Todo lo que necesitas saber sobre los impuestos de nómina

Los impuestos federales a la nómina, también conocidos como impuestos a la nómina, son los impuestos que los empleadores están obligados a retener de los salarios de sus empleados y remitir al gobierno federal. Los impuestos a la nómina también incluyen los impuestos pagados por las empresas que están relacionados con, pero no pagados por, los empleados.

Puedes aprender más sobre tus responsabilidades fiscales laborales leyendo la Publicación 15 del IRS, o la Guía de Impuestos para Empleadores. También recomendamos hablar con tu contador para tener una comprensión completa de las obligaciones fiscales de tu negocio.

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Calcular los impuestos a la nómina es complicado, sin mencionar que consume mucho tiempo y genera ansiedad. Un proveedor de software de nómina de servicio completo como ADP puede ahorrarte tiempo y ofrecerte una invaluable tranquilidad en términos de cumplimiento de impuestos a la nómina.

¿Qué son los impuestos a la nómina?

"Impuestos a la nómina" es un término general que se refiere a los impuestos federales pagados por los empleadores y los empleados sobre salarios, sueldos y propinas. Los empleadores están obligados a retener la cantidad adecuada de impuestos a la nómina de los cheques de pago de sus empleados y también hacer sus propias contribuciones de impuestos a la nómina.

Los empleadores remiten estos impuestos al gobierno mensual o semanalmente. Como empleador, también envías formularios fiscales trimestrales y de fin de año al IRS y distribuyes formularios fiscales de fin de año a tus empleados.

Los impuestos federales a la nómina generalmente se refieren a tres tipos principales de impuestos laborales:

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• Impuestos federales sobre la renta, que se deducen de los cheques de pago de los empleados.
• Impuestos FICA (Ley de Contribución al Empleo Federal), o impuestos de Medicare y Seguro Social, que son pagados tanto por el empleador como por el empleado.
• Impuestos FUTA (Ley Federal de Impuestos al Desempleo), que son pagados únicamente por el empleador.

Dependiendo de dónde opere tu negocio, es posible que también estés obligado a retener y depositar impuestos estatales o locales a la nómina, como la retención del impuesto estatal sobre la renta.

Impuestos federales sobre la renta

Los empleadores no contribuyen a los impuestos sobre la renta de los empleados, que son pagados por los propios empleados a partir de su salario bruto. Sin embargo, los empleadores están legalmente obligados a retener la cantidad correcta de impuesto sobre la renta de cada cheque de pago de los empleados, que se determina por la información fiscal proporcionada por el empleado en el Formulario W-4 del IRS. Los empleadores también deben remitir ese dinero al gobierno federal de manera regular.

Impuestos FICA

En 1935, el Congreso aprobó la Ley de Contribución al Seguro Federal (FICA), que estableció reglas y regulaciones para las contribuciones de los empleados y los empleadores a los programas de Medicare y Seguridad Social recién creados.

Hoy en día, se requiere que los empleadores retengan los impuestos de Medicare y Seguridad Social, conocidos colectivamente como impuestos FICA, de los cheques de pago de sus empleados y los remitan al gobierno federal en nombre de los empleados. Los empleadores también contribuyen a los impuestos FICA de su propio bolsillo.

Aunque la tasa total de impuestos FICA es del 15.3%, los empleados solo pagan la mitad de esa cantidad. Los empleadores pagan la otra mitad. (En otras palabras, los empleados pagan el 7.65% del impuesto FICA y su empleador paga el otro 7.65%.) Los trabajadores independientes pagan tanto la mitad del empleado como la mitad del empleador del impuesto FICA.

Impuestos FUTA

La Ley Federal de Impuestos al Desempleo (FUTA) estableció un impuesto al desempleo pagado solo por los empleadores. Dado que el impuesto se basa en la cantidad de empleados que tienes y cuánto ganan, los impuestos FUTA se clasifican como impuestos a la nómina aunque sean pagados por los empleadores, no por los empleados.

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Para el año fiscal 2023, la tasa de impuesto FUTA es del 6% de los primeros $7,000 ganados por cada empleado. No importa cuánto gane tu empleado por encima del umbral de $7,000: el límite de compensación significa que la cantidad máxima de dinero que pagarás en impuestos FUTA será de $420 por empleado por año.

Nuevamente, los impuestos FUTA no se deducen de los cheques de pago de los empleados, sino que son pagados directamente por los empleadores.

Otros impuestos a la nómina

Los impuestos federales sobre la renta, FUTA y FICA son los principales impuestos federales a la nómina de los que la mayoría de los propietarios de negocios deben preocuparse. Sin embargo, dependiendo del estado en el que trabajas, los salarios de tus empleados y algunos otros factores, es posible que también seas responsable de retener y presentar algunos otros impuestos a la nómina.

Como siempre, asegúrate de hablar con tu contador para obtener más información sobre qué impuestos a la nómina debes pagar, incluyendo cuándo y por qué.

Impuestos adicionales de Medicare

Los empleados, incluidos los trabajadores independientes, que ganan salarios superiores a cierta cantidad también están sujetos a un impuesto adicional de Medicare del 0.9%.

Para el año fiscal 2023, los umbrales salariales para retener y remitir el porcentaje adicional de impuesto de Medicare son los siguientes:

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• Para individuos solteros: $200,000 al año.
• Para individuos casados que presentan declaraciones por separado: $125,000 al año.
• Para parejas casadas que presentan declaraciones conjuntas: $250,000 al año.

Aunque los empleadores deben retener y remitir impuestos de Medicare adicionales de los empleados que califiquen, los propietarios de negocios no necesitan realizar una contribución de impuestos equivalente.

Impuestos estatales sobre la renta

Washington, D.C. y 43 estados tienen sus propios impuestos estatales sobre la renta que los empleadores deben retener de los cheques de pago de los empleados. Los plazos de impuestos a la nómina estatales suelen seguir el mismo calendario que los plazos de impuestos a la nómina federales, que puedes aprender más en nuestra guía sobre fechas de vencimiento de impuestos a la nómina.

Impuestos estatales sobre el desempleo (SUTA)

Junto con un impuesto federal sobre el desempleo, los empleadores en la mayoría de las regiones también pagan un impuesto estatal sobre el seguro de desempleo (impuesto SUTA). La tasa del impuesto de seguro de desempleo estatal (o SUI) varía de un estado a otro. Puede diferir según la antigüedad de tu negocio y en qué industria trabajas, entre otros factores.

Descubrirás cuál es la tasa de impuesto de seguro de desempleo estatal cuando registres tu negocio en la agencia tributaria de tu estado. Tu contador también puede brindarte más información.

Impuestos locales

Algunas ciudades y municipalidades locales imponen sus propios impuestos comerciales únicos. Herramientas como localizadores de códigos fiscales pueden ayudarte a averiguar qué impuestos locales debes retener o pagar, si corresponde.

Tu contador, la agencia tributaria estatal y tu proveedor de software de nómina también pueden ofrecerte más información sobre si se aplica un impuesto local o no.

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Cómo funcionan los impuestos a la nómina

Aunque los impuestos a la nómina provienen de los salarios, propinas o sueldos de tus empleados, como empleador es tu responsabilidad deducir los impuestos a la nómina de los cheques de pago individuales. También debes retener cualquier cantidad de retención fiscal laboral en fideicomiso antes de enviarlos a las agencias fiscales federales y estatales correspondientes según un calendario regular.

Los plazos de impuestos a la nómina, los requisitos fiscales y las cantidades de retención fiscal varían entre las empresas. Sin embargo, la mayoría de las empresas seguirán estos pasos generales para calcular, retener y remitir los impuestos a la nómina.

Si no quieres encargarte de los impuestos a la nómina por tu cuenta, puedes delegarlos a un equipo de contabilidad externo o a una organización profesional de empleadores (PEO). Un contable interno o un contador en retención también pueden ayudarte a comprender tus obligaciones fiscales, o puedes optar por un software de nómina de servicio completo que automatice y agilice los pasos enumerados a continuación.

1. Solicita un Número de Identificación de Empleador (EIN)

Antes de contratar empleados y comenzar a depositar impuestos a la nómina, necesitas un Número de Identificación de Empleador, que es (en efecto) el equivalente comercial de un número de Seguro Social. Cada negocio tiene un número completamente único para una fácil identificación fiscal.

Puedes solicitar un EIN directamente a través del sitio web del IRS. Solicitar y recibir un EIN es completamente gratis, y el proceso en línea no debería tomar más de unos pocos minutos.

2. Obtén un EIN estatal

Si pagas impuestos específicos del estado, deberás solicitar un EIN estatal único que difiere de tu EIN federal. Visita el sitio web de tu estado para averiguar si necesitas un EIN estatal y, de ser así, cómo solicitarlo.

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3. Recopila los documentos fiscales de los empleados

Para determinar cuánto retener de los cheques de pago de tus empleados, debes recopilar el Formulario W-4 del IRS de cada empleado interno. El Formulario W-4, o Certificado de Retención del Empleado, incluye información crucial que garantiza que deduzcas la cantidad adecuada para cada empleado individual:

• El estado civil de declaración de impuestos del empleado (soltero, casado presentando declaración conjunta, casado presentando declaración por separado, etc.).
• Si el empleado tiene dependientes o no.
• Si el empleado desea que retengas impuestos adicionales por cada cheque de pago.

El Formulario W-4 también incluye información como el número de Seguro Social y la dirección de la residencia del empleado, que son detalles esenciales que tu equipo de nómina necesita para procesar y presentar correctamente los impuestos en nombre de cada empleado.

Los contratistas independientes no presentan el Formulario W-4 cuando comienzan a trabajar con tu empresa. En su lugar, completan el Formulario 1099 del IRS, que enumera los ingresos del contratista.

No necesitas retener, deducir o remitir impuestos a la nómina en nombre de tus contratistas. Sin embargo, debes distribuir el Formulario 1099 a tus contratistas al final del año para que puedan presentar los impuestos correspondientes.

4. Calcula las cantidades de impuestos a la nómina para cada cheque de pago

Una vez que hayas calculado el salario bruto de cada empleado para el período de pago, calcularás las deducciones por impuestos a la nómina federales, estatales y locales en función de la información en el Formulario W-4.

Puedes calcular la retención de impuestos a la nómina a mano utilizando uno de dos métodos: el Método porcentual y el Método de rango salarial. Puedes obtener información sobre cada método y ver las tablas que utilizarás para calcular las cantidades de retención fiscal correctas en la Publicación 15-T del IRS.

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Si estás comprometido a gestionar la nómina y calcular las cantidades de impuestos a mano, te recomendamos usar software de nómina gratuito, plantillas o calculadoras de cheques de pago para simplificar los cálculos. Sin embargo, ten en cuenta que calcular los impuestos a la nómina a mano lleva mucho tiempo, es complicado y estresante, especialmente porque deducir la cantidad incorrecta puede tener graves consecuencias financieras tanto para tus empleados como para tu negocio.

En lugar de gestionar la nómina de forma manual, puedes trabajar con un contador o usar un sistema de nómina de servicio completo con administración de impuestos integral que calcula con precisión las cantidades de los cheques de pago, la retención del impuesto sobre la renta, los impuestos FICA y FUTA, los impuestos estatales y la parte del empleador de cualquier impuesto a la nómina.

5. Determina tu calendario de vencimiento de impuestos a la nómina

La fecha de vencimiento de tus impuestos a la nómina ante el IRS o el gobierno estatal depende en gran medida de tu responsabilidad fiscal general. Aprende todo sobre los calendarios de pago de impuestos visitando el sitio web del IRS, consultando a tu contador y leyendo nuestra guía sobre fechas de vencimiento de impuestos a la nómina.

6. Regístrate en el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) y realiza los pagos

El gobierno federal acepta depósitos de impuestos a la nómina en línea a través del Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales. Si no puedes acceder al sitio web por cualquier motivo en la fecha límite de depósito de impuestos, deberás llamar al IRS al 1-800-555-3453 para realizar un pago por teléfono.

7. Presenta los formularios fiscales anuales y trimestrales correctos

Además de depositar fondos, debes presentar los formularios fiscales correspondientes. Los formularios fiscales más comunes que enviarás incluyen (pero no se limitan a):

• Formulario 940 del IRS (Declaración Federal Anual del Impuesto Federal de Desempleo del Empleador).
• Formulario 941 del IRS (Declaración Federal Trimestral del Impuesto Federal).
• Formulario 944 del IRS (Declaración Anual de Impuestos Federales del Empleador).
• Formulario 945 del IRS (Declaración Anual de Retención de Impuesto Federal sobre la Renta).

También debes enviar formularios fiscales de fin de año a tus empleados (Formulario W-2) y contratistas (Formulario 1099-MISC).

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Tu contador puede preparar y presentar todos los formularios fiscales trimestrales y federales necesarios. El software de nómina de servicio completo también debe incluir formularios fiscales precargados que se envían automáticamente según un calendario regular. (Algunos software de nómina de autoservicio para pequeñas empresas incluyen formularios fiscales precargados que los empleadores pueden enviar por su cuenta.)

Preguntas frecuentes

¿Cuál es la diferencia entre los impuestos sobre la renta y los impuestos a la nómina?

Los impuestos sobre la renta se consideran típicamente un tipo de impuesto a la nómina, un término amplio que generalmente se refiere a los impuestos deducidos por los empleadores durante las nóminas regulares. Aunque el impuesto sobre la renta es pagado por los empleados, no por sus empleadores, los empleadores son responsables de retener y remitir esos impuestos. Como resultado, junto con los impuestos FICA y FUTA, los impuestos sobre la renta se pueden considerar un tipo de impuesto a la nómina.

¿Cuáles son los límites salariales de los impuestos a la nómina?

La parte de Medicare del impuesto FICA no tiene un límite salarial. En cambio, las personas que ganan más de cierto umbral están sujetas a un impuesto adicional de Medicare al que su empleador no contribuye.

En contraste, la parte de Seguro Social del impuesto FICA tiene un límite salarial. Para el año fiscal 2023, los salarios solo están sujetos al impuesto de Seguro Social hasta un ingreso anual de $160,200. Los salarios que se ganen más allá de ese límite no se gravan para el Seguro Social.

¿Qué es el impuesto FICA?

Los impuestos FICA, que significa impuestos por la Ley Federal de Contribuciones al Seguro, son contribuciones fiscales obligatorias a los fondos nacionales de Seguridad Social y Medicare. La tasa total de impuestos FICA para el año fiscal 2023 es del 15.3%. Los trabajadores contribuyen con el 7.65% del total y sus empleadores contribuyen con el otro 7.65%.

¿Todos pagan impuestos a la nómina?

Sí. Todos los trabajadores, incluidos los contratistas independientes y los empleados internos tradicionales, contribuyen con la misma tasa fija a los fondos de Seguridad Social y Medicare. Otros impuestos, como los impuestos sobre la renta, se calculan en una escala móvil en función del nivel de ingresos del contribuyente. Sin embargo, aunque aquellos con ingresos por debajo de cierto umbral pueden no pagar impuestos sobre la renta, todos los trabajadores que reciben salarios están sujetos a la misma tasa de impuesto FICA, y todos los empleadores están sujetos a la misma contribución de impuesto FICA.

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¿Qué impuestos componen los impuestos a la nómina?

Los impuestos federales a la nómina incluyen tres tipos principales de impuestos:

• Impuestos federales sobre la renta, que se deducen de los cheques de pago de los empleados individuales.
• Impuestos FICA, que son impuestos de Seguro Social y Medicare pagados por empleados y empleadores.
• Impuestos FUTA, que son impuestos federales de seguro de desempleo pagados únicamente por los empleadores.

Dependiendo de tu negocio y su ubicación, es posible que pagues impuestos a la nómina adicionales:

• Un impuesto adicional de Medicare, que se retiene de los cheques de pago de los empleados en función de sus ganancias anuales.
• Impuestos SUTA, o impuestos estatales de seguro de desempleo, que son pagados únicamente por los empleadores.
• Impuestos estatales sobre la renta, que se deducen de los salarios de los empleados en 43 estados y Washington, D.C.

¿Cómo puedo reducir mis impuestos a la nómina?

No puedes reducir tus impuestos a la nómina. Las tasas de impuestos FICA y FUTA son establecidas por el gobierno federal y debes realizar las contribuciones fiscales requeridas por el empleador o enfrentar severas multas. Las consecuencias más graves por no realizar los pagos de impuestos a la nómina en el momento correcto pueden incluir gravámenes sobre tus propiedades personales, acciones legales e incluso tiempo en prisión.

Sin embargo, es posible que puedas deducir ciertos gastos comerciales para tu declaración de impuestos de fin de año, incluida la parte del empleador de los impuestos FICA. También es posible que puedas incluir los salarios de los empleados como una deducción fiscal. Estas deducciones pueden disminuir tus ingresos imponibles totales. Tu contador puede ayudarte a comprender qué gastos puedes deducir y si hacerlo es lo correcto para las finanzas de tu negocio.

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