Cómo implementar y aprovechar las puertas de calidad en tus proyectos de IT

John Sinclair se encuentra en una sala de operaciones de TI donde es responsable de gestionar un equipo que atiende llamadas de usuarios sobre problemas de soporte de servidores y aplicaciones. La sala de operaciones, que se asemeja vagamente a una sala de control de la NASA, está llena de pantallas digitales que supervisan procesos críticos y servidores las 24 horas, los 7 días de la semana, los 365 días del año. El equipo de John está altamente capacitado en las principales aplicaciones y servicios empresariales que se ejecutan en toda la organización de TI. El equipo supervisa la programación de respaldo de Veritas, la UX de rango medio, el servidor NT, el mainframe y la seguridad. Su equipo capacitado responde rápidamente a las llamadas de usuarios de todo el mundo. "Realmente se trata de saber qué hay allí y que podemos brindar un soporte completo", dijo John.

Desafortunadamente, el equipo no siempre sabe qué hay allí. John recordó una mañana de lunes cuando todo se descontroló. El volumen de llamadas al centro de ayuda aumentó repentinamente en un 30 por ciento. Los usuarios se quejaron de que no podían acceder a los datos o hicieron preguntas como: "¿Es posible que hayan realizado copias de seguridad en el servidor de desarrollo JEDIDEV01l el viernes pasado?"

John dijo que esta situación ocurre todo el tiempo. En este caso, su equipo no sabía nada sobre el proyecto, ni siquiera los nombres de las personas de contacto para ese servidor o todos los activos incluidos en ese proyecto. Además, se asumió que su equipo automáticamente administraría el entorno de desarrollo para ese equipo de proyecto específico. "A nadie le importó decirnos", dijo. "Si hubiéramos utilizado la técnica de las puertas de calidad, hubiéramos estado preparados y todo ese sufrimiento se podría haber evitado".

La importancia de una transición adecuada del proyecto

Marc Dutton, un ejecutivo de gestión de cartera para un gran cliente de la industria farmacéutica, se frustró de manera similar por la cantidad de gerentes de proyectos que simplemente no logran realizar una transición adecuada entre las fases del proyecto:

• De diseño a desarrollo
• De desarrollo a implementación
• De implementación a operaciones

Al final del día, la gestión de proyectos no siempre se trata de entregar un proyecto lo más rápido posible. A menudo, se trata de asegurarse de que el proyecto haya sido bien pensado técnicamente y pueda recibir soporte después de su implementación.

Comprendiendo las puertas de calidad

Las puertas de calidad son básicamente revisiones de criterios de aceptación que se pueden utilizar en cualquier proyecto. Es cierto que los gerentes de proyectos de proyectos más pequeños y ágiles pueden decir que esto implica demasiada documentación, pero lo bueno de las puertas de calidad es que la estrategia es completamente personalizable. Se puede ver como un conjunto de criterios de calidad predefinidos que un proyecto de desarrollo de software debe cumplir para avanzar de una etapa de su ciclo de vida a la siguiente. (Figura A muestra un esquema típico de las puertas de calidad).

Cómo evitar la mala gestión de calidad en proyectos

Ilustremos este proceso usando el siguiente ejemplo: Has sido nombrado gerente de proyectos para un gran proyecto de CRM durante la fase de desarrollo. El equipo de diseño te envía los diagramas de arquitectura en MS Visio para que el equipo de desarrollo los configure y personalice la aplicación de CRM según las especificaciones del equipo de diseño. Luego, determinas que el entorno de desarrollo y la infraestructura aún no están completos (por ejemplo, no hay soporte de base de datos y aún falta asignar direcciones IP y DASD). Esta omisión afecta el cronograma. Si hubieras utilizado el proceso de las puertas de calidad, habrías detectado en la puerta de la "fase de diseño" que el plan del proyecto no:

• Detallaba el entorno de desarrollo
• Afrontaba las cuestiones de la red
• Determinaba el almacenamiento externo o disco que se asignaría

Puedes evitar este tipo de problemas si conoces la tecnología y la utilizas a diario. Pero, en realidad, muchos gerentes de proyectos pasan de un tipo de proyecto a otro y es probable que olviden algo. Por lo tanto, los gerentes de proyectos tienden a construir horarios de proyectos elaborados que engloban todo e ignoran las revisiones o listas de verificación clave que pueden marcar la diferencia en un proyecto.

Así es como funcionan las puertas de calidad: no puedes pasar a la siguiente puerta hasta que se haya completado la anterior. Esto generalmente implica una lista de verificación de entregables, con alguna indicación del estado de finalización de cada elemento. Esta lista de verificación debe ser revisada por el gerente de proyectos de TI y por un ejecutivo senior o un patrocinador que participe en el proyecto. Las puertas de calidad, por lo tanto, significan:

• El uso de listas de verificación formales durante todo el ciclo de vida de un proyecto.
• La aceptación y aprobación formales ocurren en cada puerta.
• Se realiza una evaluación de la calidad e integridad del producto.
• La información se comunica a los interesados correctos (por ejemplo, el traspaso de la implementación a las operaciones, etc.).

Las puertas de calidad pueden ser altamente efectivas en cualquier proyecto. Hay ventajas distintas que hacen que las puertas de calidad sean tan atractivas. Esas ventajas incluyen:

• Minimizar el riesgo del proyecto mediante listas de verificación por fases
• Habilitar a los gerentes de proyectos a comunicar continuamente el proceso y construir la calidad directamente en el proyecto
• Reducir el tiempo de ciclo de desarrollo: hacerlo bien desde el principio
• Incrementar el enfoque en un producto bien diseñado

Implementando las puertas de calidad

Entonces, ¿por dónde empezamos a implementar las puertas de calidad en un proyecto? Lo más importante es entender que el concepto de las puertas de calidad se adapta mejor a empresas que desean inculcar un enfoque de calidad en la forma en que gestionan los proyectos. Claro, este artículo no aborda cada aspecto y técnica de la gestión de calidad, pero asegura que abordes muchos problemas aguas arriba en lugar de aguas debajo. Empresas como AT&T, Lucent Technologies y muchas otras han implementado con éxito las puertas de calidad. Es un proceso que debe ser impulsado desde arriba hacia abajo para todos los proyectos de TI. Esto no es algo que se haga de la noche a la mañana. La razón es que las puertas de calidad deben integrarse tanto con los procesos de desarrollo como de implementación de tu proyecto de TI. Si deseas implementar este concepto desde cero dentro de tu organización y actualmente ya tienes múltiples proyectos en marcha, la mejor recomendación es completar esos proyectos y establecer una política de que todos los nuevos proyectos que comiencen después de una fecha determinada utilizarán las puertas de calidad.

Para cada fase del proyecto, dependiendo de tu organización, debes desarrollar una serie de listas de verificación que se utilizarán durante un período de revisión formal (por ejemplo, el formato de revisión podría ser una reunión de una hora o un taller). Estas revisiones incitan al equipo del proyecto a evaluar el progreso técnico, las especificaciones y los hitos del proyecto. Estas revisiones formales de puertas de calidad también se pueden aplicar para medir el costo y el rendimiento del cronograma del proyecto, y proporcionar puntos de control para habilitar la baselización de información clave del proyecto. Las revisiones de puertas de calidad desempeñan un papel significativo en el ciclo de desarrollo de cualquier proyecto.

Cómo planificar la implementación de un proyecto exitoso

Por ejemplo, si estás gestionando un proyecto de software y se acaba de completar la fase de desarrollo, el concepto de las puertas de calidad entraría en vigencia mediante una reunión formal, que se lleva a cabo con los miembros individuales del proyecto. En esta etapa, el examen del proyecto normalmente abarcaría lo siguiente:

• Revisión del código: El diseñador senior (normalmente el líder técnico) se centrará en las técnicas de codificación aceptables y el cumplimiento de los estándares de TI. El diseño del software se verificará frente a la codificación para identificar cualquier error de codificación. Al completar con éxito la revisión del código, el organismo de revisión indicará los cambios y correcciones necesarios.
• Revisión de operaciones: El gerente de proyecto trabajará con el personal de soporte u operaciones para revisar todas las tareas de soporte necesarias para respaldar el entorno de desarrollo. Por ejemplo, la revisión de operaciones garantizará que los procedimientos de respaldo y restauración necesarios estén en su lugar, que haya discos disponibles, que se hayan creado procedimientos de escalonamiento, etc.
• Revisión del patrocinador: El gerente de proyecto revisará el rendimiento general del proyecto con el patrocinador. Esta revisión determinará el estado de los costos y el cronograma del proyecto y si el alcance sigue siendo preciso.
• Revisión de pruebas: El líder de pruebas y los representantes de calidad asistirán a la revisión de pruebas para verificar si todas las compilaciones se probaron correctamente y asegurarse de que se hayan realizado todas las preguntas relevantes al equipo de desarrollo.

Una vez realizadas estas reuniones y respondidas y tenidas en cuenta todas las preguntas, el equipo de revisión de puertas de calidad informa a los interesados ​​que el proyecto ha aprobado todos los elementos relevantes para esa fase particular y que el proyecto puede pasar a la siguiente fase. (Por ejemplo, sin revisiones de puertas, una de las áreas más importantes que tendemos a descuidar es entregar el sistema para su soporte.) La Figura B resalta las preguntas de muestra que deben revisarse una vez que se entrega un sistema en producción.

Figura B

Ignorar las puertas de calidad es hacerlo bajo tu propio riesgo. Es un proceso importante para tu proyecto al cambiar de un entorno a otro. No sabotees tu proyecto de TI pensando que esto es solo otra serie de documentos inútiles que se deben completar. Cada vez más organizaciones de TI ahora están comenzando a compilar y utilizar tales listas de verificación en sus proyectos.

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