Cómo manejar plazos de proyectos irrealistas: consejos y técnicas de gestión de proyectos

Cómo manejar plazos irracionales en tus proyectos

Pregunta

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Soy un gerente de proyectos en una empresa que siempre parece tener falta de personal en los proyectos. Parece que cada vez que tengo un proyecto, mi jefe o el patrocinador me imponen un plazo que no podemos cumplir de ninguna manera. Les digo todo el tiempo que el plazo es irrazonable, pero no hacen nada al respecto. No quiero ser visto como una persona que se queja, pero si no cumples tus plazos [en mi empresa], tu revisión de desempeño anual se ve afectada negativamente. ¿Alguna recomendación?

Respuesta

A menudo recibo cartas de gerentes de proyectos que preguntan cómo pueden hacer un mejor trabajo para lograr que su equipo cumpla con los plazos. Tu pregunta aborda el mismo tema, pero la diferencia es que eres tú quien intenta cumplir plazos que consideras poco realistas.

Comprende la motivación detrás del plazo

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

Primero, discute tus inquietudes con tu jefe y averigua si hay factores que impulsan el plazo del proyecto de los que quizás no estés al tanto. Aunque parezca que tu jefe o patrocinador está imponiendo plazos a propósito y de manera irracional, puede ser que tengan una razón válida para necesitar resultados rápidos.

Por ejemplo, puede haber una condición comercial que impulse el plazo. Puede haber algún evento en el que este proyecto necesite participar. O tu proyecto puede ser una de varias iniciativas que deben coincidir en un momento específico.

Aunque saber que hay una verdadera necesidad comercial detrás del plazo no hará que tu desafío sea más fácil, comprender que había una razón válida detrás de la necesidad de un plazo rápido puede motivarte a ti y a los miembros de tu equipo a intentar lograrlo.

Si descubres que los plazos son arbitrios y no se deben a una necesidad comercial concreta, tu jefe podría estar tratando de establecer un "objetivo desafiante" para ver si puedes superar las expectativas normales.

Sin embargo, los jefes deben tener cuidado con esta táctica, ya que puede llevar a que parezcan "el niño que grita 'lobo'". Si tu jefe a menudo recurre a esta táctica, llegará un momento en que habrá una justificación comercial sólida para una fecha límite agresiva, pero nadie la tomará en serio debido a la irresponsable gestión de plazos del jefe en el pasado.

Una vez que comprendas la motivación detrás de la fecha límite, puedes utilizar las siguientes técnicas de gestión de proyectos para aumentar las posibilidades de éxito y gestionar mejor las expectativas.

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Ajusta las restricciones de tiempo, costo y alcance

Todos los proyectos requieren tiempo y costos para crear los entregables acordados en el alcance del proyecto. Cuando una de estas restricciones no está en equilibrio, al menos una de las otras necesita ajustarse para volver a alinearlas. Por ejemplo, si tu presupuesto se reduce, debes reducir el alcance o aumentar el tiempo de entrega.

En tu caso, la restricción de tiempo no está en equilibrio con el costo y el alcance. Habla con tu jefe sobre aumentar los recursos disponibles para el proyecto. Agregar recursos al proyecto aumenta el costo pero puede permitirte cumplir con la fecha límite.

También habla con tu cliente sobre reducir el alcance del proyecto. Verifica si hay características y funcionalidades que puedan dejar de lado por ahora para poder entregar el proyecto dentro del plazo especificado.

Utiliza la gestión de riesgos

Una parte de la planificación de un proyecto incluye identificar riesgos y establecer planes para mitigar esos riesgos. En tu caso, si no crees que puedas cumplir con la fecha de finalización impuesta, es hora de decir algo.

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Cuando lo hagas, tu jefe y tu cliente empezarán a escuchar que la fecha de finalización está en riesgo incluso antes de que comience el proyecto. Pide al equipo del proyecto, a tu cliente y a tu jefe que compartan ideas sobre cómo mitigar el riesgo. Utilizar la gestión de riesgos ayudará a gestionar mejor las expectativas al comienzo del proyecto y también será una forma de recopilar ideas que puedan allanar el camino para cumplir con el plazo.

Utiliza la gestión del alcance

En muchos proyectos, comienzas con una fecha de entrega agresiva y luego la situación empeora debido a que el gerente de proyectos no gestiona eficazmente el alcance. Entonces, terminas teniendo aún más trabajo para hacer antes de la fecha límite.

Una gestión disciplinada del alcance asegurará que solo tengas que entregar lo prometido originalmente y que cualquier cambio aprobado venga acompañado de un aumento correspondiente en el presupuesto y el plazo.

Administra el plan de trabajo de manera agresiva

En muchos proyectos, puedes quedarte un poco retrasado pero tener confianza en que podrás recuperar el tiempo más adelante. Sin embargo, cuando comienzas un proyecto con la fecha límite en riesgo, asegúrate de administrar el plan de trabajo de manera diligente. No tienes margen de error.

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Si las fechas de entrega comienzan a retrasarse, estarás en problemas desde el principio. A medida que supervises el plan de trabajo, trata los plazos incumplidos como problemas y trabaja arduamente para resolver los problemas que están causando el retraso.

Nuevamente, involucra a tu equipo, la dirección y los clientes. Si tus clientes están causando demoras, responsabiliza más a tus gerentes de negocios de ayudar a resolver los problemas de recursos del proyecto. Si los problemas no se pueden resolver perfectamente, al menos estás continuando gestionando las expectativas.

Busca oportunidades de mejora de procesos

Por último, analiza honestamente tu plan de trabajo y tu enfoque para ejecutar el proyecto. Habla con tu equipo, tus clientes y tu jefe sobre cualquier idea que puedan tener para acelerar el proyecto. Esto hará que todos piensen en ser parte de la solución.

Por ejemplo, si tu jefe insiste en completar el proyecto antes de lo que has especificado, pregúntale qué técnicas sugiere para lograr la fecha anterior. Documenta cualquier sugerencia que recibas. También muestra el plan del proyecto a tu cliente.

Si no logras la fecha de finalización que esperan, pídeles ideas sobre cómo acortar el proyecto. Verifica si pueden ayudarte a encontrar una solución al problema de programación.

¡Detén el avance del alcance antes de que comience!

Además, evalúa cómo entregas proyectos actualmente y cómo los gestionas para ver si hay formas de lograr lo necesario en menos tiempo y costo.

Conclusión

Aunque parece que te están responsabilizando por eventos y circunstancias que no está bajo tu control, tienes el control sobre los procesos que utilizas para gestionar el proyecto.

Primero, verifica si puedes equilibrar la fecha límite temprana aumentando los recursos o reduciendo el alcance del proyecto.

Segundo, gestiona proactivamente el riesgo, el alcance y el plan de trabajo para poder gestionar mejor las expectativas y tener la mejor oportunidad de éxito dadas las limitaciones a las que te enfrentas.

Tercero, trabaja con tu jefe, cliente y equipo de proyecto para evaluar cómo estás ejecutando el proyecto.

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Puedes descubrir ideas y técnicas que te permitirán entregar el proyecto antes de lo que habías pensado en un principio.

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