¡Detén el avance del alcance antes de que comience!

4 Fuentes principales de la expansión del alcance en los proyectos de IT y cómo contrarrestarlas

La expansión del alcance, también conocida como scope creep, es la ampliación de un proyecto más allá de sus objetivos originales. Si aún no lo has experimentado, es solo cuestión de tiempo, ya que casi todos los proyectos de IT caen presa de este fenómeno. En "Siete pasos para evitar el scope creep", analizamos algunas formas de tratar de gestionar este fenómeno. Ahora es el momento de analizar cuatro fuentes de expansión del alcance y discutir formas en que puedes contrarrestar su influencia negativa en tus proyectos.

Fuentes de expansión del alcance

Una vez que el proyecto está en marcha, ¿cómo puedes mantenerlo en el buen camino? Primero, debes comprender qué debes tener en cuenta y dónde puede originarse la expansión del alcance. Las siguientes son cuatro fuentes principales de expansión del alcance:

• Solicitudes de mejora por parte de los impulsores del proyecto
• Requisitos de tareas no descubiertas
• Mejoras incluidas por los desarrolladores
• Cambios en el mercado

Cada uno de estos elementos definitivamente afectará tus esfuerzos de desarrollo a lo largo de un proyecto, pero todos se pueden controlar en diferentes medidas.

Desde la cúpula

Cuando estás trabajando en un proyecto, la fuente de origen a veces cambia su visión basada en el trabajo que se ha completado. Esto es especialmente común cuando los impulsores del proyecto no tienen experiencia técnica. Ya sea que la emoción de alcanzar hitos tempranos genere una avalancha de nuevas ideas o que la funcionalidad entregada recuerde a los visionarios cosas que pretendían implicar desde el principio, el acto de cumplir con los requisitos traerá nuevos requerimientos a la luz.

Puedes implementar una serie de medidas preventivas para contrarrestar estas adiciones, ya sean pequeñas o grandes:

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

• Utiliza tus formularios de órdenes de cambio. Tener una definición clara de lo que se solicita te da el poder de controlarlo. Realiza un breve análisis de cada pedido, incluyendo detalles sobre la duración y los costos asociados, los efectos en la línea de tiempo y las repercusiones tecnológicas. Luego, asigna una calificación al pedido según tus prioridades y el nivel de importancia de los cambios. Propón un cronograma de implementación adecuado, si corresponde, y envía el análisis a los impulsores del proyecto para su aprobación firmada. Solo se aprobarán aquellos cambios que sean realmente importantes.
• Documenta todo el trabajo antes y después de realizarlo para asegurarte de que las conversaciones informales no se conviertan en parte de tu código. Cuando hayas tenido una conversación de este tipo, consulta el primer punto.
• Mantén a la dirección involucrada a una distancia adecuada al hacer que aprueben los requisitos de fase y revisen los análisis de órdenes de cambio y, en general, al proporcionarles una gran cantidad de información. Programa revisiones del producto semanalmente o al final de cada hito menor para que aprueben el trabajo completado. Al limitar la exposición al producto en desarrollo, las solicitudes de cambio serán menos frecuentes.
• Si es posible, limita el acceso de los impulsores del proyecto a los desarrolladores. En un entorno informal (es decir, uno sin una estructura rígida o controles procedimentales), es fácil que los cambios pasen desapercibidos hasta que sea demasiado tarde. En escenarios más grandes, la dirección puede intentar evitar el proceso si se sienten abrumados por las órdenes de cambio. Si esto sucede, se crean silos de código y las características quedan sin documentar. Tu presupuesto y cronograma del proyecto se escaparán de tus manos y ni siquiera sabrás cómo sucedió.

Desde el plan

Otra fuente potencial de expansión del alcance es un proyecto inadecuadamente planificado. Esto sucede con cualquier proyecto grande. Ya sea que hayas olvidado incluir el costo de los racks en tu presupuesto o que hayas omitido alguna parte del código en la que un requisito depende, el tiempo que tienes para planificar un proyecto nunca es suficiente. Sin embargo, con el tiempo, al comprender de manera realista tus habilidades y las de tus desarrolladores, deberías poder evaluar tu probabilidad de error e incluir un margen adicional para eso en tu cronograma desde el principio. Cuando descubras un error, completa un formulario de orden de cambio tú mismo, realiza un análisis y revísalo con los impulsores del proyecto. Luego, programa los cambios (incluso si se hacen apresuradamente) y actualiza todos los materiales de documentación relevantes. Aquellos con una inversión en tu proyecto apreciarán tu profesionalismo.

Desde las filas

Una de las fuentes de expansión del alcance más difíciles de identificar proviene de los propios desarrolladores. Como los desarrolladores suelen ser más expertos en el código que están escribiendo que su gerente de proyecto, pueden realizar cambios y mejoras que no se descubren hasta que la fase ha ingresado a la auditoría de calidad. Estos cambios pueden ser dependencias y correcciones de errores previamente no descubiertos que no se informan pero que consumen varias horas de tiempo, o pueden ser simplemente tu gurú local que actúa a su aire, tratando de hacer que el producto cumpla con sus estándares. Además, como se mencionó anteriormente, los impulsores del proyecto pueden acercarse directamente a los desarrolladores, desviándolos de su tarea actual para realizar algo que parece ser más importante, como mantener su puesto de trabajo.

¿Cómo se maneja esto? Habla con tus desarrolladores. Realiza "gestión caminando por la oficina". Ten reuniones de actualización semanales y, lo más importante, enfatiza la importancia de ver el proyecto como un producto completo y de comentar su código. Los proyectos grandes deben usar software de control de versiones y asegúrate de que las personas lo usen; algunos de los mejores desarrolladores son verdaderos perezosos en cuanto a la gestión del código. Implementa software de seguimiento de errores para asegurar que los errores se informen, programen y solucionen correctamente en lugar de arreglarlos sobre la marcha. Además (y tus desarrolladores te lo agradecerán por esto), ofrece herramientas de documentación que eliminen los comentarios de su código. Tus desarrolladores son el corazón de tu proyecto; al prestar mucha atención a los procedimientos, tu equipo será más eficiente y estará menos estresado.

Desde el mercado

El último factor importante que contribuye a la expansión del alcance es tu mercado de software. Si bien el dicho "lanza temprano y a menudo" puede sonar bien, a largo plazo, la logística de este enfoque puede obstaculizar todo tu esfuerzo de desarrollo. Cuando ocurren cambios en el mercado, es el gerente de proyecto quien debe dictar cómo proceder. Mantente al tanto de las tendencias durante la producción y revisa periódicamente su impacto potencial en el proyecto con los impulsores del proyecto. Según tus prioridades, es posible que debas seguir adelante, migrar más adelante o redirigir tus esfuerzos; una decisión sólida es lo mejor para tu cronograma. No vaciles en las decisiones basadas en las tendencias del mercado. Investiga, toma una determinación y mantente firme en ella.

Quizás un proyecto ya haya comenzado a escaparse de tus manos. Pero a través de la diplomacia, la determinación, la inventiva y la documentación, ¡puedes convertirte de una víctima de la expansión del alcance en un profesional que convirtió el proyecto en un éxito!

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