Cómo establecer metas medibles y evaluar el desempeño de los empleados
Al inicio de mi carrera en la administración, me encontré muy frustrado con el proceso de evaluación de desempeño. De hecho, podría decir que odiaba realizar revisiones de empleados. Sin embargo, al darme cuenta de que las revisiones son la forma en que los empleados descubren cómo están desempeñándose y qué se espera de ellos, supe que no sería justo tomar atajos.
Por supuesto, también he estado del lado de recibir muchas revisiones de desempeño. Algunas eran detalladas, incluso demasiado detalladas, y otras demasiado simples. Ninguna de ellas podía explicar satisfactoriamente cómo se calculaban mis aumentos salariales.
Así que inventé un enfoque para establecer metas medibles, dar seguimiento al desempeño y luego integrarlos en mi proceso de presupuestación. Construí mi sistema utilizando Microsoft Excel y lo alimenté con un enfoque de sentido común para evaluar a un empleado en su totalidad en lugar de centrarme en una o dos habilidades destacadas. Incorporé un sistema de puntuación similar a un boletín de calificaciones con un promedio ponderado de puntos de desempeño, o PPA. Puedes descargar esta hoja de cálculo y agregar tus propios números, utilizando este artículo como guía.
Estableciendo los criterios de inversión amplios
El propósito del proceso de evaluación es establecer metas y proporcionar orientación para mejorar áreas específicas que sean necesarias o deseadas. Sin embargo, decidir qué medir en un empleado puede ser difícil. La realidad es que todos tienen ciertas fortalezas y debilidades, y casi nadie abarca todas las fortalezas. Básicamente, el trabajo de un gerente es analizar cada conjunto de habilidades individualmente, pero evaluar al empleado en su conjunto.
La mayoría de los gerentes adoptan un enfoque cualitativo para las evaluaciones de empleados. Mi sistema combina enfoques cualitativos y cuantitativos. Comencé preguntándome qué pensaba que era un empleado perfecto. Esa persona sería alguien que hiciera todo a la perfección y a tiempo, tuviera los conocimientos y certificaciones necesarios, leyera sobre nuevas tecnologías en su tiempo libre, trabajara horas extras cuando se le pidiera, tuviera una excelente relación con los miembros del equipo y obtuviera excelentes resultados en las encuestas de satisfacción del cliente.
Utilizo cuatro aspectos principales como criterios de inversión:
Deberías aceptar un salario más bajo de lo que mereces- Desempeño laboral
- Conocimientos del trabajo
- Autodidactismo
- Trabajo en equipo
Generalmente, los gerentes de TI y el mercado están dispuestos a pagar salarios más altos a las personas con los conocimientos y habilidades necesarios para mantener la operación de la empresa. Como gerente, siempre me impresionaba y apreciaba cuando un miembro del equipo presentaba ideas y soluciones a problemas basadas en su aprendizaje autodidacta de nuevas tecnologías; estas personas representaban para mí una clara inversión en el futuro. Los resultados también son importantes, pero si una persona no está adquiriendo nuevas habilidades, su desempeño disminuirá con el tiempo. Por otro lado, a veces un empleado puede tener todas las certificaciones pero simplemente no está haciendo el trabajo. Ese es otro problema que debes cuantificar y abordar. También creo que una persona necesita trabajar eficazmente como miembro del equipo y centrarse en la satisfacción del cliente.
Como resultado de este razonamiento, llegué a los siguientes porcentajes. Puedes aplicar diferentes porcentajes, pero el concepto seguirá siendo válido:
- Desempeño laboral: 30 por ciento
- Conocimientos del trabajo: 20 por ciento
- Autodidactismo: 25 por ciento
- Trabajo en equipo: 25 por ciento
Calificaciones de desempeño y resultados ponderados
La mayoría de las empresas tienen un sistema de calificación simple con categorías como Cumple, Supera, y Sobresaliente. A menudo, resulta difícil explicar a los empleados la idea de que estaban "cerca" de obtener una calificación más alta. No tenía un buen formato para explicar cómo podrían lograr la calificación que se habían propuesto. Prefiero utilizar la idea de una escala continua, en lugar de pasos fijos.
La escala continua brinda al empleado una mejor respuesta: "Después de evaluar cuidadosamente todos los factores importantes de tu desempeño, tu calificación general es de 2.9. Vamos a revisar los componentes, ver dónde se encuentran tus metas y determinar cómo puedes alcanzarlas".
Ese 2.9 aún tendrá que convertirse en el sistema más simple de la empresa, pero la calificación ponderada dará al empleado una lectura más precisa de su desempeño. También le dará al gerente un mayor poder con los gerentes superiores al solicitar un aumento salarial apropiado para el empleado.
Este método puede causar cierta frustración inicial entre tus empleados, pero obtendrán una mejor comprensión del proceso de evaluación. Apreciarán recibir evaluaciones más precisas y poder establecer metas medibles.
Cómo mantener tu carrera a salvo en tiempos de recesiónBásicamente, el gerente y el empleado deben ponerse de acuerdo en las metas, y esas metas deben ser la base para la próxima revisión. Establecer metas es la mejor manera de asegurarse de que todos sepan qué esperar en el momento de la revisión.
Ejemplos y cálculos
Echemos un vistazo breve a algunas de las suposiciones básicas y cálculos de mi método de ponderación. Debes comenzar con tu sistema de calificación estándar de la empresa, pero permitir el uso de una escala continua. Prefiero que las calificaciones sean en décimas.
El sistema de calificación de muestra muestra cómo convertir un sistema de pasos común en una escala continua. Amplié los valores de cada paso de, por ejemplo, 4.0 a un valor máximo de 4.9. Ahora, un "sobresaliente" sólido requeriría una calificación de 4.5 pero aún permitiría valores más altos o más bajos, algo así como las calificaciones con signo más y signo menos que teníamos en la escuela.
A continuación, desarrollé las principales categorías de inversión y asigné los porcentajes que tienen sentido para mi equipo. Como puedes ver en la Figura A, utilicé Desempeño laboral, Conocimientos del trabajo, Autodidactismo y Trabajo en equipo.
Figura A
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El último paso es desglosar cada uno de los criterios de inversión en medidas detalladas. Por ejemplo, tendré que desglosar el Desempeño laboral en los aspectos principales de la descripción del puesto del empleado. Estos componentes deben ser diferentes para las clases de trabajo funcionales, ya que una función de Programador es fundamentalmente diferente de una función de Soporte de Mesa de Ayuda. La Figura B, por ejemplo, muestra un desglose de la función de Programador.
Figura B
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Básicamente, las mismas medidas deben servir tanto para programadores de nivel junior como para los de nivel senior; sin embargo, los pesos pueden ser diferentes.
Cuál es una tasa justa para el contratista principal en un contrato de subcontrataciónEs importante que las medidas sean generales para la clase de trabajo y no específicas o detalladas para un proyecto o una persona. Recomiendo una bonificación especial como compensación por planes de desempeño detallados para que no entorpezcan la evaluación general del desempeño. Por ejemplo, si le pides a un programador que lidere un proyecto de TI para establecer un plan de recuperación ante desastres, eso se consideraría como un plan de desempeño detallado y se compensaría a través de una bonificación especial.
Veamos algunos resultados típicos utilizando el criterio de Desempeño laboral en el caso de un técnico de mesa de ayuda. Lo siguiente se habría tomado de la descripción del puesto y ponderado por el gerente de la misma manera para todos los técnicos de mesa de ayuda. En la Figura C, también se pueden ver los resultados anotados y las brechas potenciales entre la revisión y las metas establecidas por el empleado.
Figura C
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Cargar la información de alto nivel en Excel ofrece algunas características interesantes, como la capacidad de ordenar la tabla por las diferentes columnas, realizar algunos cambios y luego volver a ordenarla. Esto es especialmente importante cuando tienes un mayor número de personas para evaluar. La Figura D muestra varios empleados listados.
Figura D
El mayor error en la gestión de proyectos: falta de definición y planificación
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Consejos de preparación
La mejor preparación que he encontrado para el proceso de revisión de desempeño es clasificar a todo mi equipo antes de comenzar las revisiones individuales. A lo largo de los años, trabajé para dos gerentes que me exigieron clasificar a mis empleados antes de iniciar el proceso de presupuestación. Encontré el proceso muy esclarecedor y lo adapté a mi proceso de revisión. Además, mejoré el enfoque aplicando puntuaciones para mis cuatro criterios de inversión y luego clasificando según la puntuación compuesta.
El proceso de clasificación hace un buen trabajo al resaltar las diferencias y fortalezas individuales, y también te ayudará a encontrar las diferencias relativas para lograr la curva que necesitarás. Es una de las mejores formas de involucrar a tu gerente antes de que comience el proceso de revisión formal.
Después de comparar las puntuaciones, es posible que descubras que has calificado a alguien demasiado alto o demasiado bajo. Esto te ayudará a evitar la necesidad de retroceder más adelante porque tu gerente no estuvo de acuerdo con tu evaluación.
Puede que necesites cambiar las calificaciones después de una revisión más detallada, basándote en tu discusión con el empleado, pero eso está bien. Tus evaluaciones serán más objetivas y estarás mejor preparado para explicar tus calificaciones.
Ventajas y desventajas
Como con cualquier cambio, habrá obstáculos de implementación, así como beneficios. Los obstáculos de este proceso incluyen lo siguiente:
- Requiere tiempo configurarlo inicialmente.
- En comparación con enfoques más simples que no requieren que el gerente proporcione puntuaciones específicas, al gerente le puede resultar incómodo utilizar este enfoque la primera vez.
- Los empleados tendrán que enfrentar sus fortalezas y debilidades.
- Habrá resistencia tanto de los gerentes como de los empleados la primera vez. Será nuevo y mucho más detallado, y todos se preguntarán cuál es la trampa. Es importante utilizar este enfoque inicialmente para establecer metas.
Los beneficios de este proceso incluyen lo siguiente:
- La siguiente revisión será más fácil. De hecho, se anima a los empleados a calificarse a sí mismos durante todo el año, y los gerentes deben estar dispuestos a volver a calificar a pedido de un empleado.
- En general, la reacción del empleado será muy positiva al ver que has hecho este tipo de esfuerzo objetivo.
- Aprenderás más sobre las capacidades, intereses y metas de tus empleados.
Una vez que el sistema de calificación esté establecido, puedes mejorarlo para calcular de manera efectiva y sistemática los aumentos salariales en función de los criterios de la empresa y vincular los resultados a tu planificación presupuestaria.
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