Cómo crear un flujo de trabajo en Jira: Guía paso a paso y consejos útiles

Cuando piensas en flujos de trabajo, ¿en qué piensas? En términos simples, un flujo de trabajo es una manera planificada y repetible de hacer lo que haces. Tener un flujo de trabajo es mucho más importante de lo que piensas, especialmente a medida que los negocios y los proyectos avanzan. Con un flujo de trabajo ineficiente, las cosas o no se hacen o se completan de manera poco eficiente.

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No quieres eso. En cambio, quieres previsibilidad, eficiencia e incluso cierto nivel de automatización.

Por eso Jira agregó una herramienta de Flujo de Trabajo a su plataforma de gestión de proyectos. El Flujo de Trabajo de Jira es un conjunto de estados y transiciones por los que una tarea en particular se mueve durante su ciclo de vida. Los flujos de trabajo representan los procesos dentro de organizaciones y equipos.

Con Jira, obtienes flujos de trabajo incorporados para facilitar las cosas. Estos flujos de trabajo constan de dos componentes:

  • Estados: los pasos que describen el estado de una tarea, como En Progreso, Pendiente y Cerrado. Los estados sirven como "zonas de caída" para las tarjetas en un tablero.
  • Transiciones: un enlace unidireccional entre estados. Esto es cómo se mueve una tarea entre estados, como Esperando Soporte o Esperando al Cliente.

También encontrarás flujos de trabajo activos e inactivos. Un flujo de trabajo inactivo es aquel que no está siendo utilizado por un proyecto en ese momento, y un flujo de trabajo activo es aquel que se está utilizando actualmente.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto
Índice de Contenido
  1. Lo que necesitarás para crear un Flujo de Trabajo en Jira
  2. Cómo crear un Flujo de Trabajo

Lo que necesitarás para crear un Flujo de Trabajo en Jira

Para crear un Flujo de Trabajo en Jira, necesitarás una cuenta válida de Jira. Eso es todo: puedes crear flujos de trabajo en el plan gratuito.

Cómo crear un Flujo de Trabajo

Inicia sesión en tu cuenta de Jira Software y haz clic en el icono de engranaje en la esquina superior derecha. En la página resultante, haz clic en "Flujos de trabajo" en la barra lateral izquierda (Figura A).

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En la página resultante, haz clic en "Agregar flujo de trabajo" en la esquina superior derecha y selecciona "Importar desde el Marketplace". Vamos por esta ruta simplemente porque es mucho más fácil entender cómo funcionan realmente los flujos de trabajo. Una vez que le hayas cogido el truco, podrás comenzar a construir flujos de trabajo personalizados que se ajusten perfectamente a tu proyecto.

En el Marketplace de Flujos de Trabajo, puedes buscar un flujo de trabajo específico o desplazarte por la lista para encontrar uno que se ajuste a tus necesidades.

Digamos que quieres usar el Flujo de Trabajo del Tablero Cross-Project, que facilita la gestión de problemas de múltiples proyectos en un solo tablero kanban. Para eso, haz clic en "Seleccionar" (Figura B).

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En la siguiente pantalla, da un nombre al flujo de trabajo y haz clic en "Siguiente" (Figura C).

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Aquí es donde tuve algunos problemas. Después de nombrar tu flujo de trabajo y hacer clic en "Siguiente", si ves un error que dice que el "asistente de importación debe reiniciarse", entonces debes buscar un flujo de trabajo de manera que sea la única entrada visible.

En este caso, en el campo de búsqueda escribirías "Cross-Project Board". Cuando aparezca la entrada, haz clic en "Seleccionar".

Si ese error sigue mostrándose, la única opción es crear un flujo de trabajo desde cero. Para hacer eso, vuelve a la pantalla de Flujos de Trabajo, haz clic en el menú desplegable de Flujos de Trabajo y selecciona "Crear nuevo". En la primera ventana, da un nombre/descripción al flujo de trabajo y haz clic en "Agregar" (Figura D).

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Haz clic en "Agregar" y estarás en el diseñador de flujos de trabajo, donde agregarás estados y transiciones. Haz clic en "Agregar estado" y, en el diálogo resultante, selecciona un estado del menú desplegable y haz clic en "Agregar" (Figura E).

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Ahora que tienes un nuevo estado creado, haz clic en un punto en el estado "ABIERTO" y luego arrástralo hasta el nuevo estado (Figura F).

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Esto abrirá el diálogo de creación de la transición, donde debes completar los detalles necesarios (Figura G).

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Asegúrate de seleccionar "Nueva transición" y luego selecciona un estado de origen, estado de destino, nombre, descripción opcional y pantalla opcional. Luego haz clic en "Agregar".

En su mayor parte, crear una transición es autodescriptivo. Lo único que quizás no entiendas es la opción de pantalla. Estas son pantallas intermedias del flujo de trabajo que se pueden usar para recolectar información adicional del usuario. Por ejemplo, los usuarios pueden ver una pantalla para seleccionar una resolución para un problema cuando se resuelve. Hay muchas pantallas integradas.

Agrega un nuevo estado y conéctalo con una transición. Sigue haciendo esto hasta que tengas tu flujo de trabajo completo. A medida que trabajas, puedes hacer clic en cualquier transición y agregar más opciones (Figura H).

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Un aspecto bastante frustrante de esto es la publicación de un borrador de flujo de trabajo. Este ha sido un error en el sistema durante bastante tiempo y aún no se ha resuelto. Para publicar tu flujo de trabajo, debes hacer una copia del flujo de trabajo, editarlo, volver a los flujos de trabajo y agregar el nuevo flujo de trabajo a tu lista en un proyecto específico. Es complicado. Esperemos que Jira simplifique el proceso pronto.

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