Microsoft OneNote: La herramienta ideal para la gestión de proyectos creativos

Microsoft OneNote: La herramienta de gestión de proyectos con poder creativo

Las herramientas de gestión de proyectos pueden ser salvavidas al almacenar y clasificar datos, pero algunos proyectos se basan en páginas de escritura, investigación y conceptos de ideas. Para proyectos que requieren menos datos fríos y más creatividad, OneNote es una solución valiosa. Los usuarios pueden comenzar con garabatos y ideas vagas y convertir eso en una investigación reflexiva con contenido multimedia colorido y puntos claros.

Figura A

Datos rápidos de Microsoft OneNote

Precios de OneNote

OneNote no cuesta absolutamente nada si viene con tu computadora Windows 10 o si descargas la versión de Microsoft Office 2019. Si estás buscando la versión de pago actualizada, entonces necesitarás comprar una suscripción de Microsoft Office. Aquellos de ustedes que no están seguros de la diferencia entre las versiones gratuita y de pago pueden obtener más información en la siguiente sección, donde comparamos y contrastamos cada versión.

Microsoft 365 Personal

Los freelancers o individuos pueden optar por el plan personal de Microsoft 365. Tiene un costo de $69.99 anuales o $6.99 facturados mensualmente. Las ofertas incluyen 1 TB de almacenamiento, acceso para cinco dispositivos y aplicaciones principales de Microsoft. Puedes empezar con Word, Excel, PowerPoint, OneDrive, Outlook y, por supuesto, OneNote.

Los estudiantes universitarios pueden comprar el plan personal o obtener las mismas características con un descuento para estudiantes de $2.99 al mes, facturado mensualmente.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

Microsoft 365 Business Basic

Basic es el primer nivel de los planes de negocios y el más económico a $6.00 por usuario por mes. Todos los planes de negocios se facturan anualmente y se renovarán automáticamente. Al igual que el plan personal, tiene 1 TB completo de almacenamiento, pero desafortunadamente, solo permite versiones web/móviles de las aplicaciones principales de Microsoft.

La versión web de OneNote tiene algunas características faltantes, como menos integraciones, sin contenido de audio/video o la capacidad de escribir notas a mano.

Si tienes una cuenta de Microsoft, puedes acceder a las versiones web y móvil básicas de forma gratuita. Otros beneficios incluyen correo electrónico comercial, soporte y seguridad. Los equipos pueden colaborar a través de chats, llamadas y reuniones con hasta 300 personas.

Microsoft 365 Business Standard

En el plan Standard, estás pagando $12.50 por usuario por mes, facturado anualmente. Los equipos tendrán acceso a las versiones de escritorio de las aplicaciones principales y más herramientas de colaboración. Este plan incluirá la versión de escritorio de OneNote.

Microsoft 365 Business Premium

La suscripción Premium cuesta $22.00 por usuario por mes, facturado anualmente. Los equipos que deseen tener un mayor control sobre sus datos y seguridad contarán con protección contra amenazas cibernéticas, Protección de Información de Azure y gobierno.

Microsoft 365 Apps for Business

Si la principal necesidad de tu equipo son las aplicaciones de Microsoft como OneNote, entonces Apps es una opción más económica por $8.25 por usuario por mes, facturado anualmente. También permite que sus aplicaciones se utilicen en cinco dispositivos móviles y cinco computadoras por usuario.

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OneNote gratuito vs. pago

Microsoft OneNote tiene un par de versiones disponibles y ambos son programas igualmente buenos. La versión gratuita más reciente de OneNote es OneNote para Windows 10 o la descarga de Office 2019. Ambas son gratuitas, con interfaces de usuario ligeramente diferentes. Sin embargo, OneNote para Windows 10 dejará de recibir actualizaciones en 2025.

Cualquier persona con una cuenta de Microsoft también puede usar la versión web, pero es mucho más limitada que las versiones de escritorio y no tendrá sus funciones de tinta. En general, la versión web es más sencilla; pero si no necesitas tanta funcionalidad o simplemente quieres probar el software, es una excelente opción.

La versión gratuita de OneNote incluye todas sus mejores características, como notas escritas a mano y la capacidad de agregar archivos, imágenes, audio y contenido visual. La versión de pago de OneNote incluye nuevas características como Ink Replay, Researcher y un Asistente de Matemáticas de IA.

La función de Ink Replay graba tu proceso de dibujo o toma de notas y lo reproduce para tu equipo. Researcher te permite buscar en Internet mientras estás en OneNote y el Asistente de Matemáticas te ayuda a resolver ecuaciones y muestra el proceso mientras lo hace. En la versión de suscripción, también tendrás acceso a pegatinas, soporte, próximas actualizaciones y características.

Características clave de OneNote

OneNote es una herramienta de gestión de proyectos altamente personalizable. Los usuarios pueden configurar su propio espacio con diferentes carpetas para notas y agregar todo tipo de ejemplos, desde dibujos, imágenes, audio y videos.

Figura B

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Gestión de proyectos

Como software de gestión de proyectos, OneNote es excelente para la comunicación, colaboración y organización de tareas. Puedes tomar notas rápidamente escribiéndolas en papel para digitalizarlas más tarde o directamente en una tableta. Su sección de etiquetas te permite marcar tareas o información importantes para categorizar y volver a ellas fácilmente. También se puede ahorrar tiempo utilizando sus plantillas o integraciones, como OneNote Clipper, para agregar contenido web directamente a tu proyecto. Otros medios con los que puedes personalizar la información de tu proyecto incluyen contenido de audio y video.

Figura C

Tinta

La característica más única que ofrece OneNote es su funcionalidad de tinta. Esencialmente, es la opción de dibujar o escribir a mano notas. Puedes insertar imágenes o documentos y agregar tus pensamientos encima. Si hiciste un diagrama o instrucciones, puedes grabarlos y reproducirlos para animar tus notas usando Ink Replay. Si no tienes una tableta para escribir digitalmente, aún puedes convertir notas escritas a mano en texto después de escanearlas.

Colaboración

Los usuarios de OneNote pueden colaborar compartiendo un enlace a sus notas para verlas o editarlas. Como una aplicación de Microsoft, también puedes enviar cualquier nota a través de Outlook o Teams para una comunicación rápida sobre proyectos. Si tu equipo compra una versión de pago, puedes usar otras aplicaciones de Microsoft para presentaciones y bases de datos y compartirlas con tu equipo.

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Figura D

Educación

Uno de los casos de uso más comunes para OneNote es la educación superior. Los estudiantes pueden utilizar la versión gratuita o obtener descuentos en una suscripción paga de Microsoft 365. El software permite a diseñadores, escritores e ingenieros crear fácilmente notas personalizadas, diagramas y conceptos. Puedes integrar OneNote con Chegg Study Q&A para crear guías de estudio para todas tus clases.

Los profesores se beneficiarán del complemento gratuito OneNote Class Notebook para calificar, organizar y colaborar rápidamente. Los equipos de proyectos educativos también pueden considerar obtener una cuenta de OneNote Staff Notebooks, que ofrece una biblioteca de información y espacio de trabajo compartido para un equipo.

Pros y contras de Microsoft OneNote

Pros

• Interfaz elegante y sencilla
• Gestión de documentos
• Conversión fácil de notas escritas a mano en texto
• Dibujo
• Plantillas
• Gestión de tareas
• Versión móvil y web
• Compatible con Mac y Windows
• Colaboración

Contras

• La interfaz puede tener una curva de aprendizaje confusa
• Puede ser lento para cargar
• Las actualizaciones pueden perder datos
• Ocasionalmente problemas de accesibilidad en la interfaz

Integraciones de OneNote

Puedes mejorar tu experiencia de usuario en OneNote utilizando algunas de sus integraciones.

• OneNote para AutoCAD: para tomar notas en AutoCAD.
• OneNote Web Clipper: para extraer imágenes de la web y agregarlas a tu investigación.
• WordPress: reutiliza notas de OneNote en publicaciones en línea.
• Zapier: te permite conectar con otra aplicación como Slack o Trello.
• Chegg: para crear guías de estudio.
• OneNote Class Notebook: facilita el contenido del curso para los profesores.
• JotNot Scanner: escanea cualquier documento con tu teléfono.
• Feedly: guarda artículos importantes o inspiradores para tus proyectos.

¿Para quién es OneNote?

Los espacios de trabajo que están abiertos a usar aplicaciones de Microsoft, así como el diseño, la escritura y la tecnología de la información, pueden agregar más a sus proyectos con funciones como Ink o el Asistente de Matemáticas. Si tu espacio de trabajo no incluye ningún producto de Microsoft Office y no estás interesado en agregar una suscripción de Microsoft 365, puedes utilizar la versión gratuita de OneNote.

¡Detén el avance del alcance antes de que comience!

Puede que no sea la mejor opción para equipos que prefieren una suscripción de pago con soporte y seguridad adicional. Para esto, tendrías que comprar una suscripción de Microsoft 365, pero si no vas a utilizar otras aplicaciones como Word o Excel, entonces no vale la pena la compra.

En cuanto a la documentación o tutoriales de soporte, Microsoft no ofrece tanto como otras soluciones de gestión de proyectos. Sin embargo, como se trata de un producto de Microsoft, hay cientos de mentores de software en línea que crean contenido sobre aplicaciones como OneNote. El canal de YouTube de Andy Park dedica una gran cantidad de tiempo a OneNote. Crea tutoriales sobre cómo convertir texto de imagen en una nota escrita a mano, así como consejos generales para personalizar tu espacio de OneNote.

Si OneNote no es ideal para ti, prueba estas alternativas

OneNote es una excelente opción para crear un espacio personalizado de gestión de proyectos, pero no es la única elección que tienes. Algunos equipos pueden no utilizar con frecuencia los productos de Microsoft Office y otros pueden preferir algo similar pero no igual. En la tabla, comparamos otras herramientas de gestión de proyectos que ofrecen personalización y capacidades de toma de notas.

Notion

Los equipos que deseen un software de gestión de proyectos diferente también pueden probar Notion. Tienen un plan gratuito y permiten la colaboración externa sin comprar cuentas de usuario. Su plan gratuito ofrece hasta 10 colaboradores invitados, por lo que aún puedes trabajar con tu equipo sin comprar más puestos de usuario. No tendrán la misma cantidad de características que un usuario regular, pero podrán interactuar y recibir proyectos o tareas.

Notion también tiene un complemento de asistente de escritura de IA y vistas de trabajo para Kanban, calendario y tabla, pero no ofrece gráficos de Gantt. Las integraciones como Slack y Zapier están disponibles en la versión gratuita. Puedes obtener más información en nuestra reseña completa de Notion.

Evernote

Otra excelente solución de gestión de proyectos es Evernote. Es muy similar a OneNote, ofrece capacidades de búsqueda fácil, integraciones y la capacidad de guardar contenido web como imágenes, artículos y PDF fácilmente. El software incluye escaneo de documentos y la capacidad de buscar imágenes mediante reconocimiento de caracteres. Ofrece una herramienta de dibujo para notas escritas a mano y grabarlas en video, al igual que OneNote.

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Apple Notes

Para los amantes de los productos de Apple, Apple Notes es una aplicación gratuita que almacena sus datos en tu cuenta de iCloud. No tiene tantas funciones como Microsoft OneNote, pero es similar. Puedes guardar investigaciones o imágenes para más tarde y compartirlos en cualquier dispositivo. Los usuarios pueden organizar sus notas en carpetas y agregar documentos escaneados.

Metodología de revisión

Al evaluar OneNote, analizamos características, tutoriales en línea, reseñas de usuarios y competidores comunes. Consideramos características únicas y cómo los equipos pueden beneficiarse de ellas.

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