Confluence: Reseña y Análisis Completo

Si estás buscando una solución flexible de gestión de proyectos para la colaboración, entonces deberías considerar Confluence de Atlassian. Confluence se sincroniza con otros proyectos de Atlassian, incluyendo Jira y Trello, y ofrece excelentes medidas de seguridad por las que Atlassian es conocido. Puedes acceder a Confluence a través de tu navegador web y mediante aplicaciones móviles para iOS y Android. Esta reseña de Confluence está diseñada para ofrecer información de toma de decisiones a equipos curiosos sobre el software.

También queremos destacar que aunque algunas cuentas existentes se pueden alojar en las instalaciones, Atlassian no está aceptando nuevas licencias y finalizará el soporte para los servidores autohospedados en febrero de 2024.

¿Qué es Confluence?

Confluence es una aplicación de software de conocimiento, colaboración y gestión de proyectos. Los equipos pueden utilizarlo para la gestión de proyectos, la gestión de recursos, la generación de informes y la personalización de documentos. Los equipos también podrán utilizar otros productos de Atlassian, como Jira, para potenciar las capacidades del proyecto.

Resultados de la reseña práctica de Confluence

Las primeras impresiones obtenidas al usar Confluence son generalmente positivas. La interfaz de usuario es sencilla y está diseñada para mostrar tus documentos. En términos de visualización de trabajo, no hay tantas opciones como encontrarás en otras herramientas de proyecto, como líneas de tiempo y vistas de tablas. Dentro de los documentos, puedes tener tablas, contenido multimedia, hojas de ruta y horarios, pero tu tablero en sí es muy sencillo. La falta de desorden facilita la organización de los documentos del proyecto, y la capacidad de crear nuevos espacios de trabajo ayuda a gestionar tus "páginas" o documentos.

Precios de Confluence: 4.4/5

La principal diferencia entre los precios mensuales y anuales es la cantidad de usuarios que necesitas. Si necesitas un usuario o menos de 10, entonces pagas por usuario mensualmente. Los planes anuales son para comprar un conjunto mínimo de 10 licencias para todo el año.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

Gratis

El plan gratuito para siempre cubre hasta 10 usuarios y ofrece 2 GB de almacenamiento, así como espacios y páginas ilimitadas. Debido al límite de usuarios, esto es mejor para uso individual y equipos muy pequeños.

Estándar

El plan Estándar cuesta $6.05 por usuario al mes, con facturación mensual, para hasta 50,000 usuarios. Este plan ofrece 250 GB de almacenamiento de archivos, soporte al cliente en horario comercial y la capacidad de invitar a colaboradores como invitados. Hay una prueba gratuita de 7 días disponible para este plan.

Premium

El plan Premium cuesta $11.55 por usuario al mes, con facturación mensual. Este plan incluye almacenamiento ilimitado, análisis, soporte premium 24/7, calendarios de equipo y un SLA de tiempo de actividad del 99.9%. Hay una prueba gratuita de 7 días disponible para este plan.

Empresarial

El plan Empresarial requiere que contactes al equipo de ventas para obtener una cotización personalizada. Este plan incluye sitios ilimitados, seguridad Atlassian Access, soporte empresarial 24/7 y un SLA de tiempo de actividad del 99.95%.

Características principales de Confluence: 4.6/5

Confluence ofrece una serie de opciones para la gestión de proyectos y tareas para los equipos. Puede ofrecer una gran versatilidad gracias a todas sus características, pero puede ser abrumador elegir demasiado. Aquí desglosamos algunos aspectos destacados que definen el software.

Creación de documentos

Confluence permite a los equipos crear y gestionar bases de conocimiento para fomentar el intercambio de información y la transparencia. Primero, comienza creando un sitio, luego crea espacios dentro de ese sitio y llena cada espacio con páginas individuales (Figura A). Agrega diferentes elementos de diseño, como videos, imágenes, gráficos y/o tablas, para romper el texto o incluir contenido dinámico mediante macros. Haz clic en "Publicar" cuando hayas terminado de editar y estés listo para compartir tu página con el resto de tu equipo.

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Figura A

Plantillas

Puedes crear tus propias páginas desde cero, pero será mucho más rápido si aprovechas las plantillas predefinidas de Confluence (Figura B). Elige entre más de 70 plantillas en una amplia variedad de categorías, que incluyen estrategia empresarial, recursos humanos, marketing y ventas, gestión de productos y desarrollo de software. Crea una página usando una plantilla y agrégala a tu sitio con solo dos clics, o crea tu propia plantilla a partir de una página existente.

Figura B

Organización y búsqueda

A medida que tu base de conocimientos crece hasta cientos de páginas, necesitas poder encontrar fácilmente el contenido dentro de ella. Puedes mantener las cosas organizadas con un árbol de páginas anidado y utilizar accesos directos de espacios para navegar a las páginas que se utilizan con frecuencia. Confluence también ofrece una función de búsqueda avanzada (Figura C) que te permite utilizar operadores booleanos y otros elementos para encontrar exactamente lo que necesitas. Busca palabras con una ortografía similar, palabras en proximidad o palabras dentro de un rango alfabético determinado para encontrar exactamente lo que necesitas.

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Figura C

Colaboración en equipo

Las bases de conocimiento no se crean en el vacío, y Confluence facilita la colaboración con otros miembros del equipo para crear y editar documentos en tiempo real. Puedes invitar a usuarios y cambiar permisos para compartir espacios y páginas con las personas adecuadas. También puedes dejar un comentario en una página (Figura D), notificar a un compañero de equipo con una mención @ o indicar que has leído un comentario con un "Me gusta".

Figura D

Gestión de proyectos

Aunque Confluence fue diseñado principalmente para la gestión del conocimiento y no para la gestión de proyectos, ofrece algunas características de gestión de proyectos, aunque no tantas como Trello y Jira. Puedes crear, compartir y actualizar planes de proyecto en la herramienta, que ofrece una variedad de plantillas predefinidas de gestión de proyectos. También puedes asignar tareas con menciones (@) y mantener a todos actualizados con actualizaciones de estado en el plan de proyecto.

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Figura E

Integraciones de Confluence

Además de la integración con los productos de Atlassian, Confluence también ofrece integraciones predefinidas con aplicaciones de terceros. Algunas de las más populares son:

• Google Drive: Agrega un enlace de Google a una página de Confluence, y el archivo de Google se mostrará automáticamente en Confluence.
• Microsoft Teams: Busca, crea y comparte páginas de Confluence en Teams.
• Slack: Responde a los comentarios de Confluence en Slack para evitar cambiar de ventanas.
• Lucidchart: Crea, edita e incrusta diagramas en tu página de Confluence.
• Draw.io: Crea diagramas y gráficos de flujo en tus páginas de Confluence.
• Google Analytics: Realiza un seguimiento y comprende cómo los usuarios interactúan con tus páginas de Confluence.

Figura F

Fácil de usar: 4.2/5

Los nuevos equipos pueden beneficiarse de la interfaz de usuario moderna de Confluence. Es fácil de navegar y también está disponible en versiones móviles. No tiene tantas opciones de personalización como su herramienta de gestión de proyectos hermana, Jira, pero eso puede ser una ventaja para los equipos que prefieren menos desorden.

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Servicio y soporte al cliente: 4.4/5

En cuanto a la satisfacción del cliente, Confluence tiene comentarios positivos en sitios de reseñas de terceros. El software ofrece recursos gratuitos y planes de soporte pagados para sus suscripciones.

Foro de la comunidad

En el foro del software, los usuarios pueden iniciar una discusión, hacer preguntas o buscar hilos de discusión ya respondidos. El equipo de Atlassian también hablará sobre las actualizaciones y características que están cambiando o siendo añadidas. Esto ayuda a mantenerse actualizado incluso si no necesitas ayuda inmediata.

Planes de soporte

El acceso al soporte es limitado según los planes. La versión gratuita solo tiene soporte de la comunidad y documentación, mientras que el plan Estándar tiene soporte durante el horario comercial habitual. El plan Premium te ofrece soporte prioritario 24/7 y el plan Empresarial tiene tanto soporte prioritario como acceso a múltiples nubes de Confluence bajo una licencia.

Documentación y tutoriales incorporados

Todos los planes tienen acceso igualitario a los artículos de ayuda en los recursos de Confluence Cloud para documentación del software. Puedes encontrar artículos para la configuración, así como procesos complicados como la gestión de permisos de cuenta o la ampliación de la funcionalidad de tu sitio. Para comenzar, el software también incluye guías incorporadas para explicar las diferentes funcionalidades.

Pros y contras de Confluence

Mejores usos para Confluence

Confluence es una solución impresionante para proyectos con abundante escritura, programación, organización de datos y colaboración en tiempo real. Sin embargo, el software carece de características más avanzadas que tienen las aplicaciones de gestión de proyectos dedicadas, como gráficos de Gantt y tableros Kanban.

A continuación, se muestran algunos escenarios ideales para utilizar el software. Esto no significa que no puedas probar el software porque quieres algunas de sus características. Todavía puede ser una excelente opción para ti, y para las capacidades que le faltan, también puedes sincronizarlo con Jira para cubrir esas necesidades. Consulta nuestra comparación de Jira vs. Confluence para obtener más información sobre las diferencias entre las dos plataformas.

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Gestión del conocimiento

Confluence es una excelente opción para equipos que necesitan una gestión del conocimiento y capacidades de intercambio de archivos que van más allá de crear un wiki simple. Su interfaz es intuitiva y altamente visual, y ofrece muchas más posibilidades que Google Docs o Microsoft Word. Sus herramientas de colaboración facilitan el trabajo con compañeros de equipo para crear y editar documentos y archivos, y ofrece excelentes medidas de seguridad para proteger tu información. Su búsqueda avanzada también facilita encontrar la página exacta que estás buscando, incluso en una gran base de conocimiento con cientos o miles de páginas.

Gestión de proyectos sencilla

Aunque Confluence se puede utilizar para la gestión de proyectos sencilla, no es la opción correcta para empresas que necesitan características más robustas de gestión de tareas y proyectos. La función de seguimiento de tiempo de la herramienta es rudimentaria en comparación con otras alternativas; debes pagar por un complemento adicional para obtener gráficos de Gantt, y carece completamente de tableros Kanban y herramientas de presupuesto.

Creación de documentos

La herramienta de gestión de proyectos es especialmente adecuada para la generación de documentos. En sus documentos, puedes empezar rápidamente con plantillas de operaciones empresariales. Tiene plantillas para reuniones, programación, publicaciones de blog, diagramas e incluso planificación de capacidad.

Alternativas y competidores de Confluence

Las herramientas de gestión del conocimiento de Confluence pueden ser demasiado avanzadas para equipos que solo necesitan crear un wiki simple. Por otro lado, sus características de gestión de proyectos no son lo suficientemente robustas para equipos que buscan gestionar proyectos complejos.

Si Confluence no se adapta exactamente a tus necesidades, aquí tienes algunas alternativas a considerar:

Trello

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Si quieres mantenerte dentro del ecosistema de Atlassian para tus necesidades de gestión de proyectos, entonces considera Trello, que fue adquirido por Atlassian en 2017. Trello es conocido por sus tableros Kanban intuitivos y funciones fáciles de usar para la gestión de tareas y proyectos. Se integra perfectamente con otros productos de Atlassian, incluyendo Confluence, por lo que podrías utilizar Trello para la gestión de proyectos y Confluence para la gestión del conocimiento. Lee nuestra reseña completa de Trello.

Notion

Si principalmente estás buscando una aplicación de gestión de documentos y conocimiento, entonces Notion es una buena alternativa a considerar. Las herramientas de gestión del conocimiento de Notion son menos complejas que las características de Confluence y presentan menos dificultades de aprendizaje como resultado. Notion también incluye características nativas de gestión de proyectos, por lo que puedes hacerlo todo en una sola herramienta, aunque probablemente no sea suficiente para usuarios avanzados que gestionan proyectos muy complicados. Lee nuestra reseña completa de Notion.

SharePoint

Esta herramienta ayuda a los equipos a crear sitios para compartir archivos y colaborar en documentos. Como parte del ecosistema de Microsoft, SharePoint es una buena opción para organizaciones que ya utilizan otros productos de Microsoft, como Teams. Está disponible como un plan independiente y también está incluido como parte del plan basado en la nube Microsoft 365. También se puede implementar en un servidor local.

Metodología de revisión de Confluence

Durante la elaboración de esta reseña de Confluence, probamos el software a corto plazo, consultamos la documentación del producto y consideramos las opiniones de los usuarios. Consideramos factores como los precios, la facilidad de uso, el diseño de la interfaz de usuario e las integraciones. También tomamos en cuenta otros criterios, como el número de plantillas, las características de colaboración en equipo y las herramientas de gestión de proyectos.

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