Cómo configurar y administrar la nómina de tu empresa: guía completa

La nómina es una parte importante de las operaciones comerciales. Después de todo, no es trabajo voluntario, por lo que es difícil mantener al personal en la empresa si no puedes pagarles. Pero si nunca has procesado la nómina antes, puede resultar intimidante o, al menos, frustrante poner todos los puntos en orden por primera vez.

La buena noticia aquí es que, en su mayor parte, una vez que hayas configurado correctamente la nómina, solo se trata de un mantenimiento continuo. En otras palabras, comenzar es la parte difícil. Este artículo te ayudará a facilitar el proceso.

Vamos a desglosar los conceptos básicos de la documentación y los documentos que necesitarás para poner en marcha la nómina y cómo hacer que todo el proceso, desde el inicio hasta los cheques de pago recurrentes, sea lo más fácil posible.

Consideraciones y puntos clave

Para ser completamente justos, hay muchos detalles y matices que intervienen en la nómina de cualquier empresa. Es una de las razones por las que los contadores públicos autorizados son tan importantes en el mundo empresarial. Pero incluso las empresas sin contadores dedicados en su personal deben procesar la nómina, y no todas ellas externalizan esa función a terceros.

Para los equipos que desean procesar la nómina ellos mismos (o al menos configurar el sistema por su cuenta), hay partes del proceso que se pueden hacer bastante fácilmente, siempre y cuando sepa qué tener en cuenta:

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• Algunos aspectos son aplicables a todo el país: impuesto federal sobre la renta, seguridad social y registros del Departamento de Trabajo son algunas de las principales entradas de esa lista.
• Algunos están restringidos a localidades específicas: el impuesto estatal y local sobre la renta, la compensación laboral, el seguro de desempleo y los certificados de exención de retención son algunos que vale la pena mencionar.
• Algunos requerirán la participación de los propios empleados: formularios I-9 y W-4, información sobre depósito directo, entre otros.

Aquí echamos un vistazo más de cerca a cada una de estas categorías.

Documentación de la nómina por parte de la empresa

Requisitos a nivel nacional

Cuando las empresas están listas para configurar su nómina, hay algunas cosas que son obligatorias sin importar dónde operen en Estados Unidos. Luego, hay algunas cosas que son regionales. Cubriremos primero los requisitos a nivel nacional.

Cuenta bancaria empresarial

Quizás un poco obvio, pero para hacer los pagos a empleados y personal, necesitas una cuenta bancaria. Claro, el dinero tiene que venir de alguna parte, pero desde el punto de vista contable, hay más que eso. Se trata de llevar registros para demostrar lo que se ha hecho (y lo que no se ha hecho). Ah, y tiene que ser una cuenta empresarial, en lugar de una personal.

Número de identificación de empleador

Necesitarás un número de identificación de empleador, que funciona de manera similar a un número de seguro social, pero para entidades empresariales, y que también es emitido por el IRS. Permite a una empresa informar correctamente los ingresos de los empleados y las retenciones.

Registro del trabajo de los empleados

Deberás mantener un registro del trabajo de los empleados. Es probable que ya estés haciendo un seguimiento de esto para determinar la remuneración del personal, pero no solo es para fines contables y fiscales. El Departamento de Trabajo requiere estos registros específicamente con el propósito de auditorías.

Los requisitos varían según el estado, pero la idea principal es la misma: el registro del DOL ayuda a demostrar si se está cumpliendo con las leyes laborales y si los empleados (y ex empleados) están informando verazmente los detalles en caso de disputas.

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Requisitos regionales

Aquí es donde las cosas comienzan a complicarse. Cada estado tiene sus propias leyes y sistemas. E incluso dentro del mismo estado, diferentes municipios y gobiernos locales tendrán mandatos, requisitos y regulaciones adicionales. La disparidad entre diferentes ubicaciones con respecto a los problemas de cumplimiento es una de las razones por las que las grandes corporaciones son selectivas sobre dónde establecen sus operaciones.

Impuestos estatales sobre la renta

Los impuestos son, nuevamente, un componente importante. Algunos estados tienen su propio impuesto sobre la renta (además de los impuestos federales), al igual que algunas ciudades individuales, y todos deben tenerse en cuenta. En algunos casos, estos requerirán sus propios números de identificación fiscal (como el número de identificación de empleador, pero para gobiernos estatales o locales).

Seguro de desempleo y compensación laboral

En la misma línea, algunos estados manejan el seguro de desempleo y la compensación laboral con su propio sistema. La mayoría de los estados funcionan de manera más o menos idéntica y se adhieren a los estándares federales. Sin embargo, algunos son más específicos en su legislación y requieren identificadores específicos según la ubicación.

Tu gobierno estatal o local podría requerir un número de identificación de impuesto sobre la renta único, un número de identificación de seguro de desempleo o un número de identificación de compensación laboral, según tu ubicación.

Documentación de la nómina por parte del empleado

Ahora que hemos cubierto lo que puedes organizar por tu cuenta sin la participación de los empleados a los que pagarás, hay algunos documentos que deberás hacer que tus equipos completen antes de poder emitir los primeros cheques de pago.

Formularios fiscales del empleado (W-4 e I-9)

Lo primero son los registros fiscales federales. Estos son los formularios W-4 para el personal interno y los formularios I-9 para los trabajadores independientes. Esta información, que incluye su dirección de envío y número de seguro social, es como se informarán al IRS sobre su trabajo y sus ganancias.

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Información de depósito directo

A menos que planees emitir cheques físicos, también necesitarás la información de depósito directo de tus empleados, es decir, sus números de cuenta bancaria y ruta. Sin esta información, no podrás enviar pagos automatizados.

Certificado de exención de retención estatal

Finalmente, hay al menos un requisito regional basado en el estado en el que operas, y se trata del certificado de exención de retención estatal. Algunos estados requieren documentación adicional sobre las retenciones del impuesto sobre la renta de los empleados en lugar de utilizar solo los formularios federales. Ahí es donde entran en juego estos certificados, y los necesitarás si deseas documentar correctamente las retenciones automáticas de impuestos.

Implementación de la nómina

Bien, vamos a suponer que has recopilado todo lo necesario (si no es así, deja de leer y ve a hacer eso, no te preocupes, estaremos aquí cuando regreses), y estás preparado para comenzar a configurar el sistema de nómina.

Eso significa que tienes algunas decisiones que tomar.

Decide un calendario de pagos

Deberás determinar un calendario de pagos. Esto puede tener un gran impacto en otras cosas, como cómo se calculan los beneficios (más sobre eso a continuación) y cómo se determinan algunos valores de los cheques de pago.

Elige qué beneficios ofrecerás

También deberás determinar qué beneficios, si los hay, ofrecerás al personal. Muchos beneficios afectan los valores de los cheques de pago antes de impuestos, y algunos requerirán contribuciones adicionales del empleador.

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Por último, pero no menos importante, deberás elegir un método para realizar el seguimiento, el cálculo y la emisión de pagos a los empleados. Como se mencionó en este artículo, esto se puede hacer de varias maneras, siendo algunas más escalables que otras.

La solución más sencilla es realizar un seguimiento a través de hojas de cálculo y emitir cheques físicos. Es ciertamente una forma de procesar la nómina. Pero es probable que encuentres que esto no es sostenible más allá de una docena de empleados.

La mayoría de las empresas en crecimiento optan por software de nómina, como QuickBooks Payroll o Gusto, o por servicios externos de nómina, como organizaciones profesionales de empleadores. Cada opción tiene sus ventajas, según el tamaño de tu organización y los detalles que puedan complicar la nómina para tus equipos. Por lo tanto, es mejor comparar y encontrar la mejor opción para tu caso de uso. Y no te sorprendas si lo que funciona hoy no se adapta tan bien en uno o tres años debido al crecimiento.

Reflexiones finales

La nómina es importante y puede ser una responsabilidad desafiante. Pero definitivamente es una responsabilidad que deseas manejar correctamente. Por encima de todo, lo mejor es evitar establecer precedentes problemáticos en los primeros días. Resolver problemas menores en el proceso o corregir errores de cumplimiento a pequeña escala puede parecer fácil, pero suelen complicarse a medida que aumenta el número de empleados.

Al final del día, siempre y cuando sigas las regulaciones y pagues al equipo, estás en el camino correcto.

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