El mayor error en la gestión de proyectos: falta de definición y planificación

Piensa en la última vez que trabajaste en un proyecto que fue planificado y ejecutado a la perfección. Cumpliste tus expectativas en términos de presupuesto, plazo y calidad del producto. Además, tuviste una relación cordial y profesional con tus clientes. Ningún problema en absoluto.

Si tienes suerte, es posible que realmente puedas pensar en uno o tal vez dos proyectos que podrían ser candidatos.

Si bien muchos proyectos terminan con éxito, muchos otros son auténticos desastres. Sin embargo, por lo general, los proyectos terminan en una zona gris en la escala de éxito del proyecto. Es común completar un proyecto pero exceder el plazo o el presupuesto, o tener un cliente insatisfecho o un equipo miserable. Para evitar que tus proyectos terminen en esta zona gris (o en el rango de fracaso), debes evitar cometer el mayor error en la gestión de proyectos: una definición y planificación insuficientes.

Definición y Planificación Insuficientes

Si alguna vez has asistido a una reunión de fin de proyecto en un proyecto que ha tenido problemas importantes, es muy probable que uno de los temas principales que hayas escuchado sea "deberíamos haber invertido más tiempo en la planificación". Muchos gerentes de proyectos creen que necesitan comenzar de inmediato el proyecto reuniendo los requisitos comerciales. Piensan que si hacen un buen trabajo con eso, están listos para lanzarse al proyecto. Esto simplemente no es cierto. De hecho, debes completar un proceso de definición y planificación antes de comenzar a recopilar los requisitos comerciales.

Antes de que comience el trabajo del proyecto, debes asegurarte de que el trabajo se entienda y se acuerde adecuadamente con el patrocinador del proyecto y los principales interesados. Debes trabajar con el patrocinador y los interesados para garantizar que haya una percepción común de lo que el proyecto entregará, cuándo estará completo, cuánto costará, quién realizará el trabajo, cómo se realizará el trabajo y cuáles serán los beneficios. Cuanto mayor sea el proyecto, más importante es que esta información se mapee formal y explícitamente. Todos los proyectos deben comenzar con este tipo de planificación inicial para evitar problemas causados por puntos de vista diferentes sobre los términos básicos del proyecto.

Los resultados de una planificación deficiente

Una definición y planificación inadecuadas pueden causar problemas graves en muchas áreas más adelante en el proyecto, incluyendo:

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Falta de apoyo empresarial

Si no definen las características principales de un proyecto desde el principio, es muy común tener diferencias de expectativas entre los principales interesados. Esto es cierto incluso si obtienes todas tus indicaciones iniciales del patrocinador. A medida que un proyecto se vuelve más grande, incluso el patrocinador puede no tener una imagen completa de lo que necesita suceder para que el proyecto sea exitoso. Otras veces, el patrocinador tiene una visión, pero hay otras visiones que pueden ser mejores o más viables. Estas ideas contrapuestas terminan surgiendo más tarde en el proyecto, causando confusión y retrabajo.

Estimaciones deficientes

Por lo general, un proyecto necesita tener un presupuesto y un plazo antes de que se completen los requisitos comerciales. En muchos casos, si la definición y planificación no se realizan con anticipación, el equipo del proyecto comienza con recursos y tiempo inadecuados, y no te das cuenta de ello hasta que el proyecto ya está en marcha. Muchos proyectos que podrían ser exitosos son considerados como fracasos porque sobrepasaron sus presupuestos y plazos. Esta situación suele ser causada por el gerente de proyectos comprometiéndose con números demasiado bajos, debido a una falta de planificación inicial.

Control deficiente del alcance

Uno de los aspectos principales de la definición de un proyecto es definir el alcance a alto nivel. Si no defines y obtienes el acuerdo sobre el alcance, te resultará muy difícil gestionar el alcance de manera efectiva durante todo el proyecto.

Cómo evitar el error

Dedicar tiempo al comienzo a una buena definición y planificación lleva mucho menos tiempo y esfuerzo que tener que corregir los problemas mientras el proyecto está en marcha. Para evitar cometer este importante error en la gestión de proyectos, concéntrate en estas dos áreas antes de avanzar en el proyecto:

Definir

Antes de que comience el trabajo real del proyecto, asegúrate de haber invertido el tiempo necesario para definir los objetivos del proyecto, el alcance, las suposiciones, los riesgos, el presupuesto, el cronograma, la organización y el enfoque general. Puede que pienses que ya conoces todo esto. Sin embargo, el propósito de este trabajo es garantizar que haya un consenso entre tú, el gerente de proyectos, el patrocinador del proyecto y todos los demás interesados. Incluso si tú y el patrocinador están de acuerdo, es posible que otros interesados importantes tengan otras ideas. Las diferencias de opinión entre los principales interesados deben resolverse antes de que el proyecto comience, no mientras estás en medio de él.

Planificación

Debes crear un plan de trabajo general del proyecto antes de que este comience. Esto te ayuda a estimar el esfuerzo y la duración total del proyecto. También debes asegurarte de tener el trabajo detallado planificado para los próximos meses, para garantizar que los recursos del proyecto se asignen correctamente una vez que el proyecto realmente comienza.

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Además, es muy útil tener un conjunto de procedimientos de gestión de proyectos acordados que se utilicen para gestionar el proyecto. Estos incluyen cómo gestionar el alcance, los problemas, los riesgos, la comunicación, el plan de trabajo, etc. Nuevamente, la clave es definir todo esto desde el principio para gestionar mejor las expectativas. Por ejemplo, si defines y obtienes el acuerdo sobre el procedimiento para aprobar solicitudes de cambio de alcance, deberías tener un tiempo mucho más fácil gestionando el cambio una vez que el proyecto comience.

¿Qué hacer si ya estás en el proyecto?

La mejor manera de resolver un problema es prevenirlo antes de que ocurra. Sin embargo, ¿y si no tienes esa opción? Digamos que ya estás en un proyecto y comienzas a ver algunos de los problemas descritos anteriormente. Por ejemplo, notas que los interesados presentan ideas diferentes sobre lo que el proyecto debería lograr, pero ya has avanzado mucho con la visión anterior.

Si tienes problemas con uno o dos aspectos del proceso de definición, es posible que puedas resolverlo con un proceso de definición reducido. Por ejemplo, si descubres que no puedes controlar el alcance porque no lo definiste desde el principio, puedes tomarte el tiempo para definirlo formalmente y obtener el acuerdo sobre el alcance. Esto implica volver al patrocinador y a los interesados principales para obtener el consenso y la aprobación que no obtuviste anteriormente.

Si comienzas a ver visiones diferentes sobre lo que el proyecto debería lograr, es posible que necesites completar el proceso de definición completo mientras el proyecto está en marcha. Esto es muy difícil y doloroso, pero se puede hacer. Debes dar un paso atrás y definir objetivos, alcance, roles y riesgos. Es posible que debas detener el trabajo en el proyecto hasta que se complete este proceso de definición, aunque en muchos casos esta pausa no sea práctica.

Por doloroso que sea definir el proyecto mientras está en marcha, todavía es preferible a ignorar el problema. La primera opción puede terminar causando retrabajo, lo que resulta en costos adicionales y una entrega posterior. Sin embargo, ignorar el problema puede hacer que toda la solución sea irrelevante u obsoleta tan pronto como se entregue.

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