Las ventajas y desventajas de Invoice Ninja para pequeñas empresas

Si eres propietario de un pequeño negocio en busca de herramientas gratuitas de facturación, es posible que hayas encontrado Invoice Ninja, que ofrece un plan gratuito para siempre, así como dos planes de pago asequibles. En esta reseña, analizamos los pros y los contras de Invoice Ninja para ver cómo se compara con otras aplicaciones de facturación para pequeñas empresas.

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• Precios de Invoice Ninja
• Funciones clave de Invoice Ninja
• Pros de Invoice Ninja
• Contras de Invoice Ninja
• Integraciones de Invoice Ninja
• ¿Para quién es mejor Invoice Ninja?
• Alternativas a Invoice Ninja
• Metodología de revisión

Planes y precios de Invoice Ninja

Gratuito

El plan gratuito de Invoice Ninja admite hasta 20 clientes y facturas ilimitadas. Incluye cuatro plantillas de factura, facturación automática, facturas recurrentes, seguimiento de tiempo y más.

Ninja Pro

El plan Ninja Pro cuesta $100 al año facturado anualmente o $10 al mes facturado mensualmente. Este plan admite clientes e facturas ilimitados y también incluye 11 plantillas de factura, facturas por correo electrónico, URL personalizadas, integración de API y un portal para clientes, entre otras características.

Enterprise

El plan Enterprise comienza en $140 al año facturado anualmente o $14 al mes facturado mensualmente, para uno o dos usuarios (el precio aumenta con el número de usuarios). Debes optar por el plan Enterprise si deseas más de un usuario. El plan Enterprise te brinda la capacidad de configurar permisos para cada usuario, adjuntar archivos al correo electrónico y al portal del cliente y personalizar completamente la apariencia del portal del cliente.

Funciones clave de Invoice Ninja

Facturación y cotizaciones

Figura A

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Para facilitar las cosas, Invoice Ninja incluye cuatro plantillas con el plan gratuito y 11 plantillas con los planes Pro y Enterprise. Simplemente agrega un cliente como contacto, luego genera una factura utilizando una plantilla. Puedes personalizar la plantilla agregando el logotipo de tu empresa y cambiando los colores de la factura para que coincidan con tu marca, además de adjuntar archivos importantes que se incluirán con la factura.

Invoice Ninja también te permite crear campos personalizados dinámicos para tu empresa, detalles del cliente y columnas de productos en la factura (Figura A). Además, puedes crear grupos de configuraciones personalizadas, como plazos de pago para diferentes grupos de clientes, y aplicarlos rápidamente a las facturas.

Para mayor comodidad, puedes generar una cotización y luego convertirla en una factura con un solo clic, o configurar la factura para que se genere automáticamente una vez que el cliente apruebe la cotización. Además, puedes clonar una factura regular para convertirla en una recurrente, y viceversa.

Una vez que tu factura esté lista, envíala por correo electrónico a tus clientes con Gmail o MSN. Ahorra tiempo seleccionando varias facturas a la vez y enviándolas por correo electrónico juntas, o copia a algunas personas de forma discreta con BCC. Utiliza correos electrónicos automáticos para recordar a los clientes que deben pagar tu factura y recibir notificaciones cuando los clientes vean y paguen tu factura.

Pagos

Figura B

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Los clientes pueden realizar el pago directamente a través de Invoice Ninja utilizando créditos o pagos ACH (Figura B). Además, Invoice Ninja es compatible con múltiples pasarelas de pago, como Stripe, WePay, PayPal, Checkout, Braintree, PayFast, Authorize, Square, Mollie y RazorPay.

Puedes configurar tarifas automáticas de pasarela de tarjetas de crédito para que se añadan a rangos de precios predefinidos, y Invoice Ninja automatiza el cambio de moneda entre la moneda del cliente y la moneda predeterminada de tu cuenta para facilitar los cálculos. Invoice Ninja también calculará automáticamente los impuestos sobre las ventas solo para los estados de EE. UU.

Si tienes una configuración un poco compleja, puedes adjuntar instrucciones de pago especiales directamente a una factura y solicitar pagos parciales utilizando la misma factura una y otra vez. También puedes asegurarte de que los clientes comprendan el pago pidiéndoles que marquen una casilla o proporcionen una firma antes de realizar el pago. Invoice Ninja también te permite facturar una cantidad adicional al cliente por facturas impagadas mediante la configuración de tarifas automáticas por pago atrasado.

Gestión de gastos e inventario

Figura C

Puedes importar automáticamente los datos de tus gastos a tu cuenta de Invoice Ninja, así como agregar gastos manualmente utilizando el módulo de gestión de gastos (Figura C). Invoice Ninja también te brinda la capacidad de crear una biblioteca de elementos, productos y servicios, así como establecer niveles de inventario y agregarlos rápidamente a las facturas. Los niveles de inventario se reducen automáticamente a medida que vendes productos.

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Gestión de tareas y proyectos

Figura D

Aunque no es una solución completa de gestión de proyectos, Invoice Ninja ofrece algunas herramientas simples para la gestión de tareas, lo que lo diferencia de otras herramientas de creación de facturas. Puedes crear y organizar proyectos, asignar tareas a diferentes usuarios de cuenta y realizar un seguimiento del tiempo para el proyecto o la tarea correspondiente (Figura D). Una vez que hayas terminado, convierte una entrada de seguimiento de tiempo en una factura con un simple clic. Invoice Ninja ofrece dos vistas de proyectos, lista y Kanban, para que puedas tener una vista general de tu proyecto.

Inicios de sesión y portales

Figura E

Invoice Ninja permite a los usuarios gestionar la facturación de hasta 10 cuentas comerciales bajo una sola cuenta de Invoice Ninja. Los planes de pago también te permiten crear una cuenta de portal para clientes y cambiar la configuración (Figura E). El portal permite a los clientes ver sus facturas, cotizaciones, pagos, documentos e historial de transacciones. Los usuarios de cuentas Enterprise también tienen la opción de marca blanca en el portal del cliente, con su propia URL de empresa.

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Pros de Invoice Ninja

• Tier de servicio gratuito para siempre.
• Seguimiento básico de tiempo incluido.
• Fácil de configurar y enviar facturas recurrentes.
• Puedes enviar facturas por correo electrónico directamente a los clientes.
• Acepta pagos con tarjeta de crédito, tarjeta de débito y pagos ACH directamente.
• Se conecta con muchas pasarelas de pago diferentes.
• Herramientas sencillas de gestión de proyectos y tareas incluidas.

Contras de Invoice Ninja

• Los planes gratuitos y Pro están limitados a un solo usuario.
• El plan gratuito está limitado a 20 clientes.
• Los impuestos sobre las ventas se calculan automáticamente solo para los estados de EE. UU.
• Necesitas software de contabilidad o facturación por separado.
• No incluye funciones reales de gestión de gastos.

Integraciones de Invoice Ninja

Además de las pasarelas de pago, Invoice Ninja no incluye integraciones nativas. En su lugar, depende de Zapier para conectarse a más de 1,000 aplicaciones diferentes. Por lo tanto, necesitarás tener una cuenta de Zapier para configurar integraciones, y es posible que también tengas que pagar una tarifa adicional dependiendo de las integraciones específicas que necesites. Aquí tienes algunas de las integraciones disponibles para Invoice Ninja:

• Crea una fila en Google Sheets para un nuevo cliente de Invoice Ninja.
• Registra la acción en QuickBooks cuando se envía una nueva factura de Invoice Ninja.
• Crea un nuevo cliente de Invoice Ninja cuando se agrega un nuevo contacto a HubSpot.
• Genera una factura en Invoice Ninja cuando se realiza un pedido a través de WooCommerce.

¿Para quién es mejor Invoice Ninja?

Invoice Ninja es una buena opción para propietarios de pequeñas empresas que buscan software de generación de facturas gratuito o asequible que también acepte pagos. Apreciaremos que ofrezca un nivel de servicio gratuito para siempre, algo que muchos freelancers y propietarios de pequeñas empresas sin duda apreciarán. Incluye algunas herramientas básicas incorporadas para la gestión de proyectos y tareas, algo que pocas herramientas de facturación hacen.

Sin embargo, Invoice Ninja no incluye funciones serias de contabilidad o gestión de gastos, por lo que necesitarás un software por separado para eso.

Vale la pena señalar que muchos softwares de contabilidad, incluido QuickBooks, ya incluyen un módulo de creación de facturas además de muchas otras características. Si ya utilizas software de contabilidad o gestión de libros, verifica si ya ofrece capacidades de creación de facturas. Además, Invoice Ninja depende de Zapier para las integraciones, lo que requiere otra cuenta (y posiblemente tarifas adicionales) para configurarlo.

Si Invoice Ninja no es ideal para ti, echa un vistazo a estas alternativas

QuickBooks

QuickBooks es el estándar de la industria en software de contabilidad, y también incluye herramientas para la creación de facturas y complementos opcionales como procesamiento de nómina. Si bien definitivamente es una de las opciones más caras del mercado, la mayoría de los contadores están familiarizados con su interfaz, y sus características integrales significan que no tendrás que reunir un montón de plataformas de software diferentes.

No todos los freelancers o propietarios de pequeñas empresas podrán justificar el precio, pero para aquellos que tienen un poco de presupuesto, vale la pena considerar QuickBooks.

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FreshBooks

Si buscas una alternativa más asequible a QuickBooks que también ofrezca herramientas de facturación, prueba FreshBooks, que tiene planes de precios a partir de solo $17 al mes (aproximadamente la mitad del precio de QuickBooks). FreshBooks brinda herramientas de gestión de gastos, incluida la escaneo de recibos en la aplicación móvil, algo que está notablemente ausente en Invoice Ninja. También incluye más de una docena de plantillas de informes para que puedas controlar la salud financiera de tu negocio.

Zoho Invoice

Si buscas una herramienta de facturación gratuita comparable a Invoice Ninja, echa un vistazo a Zoho Invoice, que ofrece un plan gratuito para siempre. Zoho Invoice también se conecta a Zoho Books para contabilidad y Zoho Expense para la gestión de gastos, ambos de los cuales ofrecen un plan gratuito para siempre. Si eres propietario de un pequeño negocio en busca de software gratuito o asequible, vale la pena revisar Zoho.

Metodología de revisión

Para revisar Invoice Ninja, probamos una versión de demostración, consultamos la documentación del producto y leímos reseñas de usuarios. Consideramos características como facturas, cotizaciones, pagos en línea, seguimiento de tiempo y seguimiento de gastos, y también tuvimos en cuenta factores como planes de precios, integraciones, diseño de interfaz de usuario y soporte al cliente.

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