cursor o tienen opciones de filtrado para cambiar lo que ves. Si quieres tener una idea de dónde estás y hacia dónde te diriges con los recursos del equipo, los diagramas de Gantt son una solución fácil y popular.

Seguimiento del tiempo

Uno de los recursos más valiosos es el tiempo. El tiempo que necesitas para completar el proyecto, el tiempo que dedicas a las tareas, proyectos anteriores y horas de trabajo en general. Descubrir la capacidad de tu proyecto requiere entender el tiempo invertido. Si estás sobrecargando a tu equipo, si ciertas tareas requieren más tiempo asignado o si tus plazos no se ajustan a la duración real de las fases, entonces necesitas ajustarte en consecuencia.

Gestión de recursos

Las herramientas de planificación de recursos te ayudan a gestionar a los empleados y su valioso tiempo, el presupuesto del proyecto, los plazos de las tareas, las notificaciones y la asignación de tareas. El software aplicable puede tener todo un conjunto de funciones de capacidad de recursos, o solo ofrecer algunas características por separado.

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Las capacidades más comunes son las opciones de programación y seguimiento del tiempo, pero la extensión de cada función variará según el software. Por ejemplo, Teamwork tiene varias opciones de seguimiento del tiempo para gestionar a los miembros del equipo, mientras que Float ofrece más opciones de planificación de proyectos y estimación futura.

Programación individual

Aunque poder programar las tareas de tu proyecto es importante, también es fundamental poder supervisar las programaciones individuales en la planificación del proyecto. Es fácil olvidarse de las vacaciones personales, las vacaciones y los días festivos al establecer metas programadas.

Tener horarios personales con notificaciones para los días libres solicitados o programados puede mantener a los equipos en el buen camino. También puedes mostrar a tu equipo cuánto los valoras prestando atención a la cantidad de trabajo que se les asigna. El agotamiento no es la única preocupación. Quieres evitar abrumar a tu equipo o no valorarlos lo suficiente. Si terminas asignando demasiado trabajo, será mucho más difícil solucionarlo más adelante.

Presupuesto

Las facturas, el seguimiento de los gastos, las estimaciones de gastos y las herramientas de presupuesto son todas formas excelentes de gestionar los costos del proyecto. No todas las soluciones de planificación de capacidad ofrecerán características de seguimiento financiero, pero si tus objetivos requieren mucho gasto, registrar las tarifas por hora y crear facturas puede valer la pena. También debes buscar integraciones contables para poder gestionar los datos financieros del proyecto de manera más eficiente.

Ventajas del software de planificación de capacidad

• Mejor comprensión de los recursos finitos y los plazos.
• Más cohesión con el flujo de trabajo del equipo.
• Prevención del agotamiento y equilibrio entre el trabajo y la vida personal mediante una programación adecuada.
• Visualización de tareas críticas, objetivos y hitos.
• Comunicación y colaboración fluidas entre el equipo.
• Gestión del tiempo a nivel micro y macro de las fases del proyecto y los miembros del equipo.
• Capacidad para adaptarse cuando ocurre un desastre, reasignar recursos y predecir en consecuencia.

¿Cómo elijo el mejor software de planificación de capacidad para mi negocio?

Elegir el mejor software para tu equipo siempre dependerá del presupuesto, las necesidades del proyecto y las necesidades del equipo. La parte difícil es poder evaluar todo lo que es necesario para lograr tus objetivos empresariales.

El software de planificación de capacidad de recursos puede ser costoso; no todos tienen planes gratuitos y muchos limitan sus funciones poderosas a niveles de planificación más altos. Si puedes evitar gastar dinero en funciones de acceso, hazlo sin duda. A continuación, encontrarás algunas preguntas que te ayudarán a tomar decisiones.

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Pregúntate a ti mismo:

• ¿Es el proyecto especialmente sensible al tiempo?
• ¿Necesitas gestionar el tiempo de los empleados, las tareas del proyecto o ambos?
• ¿Los plazos, las tareas o las fases son flexibles o rígidos?
• ¿Tu equipo necesita ayuda con la programación y el equilibrio de la carga de trabajo para evitar el agotamiento?
• ¿Necesitas asignación de tareas y la capacidad de establecer dependencias entre tareas?
• ¿Necesitas integraciones con soluciones de contabilidad, marketing o visualización de datos?
• ¿Tu equipo necesitará alertas de acción y notificaciones para hacer un seguimiento del progreso de los demás?
• ¿Puedes empezar con el plan gratuito y luego actualizar?
• ¿Necesitas funciones clásicas de gestión de proyectos, como listas de tareas, organización de datos o personalización de plantillas?

Metodología

La selección de software en esta lista se centró en las diferentes capacidades que pueden ayudar a los equipos en la planificación de la capacidad de recursos, así como en la funcionalidad complementaria de la gestión de proyectos. Algunas herramientas tienen más opciones de gestión temporal, programación o presupuestación, mientras que otras ofrecen más servicios de gestión de proyectos clásicos. La selección también refleja el software con planes gratuitos, así como software con rangos de precios medios a altos. Los equipos en diferentes etapas de crecimiento tendrán opciones a considerar.

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