Las 10 características imprescindibles del software de nómina

Gestionar la nómina es una parte crucial para cualquier negocio. Sin embargo, no todos los títulos de software de nómina incluyen las características adecuadas para ti y tu empresa.

Existen varias características indispensables que debes buscar al buscar el mejor software de nómina. En primer lugar, querrás una opción de depósito directo gratuito. Si te mueves constantemente, también querrás un software con una aplicación móvil para ti y tu personal. Además, la ejecución automatizada de la nómina es fundamental para no perder nunca un plazo.

Existen otras funciones esenciales a tener en cuenta. Aquí están las 10 características clave que debes buscar en el software de nómina.

1. Integración con software de contabilidad

La mayoría de los títulos de software de nómina incluyen integraciones con herramientas digitales de terceros, como soluciones de contabilidad. Por ejemplo, Gusto se integra con QuickBooks Online para gestionar mejor tanto la nómina como los datos de contabilidad.

Esta conexión vale la pena explorar porque ahorra mucho tiempo. Las integraciones de terceros garantizan que las transacciones de pago, como los salarios de los empleados y las deducciones fiscales, se registren automáticamente. Como resultado, todo fluye sin problemas en piloto automático, reduciendo las posibilidades de errores.

Además, siempre tendrás información en tiempo real sobre tus flujos de efectivo. Esta visión te permite tomar decisiones más acertadas, como reducir las horas de trabajo del personal para ahorrar dinero.

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2. Seguimiento del tiempo

Si empleas a muchos trabajadores por hora, necesitarás una función de seguimiento del tiempo. Esta característica permite a los empleados fichar directamente en el software de nómina. No más cálculos manuales de horas y revisión de registros de fichaje de tiempo.

También hay valor en esta función para los empleados asalariados. El seguimiento del tiempo puede ayudar a las personas a controlar cuánto tiempo dedican a las tareas laborales. Con esta información, los empleados pueden mejorar su rendimiento hasta el último minuto.

Además, para las empresas que gestionan equipos remotos o basados en el campo, el seguimiento del tiempo basado en GPS puede facilitar las cosas. Registrar la ubicación del personal garantiza la responsabilidad, y más allá de la nómina, comprender dónde pasan su tiempo tus empleados puede proporcionar información sobre la eficiencia operativa y ayudar en la planificación de recursos.

3. Administración de beneficios para empleados

A medida que tu negocio crezca, también lo harán tus ofertas de beneficios. Cuando ocurra esta evolución, querrás un software de nómina que incluya funciones de beneficios para los empleados.

Las opciones de software robustas deben tener un método incorporado para rastrear y administrar beneficios como cobertura de salud, planes de jubilación y otras ventajas. Esta solución integral garantiza que las deducciones del salario se apliquen correctamente y se cumplan los requisitos de cumplimiento legal. Además, este enfoque todo en uno simplifica y agiliza las cosas para los propietarios de pequeñas empresas con poco tiempo.

4. Embargo de salarios

La complejidad legal del embargo de salarios es desalentadora. Cuando se necesita retener una parte de las ganancias de un empleado debido a órdenes judiciales, es vital tener procesos automatizados. De lo contrario, corres el riesgo de deducir estos embargos incorrectamente.

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El software de nómina equipado con una función de embargo de salarios manejará estos mandatos automáticamente. Esta operación sin complicaciones reduce la carga administrativa y garantiza un procesamiento preciso y oportuno. Algunos títulos incluso transmitirán los embargos a las agencias gubernamentales en tu nombre. Por lo tanto, asegúrate de verificar si necesitas entregar el dinero en efectivo manualmente para cumplir con tus obligaciones.

5. Aplicaciones móviles

Los propietarios de negocios deben lidiar con una variedad de responsabilidades en cualquier momento dado. Tener una aplicación móvil con tu software de nómina garantiza que puedas gestionar tu negocio incluso cuando estás fuera de la oficina. Como resultado, una aplicación móvil dedicada es imprescindible.

Afortunadamente, la mayoría de los títulos incluyen opciones para Android e iOS. Pero no todas las ofertas son buenas. Por lo tanto, deberás verificar cuidadosamente la calificación de una aplicación móvil de nómina en la tienda de aplicaciones pertinente para garantizar una calidad excelente.

6. Ejecución automatizada de la nómina

La consistencia en las operaciones, especialmente en relación con la compensación de los empleados, puede aumentar significativamente la moral en el lugar de trabajo. Las ejecuciones automáticas de la nómina garantizan que las empresas con ciclos de pago constantes no se pierdan plazos.

Al programar la nómina, no tendrás que preocuparte por emitir cheques manualmente, lo que te permite dedicar más tiempo mental a otras cosas. Esta automatización reduce los errores y garantiza una compensación oportuna.

7. Autoservicio para empleados

El software de nómina con funcionalidad de autoservicio permite a los empleados consultar sus recibos de pagos, solicitar tiempo libre o incluso fichar directamente desde sus teléfonos inteligentes.

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Este acceso independiente ofrece dos beneficios clave. En primer lugar, mejora la moral en el lugar de trabajo. Quieres proyectar una imagen de profesionalismo y consideración. Los beneficios de la nómina de autoservicio son una manera de lograrlo.

En segundo lugar, los beneficios de autoservicio reducen la cantidad de consultas que recibes. Las personas pueden actualizar su información de contacto por su cuenta, por ejemplo. Este enfoque te ahorra tiempo al recibir menos solicitudes de asistencia de recursos humanos.

8. Incorporación

Incorporar a un nuevo empleado es un paso significativo. El mejor software de nómina agiliza este proceso, garantizando un proceso sin problemas y libre de errores. Desde firmas digitales en contratos hasta completar la documentación fiscal necesaria, la incorporación automatizada acelera el proceso de inicio. Este flujo perfecto no solo establece un tono positivo para el viaje del nuevo empleado, sino que también garantiza que las empresas cumplan con las normativas desde el primer día.

9. Informes de nómina personalizables

La toma de decisiones basada en datos es vital para el crecimiento empresarial. Con informes de nómina personalizables, las empresas pueden extraer información adaptada a sus necesidades específicas. En lugar de una solución única para todos, esta característica permite a las empresas centrarse en los datos que son más importantes para ellos. Ya sea sobre patrones salariales, asignaciones de horas extras o implicaciones fiscales, los informes personalizables ofrecen un análisis profundo de información crucial.

10. Depósito directo

La práctica tradicional de emitir cheques en papel está en gran medida obsoleta. El depósito directo es más rápido, seguro y conveniente tanto para los empleadores como para los empleados. Y cuando los empleados reciben sus salarios directamente en sus cuentas bancarias, se minimiza el riesgo de cheques perdidos o robados.

La mayoría de los títulos de software de nómina recurren al depósito directo de forma predeterminada. Pero algunas opciones gratuitas o de bajo costo aún dependen de que emitas cheques en papel. Además, algunas herramientas cobran tarifas excesivas por el depósito directo.

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Ten esto en cuenta al buscar suites de nómina que incluyan depósito directo gratuito.

Conclusiones finales

Elegir el software de nómina adecuado para tu negocio puede marcar una gran diferencia. Más allá del simple cálculo de salarios, el software adecuado puede mejorar la experiencia de los empleados, proporcionar información valiosa sobre el negocio y garantizar el cumplimiento legal.

Mientras evalúas tus opciones, considera las características mencionadas anteriormente como una lista de verificación para encontrar una solución que se ajuste a tus necesidades. Recuerda que invertir en un sistema de nómina robusto hoy puede ahorrarte innumerables horas y posibles dolores de cabeza en el futuro.

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