Las mejores herramientas de gestión de proyectos para el gobierno: una comparativa detallada

Las mejores herramientas de gestión de proyectos para el gobierno: tabla de comparación

La gestión de proyectos es una necesidad para las entidades gubernamentales al igual que para otras empresas, pero sus necesidades de seguridad y cumplimiento son especialmente altas, lo que puede limitar el alcance de su búsqueda de software. Afortunadamente, el Programa Federal de Gestión de Riesgos y Autorización (FedRAMP®) ha revisado y aprobado múltiples herramientas de gestión de proyectos que cumplen con los estándares de seguridad del gobierno. En esta guía, hemos revisado varias herramientas de gestión de proyectos gubernamentales aprobadas por FedRAMP®, así como algunas otras ofertas.

Smartsheet: La mejor opción para amantes de las hojas de cálculo

Smartsheet es una herramienta de gestión de proyectos que basa su interfaz de diseño en el formato de hoja de cálculo familiar. Si has estado intentando utilizar Excel o Google Sheets para tus necesidades de proyectos, Smartsheet es la solución que has estado esperando. La oferta de Smartsheet Gov cuenta con autorización tanto de FedRAMP® como de DoD IL4, lo que la convierte en una excelente opción para organizaciones gubernamentales.

Precios

• Gratuito: $0 para un usuario y hasta dos editores.
• Pro: $7 por usuario al mes facturado anualmente, o $9 por usuario facturado mensualmente. Existe una prueba gratuita disponible.
• Business: $25 por usuario al mes facturado anualmente, o $32 por usuario facturado mensualmente. Existe una prueba gratuita disponible.
• Enterprise: Las cotizaciones están disponibles a pedido.

Funciones

• La vista de cuadrícula combina una interfaz de hoja de cálculo con funciones de gestión de proyectos.
• Otras vistas de proyecto incluyen Calendario, Gantt y Tarjeta (tablero kanban).
• La función WorkApps te permite crear aplicaciones para conectar herramientas externas con Smartsheet.
• Los usuarios pueden establecer dependencias de tareas para mejorar la eficiencia.

Pros

• Más de 350 plantillas de proyectos nativas.
• Excelentes herramientas de informes y análisis.
• Una excelente opción de actualización para usuarios heredados de hojas de cálculo.

Contras

• La interfaz de hoja de cálculo puede sentirse desactualizada en comparación con las alternativas.
• No todas las páginas se actualizan en tiempo real.
• La función de autosave no siempre funciona.

Precios

• Gratuito: $0 para hasta 10 tableros por espacio de trabajo y usuarios ilimitados.
• Estándar: $5 por usuario al mes facturado anualmente, o $6 por usuario facturado mensualmente.
• Premium: $10 por usuario al mes facturado anualmente, o $12.50 por usuario facturado mensualmente.
• Enterprise: Entre $7.38 y $17.50 por usuario al mes facturado anualmente, dependiendo de la cantidad de usuarios.

Funciones

• La herramienta de automatización Butler te ayuda a crear flujos de trabajo personalizados.
• Muchas plantillas y diseños de tableros predefinidos.
• Formato de lista de verificación para la gestión de tareas.
• Integraciones con más de 180 aplicaciones de trabajo populares.

Pros

• Los tableros kanban de arrastrar y soltar son fáciles de usar.
• La interfaz visual es fácil de navegar.
• La curva de aprendizaje baja hace que sea una herramienta amigable para principiantes.

Contras

• No es adecuado para proyectos complejos.
• Otras vistas de proyecto no son tan robustas como los tableros kanban; por ejemplo, no se ofrecen gráficos de Gantt nativos ni vistas de seguimiento de tiempo.
• Podría tener más opciones de personalización.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

Precios

• Business Starter: $6 por usuario al mes facturado anualmente, o $7.20 por usuario facturado mensualmente.
• Business Standard: $12 por usuario al mes facturado anualmente, o $14.40 por usuario facturado mensualmente.
• Business Plus: $18 por usuario al mes facturado anualmente, o $21.60 por usuario facturado mensualmente.
• Enterprise: Comunícate con ventas para obtener una cotización.

Funciones

• El software basado en la nube garantiza que los documentos siempre estén respaldados.
• Los documentos se actualizan en tiempo real para facilitar la colaboración en equipo.
• Las plantillas facilitan la creación de documentos, hojas de cálculo y presentaciones desde cero.
• Los usuarios pueden cargar y convertir otros formatos de documentos.

Pros

• Excelentes capacidades de gestión de documentos y almacenamiento de archivos.
• La interfaz de Google Workspace será familiar para muchas personas.
• Sincroniza con una amplia variedad de aplicaciones de gestión de proyectos.

Contras

• No es adecuado para la gestión de proyectos independiente.
• La aplicación de Sheets no es tan robusta como Excel.
• Es necesario descargar cada aplicación móvil por separado.

Precios

Clarity no divulga públicamente su información de precios; contacta al equipo de ventas para obtener más información.

Funciones

• Función de lista de verificación para una gestión de tareas sencilla.
• Hay disponibles múltiples vistas de proyecto.
• Funciones de hoja de ruta únicas que ayudan con la planificación de proyectos.
• Herramientas de gestión de ideas que te ayudan a decidir en qué proyectos trabajar a continuación.

Pros

• Ofrece un alto nivel de seguridad y cumplimiento gracias a la plataforma Microsoft Azure.
• Se incluyen capacidades de gestión de recursos y gestión financiera.
• Los usuarios pueden establecer dependencias de tareas.

Contras

• La interfaz está desactualizada en comparación con las alternativas.
• Demasiado complejo para las necesidades de algunos equipos.
• La curva de aprendizaje es alta debido al número de funciones incluidas.

Microsoft Project: La mejor opción para usuarios de Microsoft

Antes de continuar, debes saber que Microsoft Project actualmente no cuenta con autorización de FedRAMP®. Sin embargo, muchas otras aplicaciones de Microsoft, incluyendo Microsoft Office 365 y Azure Government, tienen autorización de FedRAMP®, por lo que decidimos incluir a Microsoft Project en la lista. Microsoft Project está diseñado para ser utilizado en conjunto con otros productos de Microsoft, como OneDrive y Teams, por lo que es la mejor opción para los departamentos que ya están comprometidos con el ecosistema de Microsoft.

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Precios

Microsoft Project ofrece en total cinco planes: tres para la solución basada en la nube y tres para la solución local. Hay una prueba gratuita de 30 días disponible para la solución basada en la nube.

Para las suscripciones basadas en la nube:

• Plan de Proyecto 1: $10 por usuario al mes. Los usuarios pueden pagar mensualmente o anualmente.
• Plan de Proyecto 3: $30 por usuario al mes. Los usuarios pueden pagar mensualmente o anualmente.
• Plan de Proyecto 5: $55 por usuario al mes. Los usuarios pueden pagar mensualmente o anualmente.

Para la plataforma local:

• Project Standard 2021: $679.99 por usuario al mes. Los usuarios pueden pagar mensualmente o anualmente.
• Project Professional 2021: $1,129.99 por usuario al mes. Los usuarios pueden pagar mensualmente o anualmente.
• Project Server: Comunícate con Microsoft para obtener información sobre precios.

Funciones

• Se incluyen capacidades de gestión de recursos.
• Se incluye seguimiento de tiempo nativo.
• La función de informes es fácil de usar.
• Opción de implementación en el sitio.

Pros

• Adecuado para la gestión de proyectos muy largos y complejos; la herramienta se puede configurar para adaptarse a múltiples metodologías de gestión de proyectos.
• La interfaz será familiar para los usuarios de Microsoft.
• Excelente soporte al cliente y foro de usuarios.

Contras

• Carece de herramientas nativas de gestión de archivos y colaboración en equipo.
• La curva de aprendizaje es alta y es más adecuado para usuarios avanzados.
• No se integra bien con productos que no sean de Microsoft.

Precios

• Equipos pequeños: $700 por usuario al año, vendido en bloques de cinco.
• Empresarial: Para más de 25 usuarios, comunícate con el equipo de ventas para obtener una cotización.

Funciones

• Genera formularios personalizados para realizar un seguimiento de los procesos de construcción únicos.
• Combina datos de múltiples proyectos en informes y paneles centralizados.
• Revisa el historial detallado de cada formulario o archivo para fines de auditoría.
• Asientos de colaboradores no remunerados ilimitados.

Pros

• Fácil de aprender y usar.
• El servicio Quick Start está disponible por un cargo adicional.
• Lanza con frecuencia nuevas funciones.

Contras

• No es adecuado para la gestión de proyectos fuera de la construcción.
• La personalización puede llevar tiempo para configurar.
• El sistema a veces es lento para cargar.

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Precios

Lucidspark y Lucidchart ofrecen las mismas opciones de precios individuales según la carta:

• Gratuito: $0 para hasta tres tableros o gráficos; mejor para uso personal.
• Individual: A partir de $7.95. Una prueba gratuita está disponible.
• Equipo: A partir de $9 por persona al mes. Una prueba gratuita está disponible.
• Empresa: Comunícate con el equipo de ventas para obtener una cotización personalizada. Esta opción de plan te permite combinar Lucidspark y Lucidchart juntos.

Lucidscale está disponible en dos planes de precios:

• Individual: $2,000 por año; incluye una licencia de creador.
• Equipo: mínimo a partir de $2,400 por año; depende del tipo y cantidad de licencias compradas.

Funciones

• Los dibujos a mano alzada y las notas adhesivas son opciones visuales en la pizarra virtual de Lucidspark.
• Los usuarios pueden agregar notas adhesivas al tablero y ordenarlas por categoría para crear un plan de acción claro.
• Crea diagramas en Lucidchart para visualizar los procesos del equipo.
• Una variedad de plantillas y funciones de colaboración en equipo.

Pros

• Capacidades de visualización únicas que no se encuentran en otras herramientas de gestión de proyectos.
• Muchas integraciones nativas con herramientas externas.
• Lucidspark y Lucidchart se sincronizan entre sí.

Contras

• No es una solución independiente de gestión de proyectos.
• Los conectores no desaparecen cuando se eliminan las ideas.
• Diagramas grandes y complicados pueden causar retrasos en el rendimiento.

Precios

• Gratuito: $0 para hasta dos usuarios.
• Básico: $8 por persona al mes facturado anualmente, o $10 por persona facturado mensualmente. Existe una prueba gratuita disponible.
• Estándar: $10 por persona al mes facturado anualmente, o $12 por persona facturado mensualmente. Existe una prueba gratuita disponible.
• Pro: $16 por persona al mes facturado anualmente, o $20 por persona facturado mensualmente. Existe una prueba gratuita disponible.
• Empresa: Comunícate con el equipo de ventas para obtener una cotización personalizada.

Funciones

• Herramienta de chat nativa para la comunicación en equipo dentro de la plataforma.
• Herramienta WorkForms para crear y compartir encuestas.
• Automatizaciones preestablecidas.
• Informes y análisis avanzados.

Pros

• Funciones sólidas de gestión de proyectos.
• Amplia selección de integraciones y muchas opciones de personalización.
• La interfaz colorida es fácil de navegar.

Contras

• Algunas funciones como los gráficos de Gantt y el seguimiento del tiempo están limitadas a planes de nivel superior.
• La curva de aprendizaje es más alta que otros competidores.
• La configuración predeterminada de las notificaciones puede ser abrumadora.

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Precios

Hay una prueba gratuita disponible para cada uno de los siguientes planes:

• Gratuito: $0 por usuario al mes.
• Equipo: $9.80 por usuario al mes.
• Negocios: $24.80 por usuario al mes.
• Empresa: Comunícate con el equipo de ventas para obtener una cotización personalizada.
• Pinnacle: Comunícate con el equipo de ventas para obtener una cotización personalizada.

Funciones

• Personaliza los formularios de solicitud para satisfacer las necesidades de tu empresa.
• Herramientas de pronóstico para visualizar el riesgo del proyecto.
• Facturación en la aplicación.
• Revisión de video y archivos.

Pros

• La interfaz está bien diseñada y organizada.
• Las características premium de seguridad y privacidad de datos son atractivas para las entidades gubernamentales.
• La sincronización bidireccional con otras 12 aplicaciones está disponible como complemento pago.

Contras

• El plan para equipos solo admite hasta 25 usuarios; los usuarios también deben actualizar al plan Business para obtener seguimiento del tiempo y creación de plantillas.
• El espacio de almacenamiento es limitado.
• La curva de aprendizaje es más alta que algunos competidores.

Precios

• Gratis para siempre: $0; mejor para uso personal.
• Ilimitado: $7 por usuario al mes facturado anualmente, o $10 por usuario facturado mensualmente.
• Negocios: $12 por usuario al mes facturado anualmente, o $19 por usuario facturado mensualmente.
• Enterprise: Comunícate con el equipo de ventas para obtener una cotización personalizada.

Funciones

• Elije entre más de 15 vistas de proyecto.
• Conecta aplicaciones de terceros con más de 1,000 integraciones.
• Envía mensajes a tus compañeros de equipo utilizando la función de chat integrada.
• Soporte al cliente las 24 horas, los 7 días de la semana para todos los planes.

Pros

• Planes de precios asequibles y transparentes; incluso el plan gratuito ofrece un alto nivel de funcionalidad.
• Adecuado para la gestión de proyectos complejos.
• La interfaz es colorida y fácil de navegar.

Contras

• El plan gratuito solo ofrece 100 MB de almacenamiento.
• El sistema puede retrasarse y tener fallos ocasionalmente.
• La curva de aprendizaje es alta debido al número de características.

Características clave del software de gestión de proyectos para el gobierno

Seguridad y cumplimiento

La seguridad y el cumplimiento suelen ser la preocupación número uno al elegir cualquier tipo de software para un proyecto gubernamental. Asegúrate de que tus principales opciones cumplan con los estándares de seguridad de FedRAMP® o de lo contrario cumplan con todos los estándares de seguridad necesarios. Ten en cuenta que muchas herramientas de gestión de proyectos reservan sus niveles más altos de seguridad para cuentas premium y empresariales, así que asegúrate de tener en cuenta eso en tu presupuesto.

Gestión de tareas

El software de gestión de proyectos gubernamentales debe facilitar la gestión de tu lista de tareas personal. También debes poder asignar tareas a otros, establecer fechas de vencimiento, ver tareas completadas y próximas, entre otras funcionalidades, dentro de la herramienta misma.

¡Detén el avance del alcance antes de que comience!

Vistas de proyecto

Cualquier herramienta de gestión de proyectos que valga la pena ofrecerá al menos una serie de vistas de proyectos estándar, como cuadrículas, hojas de cálculo, gráficos de Gantt, líneas de tiempo y/o vistas de tableros/kanban. Sin embargo, asegúrate de leer la letra pequeña, algunas de estas herramientas reservan las vistas más populares para planes de nivel superior (como monday work management) o requieren una aplicación o extensión de terceros (Trello).

Plantillas

Las plantillas de proyectos pueden acelerar significativamente las fases de configuración de un proyecto e inspirar a tu equipo a probar formas más nuevas y eficientes de organizar la información. Cualquier herramienta de gestión de proyectos gubernamentales debes incluir plantillas relevantes para el sector y darte la capacidad de crear y guardar plantillas personalizadas.

Integraciones

Incluso las herramientas de gestión de proyectos más robustas no tendrán todas las funciones que necesitas, por eso estas herramientas deben integrarse con el resto de tu conjunto de software. Algunas plataformas de gestión de proyectos también ofrecen la capacidad de crear integraciones personalizadas gracias al acceso a API, lo que a veces conlleva costos adicionales.

¿Cómo elijo el mejor software de gestión de proyectos para el gobierno para mi negocio?

Elegir un software de gestión de proyectos gubernamentales es un proceso complejo. Deberás trabajar con tus equipos de TI y seguridad, así como con otras partes interesadas relevantes para asegurarte de que el software cumpla con tus necesidades funcionales y también con los protocolos de seguridad y cumplimiento necesarios.

Comienza las conversaciones sobre seguridad desde el principio para no perder tiempo investigando y probando software que no cumpla con los criterios necesarios. Afortunadamente, algunas de las herramientas de gestión de proyectos más populares ya están autorizadas por FedRAMP® o están en proceso de obtener esa autorización. No olvides considerar también otros factores, como la capacidad de crear flujos de trabajo personalizados y dependencias que capturen con precisión los procesos gubernamentales.

Además, aprovecha al máximo las demos de productos, las cuentas gratuitas y las pruebas gratuitas para que puedas desarrollar una comprensión completa del software antes de comprometerte con un plan de pago. Implementar una nueva solución de software de gestión de proyectos gubernamentales o importar datos de una plataforma a otra no es una tarea pequeña, por lo que debes tener confianza en tu decisión antes de dar el salto.

6 fundamentos clave para diseñar una interfaz de usuario efectiva

Metodología

Revisamos estas soluciones de software de gestión de proyectos gubernamentales en función de varios criterios, incluidos precios, facilidad de uso, diseño de la interfaz de usuario y la curva de aprendizaje. También evaluamos características adicionales como automatización, vistas de proyectos, plantillas y seguimiento de tiempo. Evaluamos estas plataformas consultando videos de demostración, reseñas de usuarios y documentación del producto.

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