Las mejores soluciones de software de nómina gratuitas para pequeñas empresas

El software de nómina puede simplificar y agilizar sus procesos de nómina internos, pero generalmente tiene un costo mensual y por empleado. Afortunadamente, si su microempresa opera con un presupuesto ajustado, puede utilizar software de nómina gratuito que le ayudará a pagar a sus empleados sin costo adicional.

Payroll4Free es la mejor opción de software de nómina gratuito para la mayoría de las pequeñas empresas. Tiene más funciones que cualquier otro software de nómina gratuito y su útil servicio complementario de preparación de impuestos está disponible a un costo comparativamente bajo. Descubra si Payroll4Free o alguna de nuestras otras cuatro mejores opciones de software de nómina gratuito es la solución adecuada para su negocio.

Comparación de características del software de nómina gratuito

Información actualizada al 2 de agosto de 2023.

Payroll4Free: El mejor software de nómina gratuito en general

Payroll4Free es sin duda el software de nómina gratuito más completo para pequeñas empresas. Aborda tareas básicas de nómina como el cálculo de los salarios de los empleados, incluidos los trabajadores por hora, los asalariados y los contratistas. Además, incluye funciones como informes detallados, seguimiento de tiempo libre y formularios fiscales prellenados, características que muchos planes de nómina pagados no ofrecen sin un costo adicional.

Características

• Gratuito para empresas con 25 empleados o menos.
• Portal de autoservicio para los empleados.
• Cálculos de impuestos estatales, federales y locales.
• Opciones múltiples de pago para los empleados (depósito directo y cheque en papel).
• Integraciones de seguimiento de tiempo, contabilidad y seguimiento de gastos de terceros.

Pros

• Depósito directo gratuito.
• Soporte al cliente en vivo.
• Formularios fiscales prellenados.

Contras

• Disponible solo en sistemas operativos Windows.
• Publicidad en el software que puede ser distractiva.
• No hay aplicaciones de nómina para empleados o empleadores.

Precios

Payroll4Free es completamente gratuito para empresas con 25 empleados o menos. Sus servicios de nómina pagados opcionales incluyen un servicio de impuestos ($25 al mes), que cubre la presentación de impuestos federales y estatales. También puede pagar a los empleados a través del banco de Payroll4Free por una tarifa de $25 al mes. Si desea ambos servicios pagados, pagará un precio con descuento de $30 al mes (o $300 al año si paga anualmente).

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HR.my: El mejor software de nómina gratuito para empresas globales

El software de recursos humanos multilingüe y global de HR.my se encarga de la mayoría de los procesos empresariales que involucran a los empleados, incluyendo la nómina, el seguimiento del tiempo, el intercambio de documentos y las solicitudes de tiempo libre.

Además de ayudar a las empresas a pagar a sus empleados, HR.my ayuda a conectar a los trabajadores globales en una plataforma unificada. Los empleados pueden solicitar reembolso de gastos, solicitar tiempo libre, solicitar vacaciones y ver notificaciones en toda la empresa. Las empresas también pueden construir directorios de empleados y ayudar a los empleados a conectarse a través de tableros de discusión, foros y encuestas.

Características

• Acceso al reloj de tiempo.
• Portal de autoservicio para los empleados con incorporación guiada y acceso a las nóminas.
• Seguimiento de tiempo con geolocalización.
• Aplicación móvil para empleados tanto para Android como para iOS.
• Intercambio de documentos y formularios.

Pros

• Flujos de trabajo personalizables.
• Compatible con múltiples horarios de pago (semanal, quincenal, semanal y mensual).
• Gratuito para un número ilimitado de empleados.

Contras

• No hay opciones de pago para los empleados.
• Información limitada en línea.
• No hay servicio al cliente.

TimeTrex: El mejor software de control de tiempo y asistencia

TimeTrex es un servicio de nómina, herramienta de programación y software de control de tiempo y asistencia. Las empresas pueden acceder a una versión de pago del software de TimeTrex, pero la versión de código abierto y comunitario está disponible de forma gratuita y tiene casi todas las funcionalidades de la versión de pago.

Características

• Herramienta de programación de empleados.
• Cálculo de impuestos federales y estatales.
• Impresión de cheques.
• Depósito directo.
• Seguimiento de asistencia de los empleados (incluye seguimiento de retrasos, entradas faltantes y más).

Pros

• Herramientas básicas de contratación de recursos humanos incluidas en el plan gratuito.
• Gestión de licencias flexibles y programación de empleados.
• Integración con software de contabilidad y recursos humanos de terceros.

Contras

• No hay servicio al cliente (solo foro de discusión comunitaria).
• El plan comunitario limita el reloj de tiempo al navegador web (sin acceso a la aplicación).

Precios

La edición comunitaria de TimeTrex es completamente gratuita y no tiene límite en la cantidad de empleados que puede pagar. También tiene tres planes pagados: Profesional, Corporativo y Empresarial. Los precios no están disponibles en línea, pero puede registrarse para obtener una prueba gratuita de 30 días para cualquier plan.

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ExcelPayroll: La mejor plantilla de hoja de cálculo de nómina

Microsoft Excel, el software de hoja de cálculo de Microsoft, no es un producto gratuito. Sin embargo, la plantilla de nómina de terceros de ExcelPayroll es completamente gratuita. Si ya paga por Excel, ExcelPayroll hace que procesar la nómina a través de una hoja de cálculo sea lo más sencillo posible.

La plantilla está preformateada con fórmulas de Excel para facilitar el cálculo de los salarios. También puede utilizar la plantilla para generar nóminas y cheques que se pueden imprimir directamente desde su computadora.

Características

• Impresión de formularios fiscales prellenados.
• Informe de compensación de trabajadores.
• Impresión de cheques.
• Cálculo de deducciones en los cheques, incluyendo el embargo de sueldos.

Pros

• Plantilla sencilla y fácil de usar.
• Útil para clientes de Microsoft existentes.

Contras

• No está actualizado con las versiones actuales de Microsoft Windows.
• No es una solución de nómina realmente gratuita (Microsoft Excel tiene un costo mensual).

Precios

Las plantillas de hoja de cálculo de ExcelPayroll se pueden descargar de forma gratuita.

eSmart Paycheck: La mejor calculadora de cheques gratuita

eSmart Paycheck no es una solución de software de nómina gratuita. En cambio, las empresas pueden aprovechar su calculadora de cheques gratuita y completamente integral. Además de calcular el pago bruto y neto de los empleados, la calculadora también le permitirá crear e imprimir cheques de pago.

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Para procesar la nómina y obtener acceso a formularios fiscales prellenados, las empresas deberán suscribirse a uno de los planes pagados de eSmart Paycheck. Los planes comienzan en $75 al año e incluyen una prueba gratuita de tres meses, lo que los hace mucho más económicos que la mayoría de los otros servicios de nómina.

Características

• Cálculo de impuestos de nómina federales, estatales y locales.
• Impresión de cheques.
• Las funciones pagadas opcionales incluyen la presentación automática de impuestos federales y estatales y formularios fiscales prellenados.

Pros

• Los planes pagados incluyen tres meses gratis.
• Impresión de cheques directamente desde su computadora.

Contras

• Calculadora gratuita únicamente (sin otras funciones de nómina gratuitas adicionales).
• No hay opción de depósito directo, incluso con planes gratuitos.

Precios

Los planes pagados de eSmart Paycheck tienen un costo anual basado en la cantidad de empleados que tenga. Por ejemplo, las empresas con entre uno y cinco empleados pagan $75 al año para imprimir los formularios fiscales, $35 al año para la presentación de impuestos federales y $30 al año para la presentación de impuestos estatales.

Las mejores pruebas gratuitas de software de nómina

El software de nómina gratuito no es la solución ideal para todas las pequeñas empresas, especialmente aquellas con más de 25 empleados. Si no ha encontrado la solución ideal en nuestra lista de los mejores software de nómina gratuitos, aún puede ahorrar dinero en la nómina aprovechando las pruebas gratuitas de los principales proveedores de nómina.

Comparación de características de las mejores pruebas gratuitas de nómina

Información actualizada al 2 de agosto de 2023.

SurePayroll (prueba de seis meses)

Precio de inicio: $19.99 al mes + $4 por empleado al mes

SurePayroll es uno de los principales proveedores de software de nómina para pequeñas empresas y también es una de las empresas de nómina más económicas:

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• Payroll de autoservicio: $19.99 al mes + $4 por empleado al mes. (Incluye cálculos de impuestos pero deja la presentación de impuestos a su cargo.)
• Nómina de servicio completo: $29.99 al mes + $5 por empleado al mes. (Añade presentación automática de impuestos federales, estatales y locales de servicio completo.)

A diferencia de los proveedores de nómina gratuitos en nuestra lista, SurePayroll también ofrece beneficios opcionales para empleados y seguro de compensación de trabajadores.

Nuestra reseña de SurePayroll puede ayudarlo a decidir si SurePayroll es adecuado para usted.

ADP (prueba de tres meses)

Precio de inicio: Solo cotizaciones personalizadas

ADP ofrece una variedad de planes de nómina para adaptarse a diferentes tamaños y necesidades empresariales. Su aplicación de nómina para pequeñas empresas más popular, RUN Powered by ADP, tiene varios planes de nómina de servicio completo totalmente automatizados. Todos los planes incluyen depósito directo, presentación automática de impuestos federales y estatales, opciones de pago bajo demanda, portal de autoservicio para empleados y beneficios de atención médica opcionales.

Las microempresas pueden aprovechar el producto más nuevo de ADP, Roll by ADP, una aplicación de nómina basada en chat que comienza en $29 al mes más $5 por empleado. Tanto Roll by ADP como RUN Powered by ADP ofrecen tres meses gratis para los nuevos usuarios.

Nuestra reseña de ADP puede ayudarlo a decidir si ADP es adecuado para usted.

ADP vs QuickBooks Payroll: Comparación de características y precios

QuickBooks Payroll (prueba de 30 días)

Precio de inicio: $45 al mes + $6 por empleado al mes

QuickBooks Online Payroll es el plan de nómina basado en la nube de Intuit que se sincroniza perfectamente con su popular software de contabilidad, QuickBooks Online. Hay tres planes de nómina de QuickBooks para pequeñas y medianas empresas:

• QuickBooks Payroll Core: $45 al mes + $6 por empleado al mes. Incluye todas las características de nómina de servicio completo, administración de beneficios, compensación de trabajadores y depósito directo al día siguiente.
• QuickBooks Payroll Premium: $80 al mes + $8 por empleado al mes. Añade depósito directo el mismo día, acceso al centro de soporte de recursos humanos y seguimiento del tiempo.
• QuickBooks Payroll Elite: $125 al mes + $10 por empleado al mes. Añade soporte dedicado de recursos humanos, seguimiento de proyectos y configuración personalizada.

QuickBooks Online Payroll ofrece a los nuevos usuarios dos opciones de descuento: una prueba gratuita de 30 días o un 50% de descuento en el precio base de cualquier plan durante tres meses. Es importante tener en cuenta que no se pueden elegir ambas opciones, debe elegir una u otra.

Nuestra reseña de QuickBooks Payroll puede ayudarlo a decidir si QuickBooks Payroll es adecuado para usted.

OnPay (prueba de 30 días)

Precio de inicio: $40 al mes + $6 por empleado al mes

El único plan de OnPay incluye más características de nómina y recursos humanos con menos costos ocultos que la mayoría de los otros proveedores de nómina importantes. Además de la nómina de servicio completo con presentación gratuita de impuestos en varios estados, OnPay ofrece beneficios para empleados, acceso a una biblioteca de recursos humanos, soporte al cliente en vivo, configuración gratuita y seguro de compensación de trabajadores.

Comparación de Square Payroll y Gusto: Cuál es la mejor solución de nómina para tu organización

Nuestra reseña de OnPay puede ayudarlo a decidir si OnPay es adecuado para usted.

Patriot Payroll (prueba de 30 días)

Precio de inicio: $17 al mes + $4 por empleado al mes

Al igual que SurePayroll, Patriot Payroll tiene un plan de autoservicio y un plan de servicio completo:

• Nómina básica: $17 al mes + $4 por empleado. Incluye cálculo de impuestos de nómina (sin presentación de impuestos).
• Nómina de servicio completo: $37 al mes + $4 por empleado. Incluye cálculo de impuestos de nómina y presentación de impuestos federales y estatales.

Ambos planes de Patriot Payroll incluyen configuración gratuita por parte de expertos y servicio al cliente en vivo en los Estados Unidos. Sin embargo, Patriot se integra con solo otro proveedor de software, QuickBooks Online, y no ofrece ninguna administración de beneficios integrada, lo que puede hacer que sea una solución menos práctica que otros proveedores de nómina pagados.

Nuestra reseña de Patriot Payroll puede ayudarlo a decidir si Patriot Payroll es adecuado para usted.

Metodología

Para encontrar el mejor software de nómina gratuito para pequeñas empresas, comenzamos con 10 de las opciones gratuitas más populares disponibles en todo el mundo. Luego, reducimos nuestras opciones a los cinco mejores proveedores de nómina gratuitos evaluando el rendimiento de cada producto en las siguientes categorías:

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• Precio: Número de empleados incluidos de forma gratuita, costos ocultos (si los hay), servicios adicionales pagados, etc.
• Funciones de nómina: Cálculo de cheques de pago, depósito directo, impresión de cheques en papel, registro, etc.
• Fácil de usar: Aplicación móvil, portal de autoservicio para empleados, interfaz de navegador, panel de software, integraciones de terceros, etc.
• Servicio al cliente: Responsividad, modos de comunicación, etc.

Cómo elegir el mejor software de nómina gratuito para su pequeña empresa

El mejor software de nómina gratuito para su empresa depende en gran medida de las necesidades de su fuerza laboral, así como de sus propias limitaciones de tiempo y presupuesto. Mientras evalúa las mejores herramientas de nómina gratuitas para su pequeña empresa, tenga en cuenta los métodos de pago que necesita para sus empleados, la importancia del servicio al cliente, si necesita una aplicación móvil de nómina y cuántos empleados planea contratar en el futuro.

Registrarse en los principales servicios de nómina gratuitos y ejecutar la nómina una o dos veces es la mejor manera de determinar si el software de nómina que está considerando realmente se adapta mejor a su empresa.

Sin embargo, tenga en cuenta que el software de nómina gratuito tiene muchas menos funciones que la mayoría de los planes de pago, especialmente en términos de automatización y soporte de recursos humanos. A medida que su fuerza laboral crece, es probable que supere el software de nómina gratuito y deba considerar la actualización a un plan pagado, aunque uno con una prueba gratuita extendida (como SurePayroll) o un descuento opcional (como QuickBooks Payroll) puede aliviar el impacto financiero.

Su contador también puede brindarle asesoramiento personalizado y específico sobre qué software de nómina compatible con contadores funcionará mejor para su negocio y su fuerza laboral única.

Preguntas frecuentes

¿Es seguro el software de nómina gratuito?

Diferentes marcas de software de nómina tienen diferentes niveles de seguridad de datos y cifrado. Busque proveedores de nómina gratuitos que especifiquen sus medidas de seguridad de antemano: los registros de nómina contienen datos de empleados extremadamente sensibles y mantener esa información segura es parte de su responsabilidad como empleador.

¿Cómo puedo procesar la nómina de forma gratuita?

Un proveedor de software de nómina gratuito como Payroll4Free puede calcular los cheques de pago y pagar a los empleados a través de depósito directo. Los propietarios de empresas también pueden utilizar software de hoja de cálculo gratuito, como Google Sheets, en combinación con una plantilla de nómina para calcular los montos de los cheques de pago e imprimir las nóminas de los empleados.

Las mejores soluciones de HRIS para pequeñas empresas

¿Qué software de nómina es el mejor para las pequeñas empresas?

Payroll4Free es sin duda la mejor herramienta de nómina gratuita para propietarios de pequeñas empresas. A diferencia de la mayoría de las otras empresas de nómina gratuita, Payroll4Free incluye soporte en vivo, un servicio de impuestos complementario opcional y depósito directo gratuito.

Sin embargo, Payroll4Free es gratuito solo para un máximo de 25 empleados. Si tiene más trabajadores que eso o necesita funciones que solo puede obtener a través de planes pagados (como la administración de beneficios), Gusto es la mejor opción de software de nómina para la mayoría de las pequeñas empresas. Aunque Gusto no ofrece una prueba gratuita, le permite configurar una cuenta de forma gratuita y no le cobrará hasta que ejecute la nómina con Gusto por primera vez.

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