Cómo planificar la implementación de un proyecto exitoso

En muchas ocasiones, un proyecto que se lleva a cabo de manera fluida puede encontrar problemas durante la implementación. Estos problemas suelen aparecer porque no anticipamos y planificamos la complejidad de implementar la solución. Por ejemplo, es posible que se comunique y planifique bien la implementación de una solución cliente-servidor, solo para descubrir durante la implementación que muchas de las estaciones de trabajo no tienen suficiente capacidad para manejar la carga. Este tipo de detalle menor puede causar dolores de cabeza importantes.

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La primera parte de esta serie sobre la implementación de proyectos se centró en la metodología. Aquí te mostraremos cómo planificar anticipadamente para evitar sorpresas.

Vamos a ver los principales pasos asociados con la implementación. Ten en cuenta que muchas de estas actividades deben completarse antes de tiempo. No puedes comenzar a planificar la implementación mientras la estás llevando a cabo.

1. Preparar la infraestructura. Muchas soluciones se implementan en un entorno de producción separado y distinto del lugar donde se desarrolló y probó la solución. Es importante tener en cuenta las características del entorno de producción. Esto incluye una revisión de hardware, software, comunicaciones, etc. En nuestro ejemplo anterior, el problema potencial de capacidad de los escritorios se habría revelado si hubiéramos evaluado el entorno de producción. Cuando estés listo para la implementación, la infraestructura de producción debe estar en su lugar.
2. Coordinar con las organizaciones involucradas en la implementación. Esto puede ser tan simple como comunicarse con la comunidad de clientes. Sin embargo, pocas soluciones se pueden implementar hoy en día sin involucrar a varias organizaciones. En el caso de las soluciones de TI, normalmente se requiere la participación de uno o más grupos de operaciones e infraestructura a los que se debe comunicar con anticipación. Muchos de estos grupos pueden tener un papel importante en la implementación exitosa de la solución. Parte del trabajo de implementación es coordinar el trabajo de los demás grupos que tienen un papel que desempeñar. En algunos casos, los desarrolladores simplemente no planificaron con anticipación y aseguraron que los grupos de infraestructura estuvieran preparados para apoyar la implementación. Como resultado, los grupos de infraestructura se vieron obligados a interrumpir todas las demás tareas para garantizar el éxito de la implementación.
3. Realizar capacitación. Muchas soluciones requieren que los usuarios asistan a capacitaciones o sesiones de coaching más informales. Este tipo de capacitación se puede realizar con anticipación, pero cuanto más cerca esté la capacitación de la implementación, menos información se retendrá. La capacitación que se lleva a cabo cerca del momento de la implementación debe formar parte del plan de implementación.
4. Instalar la solución de producción. Este es el aspecto que todos recuerdan. Tu solución debe ser trasladada desde el entorno de desarrollo al de pruebas. Si la solución es completamente nueva, esto se puede hacer de manera pausada y reflexiva durante un período de tiempo. Si este proyecto implica un cambio importante en una solución actual, es posible que tengas menos flexibilidad en cuanto al momento en que la nueva solución se ponga en producción, ya que es posible que la solución deba estar fuera de servicio durante un período de tiempo determinado. Debes asegurarte de que todos los componentes de producción se implementen correctamente, incluyendo hardware nuevo, bases de datos y código de programa.
5. Convertir los datos. La conversión de datos, es decir, cambiar los datos de un formato a otro, debe realizarse una vez que se haya implementado la infraestructura y la solución.
6. Realizar la verificación final en producción. Debes estar preparado para probar la solución en producción para asegurarte de que todo funcione según lo esperado. Esto puede implicar la participación tanto del equipo de desarrollo como del cliente. La primera comprobación es para asegurarse de que todo esté funcionando bien y que se vea correctamente. La segunda comprobación consiste en probar el funcionamiento real de la solución, moviendo datos dentro de ella. Dependiendo del tipo de solución que se esté implementando, esta etapa de verificación puede ser extensa.
7. Implementar nuevos procesos y procedimientos. Muchas soluciones de TI requieren cambios en los procesos empresariales. Estos cambios deben implementarse al mismo tiempo que la solución en sí.
8. Monitorear la solución. Por lo general, el equipo del proyecto pasará cierto período de tiempo monitoreando la solución implementada. Si surgen problemas inmediatamente después de la implementación, el equipo del proyecto debe abordarlos y solucionarlos.

La primera parte de esta serie destacó la necesidad de planificación y comunicación para garantizar una implementación exitosa. En este artículo, hemos analizado el trabajo real que suele llevarse a cabo en una implementación compleja. Sin embargo, es posible que tu implementación no sea tan compleja y que no necesites revisar todas estas áreas. Aun así, generalmente hay mucho más involucrado que simplemente lanzar la solución final en el entorno de producción. Debes tener en cuenta el entorno en el que se ejecutará la solución, así como los procesos y las necesidades de capacitación de la comunidad de clientes. Si piensas en la implementación de manera integral y te comunicas bien, hay muchas más probabilidades de que tu proyecto sea un éxito.

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