Airtable vs. Notion: Cuál es la mejor herramienta para tu negocio

Ambas Airtable y Notion ofrecen una combinación única de características de productividad, razón por la cual no tienen competidores que puedan reproducir exactamente lo que hacen. Airtable y Notion tampoco se superponen tanto como podrías pensar, aunque ambos se pueden utilizar para la gestión de proyectos. En esta guía, compararemos y contrastaremos tanto Airtable como Notion para ayudarte a determinar cuál puede ser la mejor opción para tu negocio.

¿Qué es Airtable?

Airtable es una herramienta de colaboración basada en la nube que permite a los equipos construir sus propias aplicaciones personalizadas de baja codificación y crear y compartir bases de datos relacionales. Airtable se puede acceder a través del navegador web, aplicaciones de escritorio para Windows y Mac, o aplicaciones móviles para iOS y Android.

¿Qué es Notion?

Notion es una aplicación de productividad que te permite realizar seguimiento de proyectos y crear y organizar notas. Se puede acceder a través de un navegador web, aplicaciones de escritorio para Windows y Mac, o aplicaciones móviles para iOS y Android. Notion también ofrece un widget para iPhone y Android, por lo que puedes acceder a él directamente desde tu pantalla de inicio.

Tabla de comparación: Airtable vs. Notion

Precios de Airtable y Notion

Precios de Airtable

Airtable ofrece cuatro planes de precios diferentes para adaptarse a una variedad de presupuestos, desde usuarios individuales hasta grandes empresas:

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

• Gratis: Este plan gratuito de manera permanente cubre hasta cinco editores o creadores y ofrece bases de datos ilimitadas (también conocidas como proyectos).
• Plus: Este plan cuesta $10 por usuario al mes, facturado anualmente, y ofrece una revisión y un historial de instantáneas de seis meses, así como sincronización automática de tablas.
• Pro: Este plan cuesta $25 por usuario al mes, facturado anualmente, y ofrece vistas de Gantt y de línea de tiempo, así como permisos de interfaz granulares.
• Enterprise: Este plan requiere una cotización de precios personalizada por parte de Airtable e incluye funciones adicionales, como espacios de trabajo ilimitados y extensiones ilimitadas.

Precios de Notion

Notion también ofrece cuatro niveles de precios diferentes. Son los siguientes:

• Gratis: Este plan gratuito de manera permanente te permite invitar hasta 10 invitados y subir archivos de hasta 5 MB.
• Plus: Este plan cuesta $8 por usuario al mes, facturado anualmente. Te permite invitar hasta 100 invitados y ofrece bloques y subidas de archivos ilimitados.
• Negocio: Este plan cuesta $15 por usuario al mes, facturado anualmente. Te permite invitar hasta 250 invitados y ofrece inicio de sesión único SAML y análisis avanzados de páginas.
• Enterprise: Este plan requiere una cotización de precios personalizada por parte de Notion e incluye funciones adicionales, como espacios de trabajo ilimitados y extensiones ilimitadas.

También puedes optar por agregar la función opcional de IA de Notion a cualquier plan de pago por $8 por usuario al mes, facturado anualmente. La función de IA de Notion se puede utilizar para generar resúmenes, reescribir documentos y explorar ideas.

Comparación de características: Airtable vs. Notion

Gestión de datos y notas

Como mencionamos anteriormente, Airtable es una aplicación de gestión de bases de datos relacionales, lo que significa que ofrece una solución flexible para crear y almacenar datos. En Airtable, puedes crear una base (abreviatura de base de datos) y una tabla, y luego llenar la tabla con registros (también conocidos como registros). Después de eso, puedes organizar los datos en campos, crear vistas personalizadas de los datos y conectar registros vinculados a tus datos. Utiliza el Diseñador de interfaz y las plantillas para personalizar la apariencia y funcionalidad de tu base.

Si estás buscando una gran mejora en comparación con Excel o Google Sheets, Airtable puede ser la solución que has estado buscando. Airtable se puede utilizar solo para la gestión de notas, pero esa aplicación está destinada a hacer mucho más que eso, razón por la cual la nombramos como una de las mejores herramientas de gestión de proyectos para pequeñas empresas. Sin embargo, es posible que te frustres por su complejidad si buscas una herramienta más sencilla para la gestión de proyectos y notas.

Notion comenzó como una aplicación de notas y, como tal, es una excelente solución para crear y organizar documentos basados en texto. En Notion, puedes elegir entre más de 50 tipos de bloques de contenido y ensamblarlos en una página bien organizada. Luego, puedes centralizar los documentos en un wiki personal o de equipo (ver Figura A) para mantenerlos organizados en una jerarquía lógica.

Figura A

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Estas características de gestión de notas son la razón por la cual es posible que veas a Notion comparado con aplicaciones como Evernote, aunque Notion te permite hacer mucho más que simplemente crear notas. Si bien Notion es una gran solución para este tipo de creación y gestión de documentos, carece de las capacidades más sofisticadas de gestión de datos de Airtable, por lo que no se puede hacer una comparación directa.

Plantillas y vistas de proyectos

Al seleccionar la plantilla predeterminada de seguimiento de proyectos (Figura B), Airtable creará automáticamente una base y la llenará con datos de muestra para ayudarte a empezar. También hay 20 plantillas adicionales de gestión de proyectos entre las que puedes elegir si la predeterminada no se ajusta a tus necesidades, aunque es significativamente menos que Notion y otros competidores. Las cuentas gratuitas vienen con vistas de cuadrícula, calendario, formulario y Kanban. Tendrás que actualizar a una cuenta Pro si deseas vistas de diagrama de Gantt o línea de tiempo, lo cual es una pequeña desventaja.

Figura B

Mientras tanto, Notion ofrece 560 plantillas de gestión de proyectos de las que puedes aprovechar, por lo que tendrás que construir mucho menos desde cero. Las vistas de proyectos incluyen Kanban, calendario, líneas de tiempo (también conocidas como diagramas de Gantt, ver Figura C) y tabla (también conocida como vista de cuadrícula). Si has utilizado Trello o Asana, la interfaz de Notion te resultará familiar, aunque es más minimalista y tiene menos color y más espacio en blanco que estas alternativas.

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Figura C

Funcionalidades de gestión de proyectos

Airtable y Notion ofrecen la mayoría de las funcionalidades fundamentales de gestión de tareas que esperarías, pero no son tan completas como herramientas de gestión de proyectos potentes como monday y ClickUp. Tanto Airtable como Notion te permiten compartir un proyecto con tus compañeros de equipo, asignar una tarea a ti mismo o a otra persona, y establecer fechas límite para las tareas. También puedes subir archivos en cada herramienta, aunque es más fácil hacerlo en Notion, que permite subidas directas. En Airtable, debes crear un campo de adjunto antes de subir el documento deseado, lo que agrega un paso adicional al proceso.

Figura D

Dado que es menos complejo, Notion tiene una curva de aprendizaje más pequeña que Airtable, razón por la cual lo incluimos en nuestra lista de las mejores herramientas de gestión de proyectos para startups. Desafortunadamente, Notion no ofrece algunas características críticas de gestión de proyectos que sí ofrecen los principales competidores, incluso en sus planes de pago de nivel superior. La omisión más notable es el seguimiento de tiempo nativo, aunque la plataforma ofrece plantillas de seguimiento de tiempo preconstruidas como solución alternativa. Algunos usuarios también informan que el software puede volverse tedioso de usar si estás gestionando múltiples proyectos o proyectos realmente complejos, por lo que no es necesariamente la mejor opción para usuarios avanzados o empresas.

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Colaboración en equipo

Tanto Airtable como Notion te permiten comentar sobre elementos (Figura E), etiquetar colegas en mensajes y responder a comentarios directamente en la herramienta. Sin embargo, Airtable no permite a los usuarios reaccionar a los comentarios con emojis como un pulgar hacia arriba o una cara sonriente, lo cual es una función que la mayoría de los demás software de gestión de proyectos empresariales ofrecen. Esto significa que deberás dejar una respuesta cada vez que quieras reconocer el comentario de un compañero de trabajo, lo cual puede resultar molesto según los usuarios. Notion ofrece reacciones con emojis, lo cual es una gran ventaja.

Figura E

Además, ninguna de las plataformas ofrece mensajería directa como Asana o una opción de chat de video nativa como Teamwork. Si bien estas características adicionales no son tan comunes como las reacciones con emojis, igual son útiles si buscas una herramienta de gestión de proyectos todo en uno. Si deseas tener una discusión prolongada, especialmente una que no esté directamente relacionada con una tarea en particular, deberás usar otro software como Slack o Zoom.

Ventajas y desventajas de Airtable

Ventajas de Airtable

• Plataforma altamente personalizable y flexible que va más allá de la gestión de proyectos.
• Herramienta de diseño de interfaz muy detallada.
• Actualizaciones de datos en tiempo real que permiten la colaboración en equipo.
• Se integra con muchas aplicaciones diferentes.

Desventajas de Airtable

• Debes pagar por un plan Pro para obtener diagramas de Gantt y vistas de línea de tiempo.
• Curva de aprendizaje pronunciada debido a todas las características.
• No es tan potente como el software de hojas de cálculo dedicado.
• La interfaz compleja puede hacer que sea innecesariamente complicado agregar información.

Ventajas y desventajas de Notion

Ventajas de Notion

• Excelentes capacidades de toma de notas.
• Diseño altamente personalizable.
• Curva de aprendizaje más pequeña, especialmente en comparación con Airtable.
• Más económico que algunos competidores.

Desventajas de Notion

• No hay diagramas de Gantt disponibles.
• Puede volverse engorroso a medida que creas más proyectos.
• No puede igualar las capacidades de gestión de bases de datos de Airtable.
• Podría tener más características de seguridad.

Metodología de revisión

Para comparar Notion y Airtable, nos registramos en cuentas gratuitas y consultamos videos de demostración, documentación del producto, opiniones de usuarios y foros de recursos comunitarios. Consideramos factores como precios, diseño de interfaz, facilidad de uso e integraciones, así como características como vistas de proyectos, gestión de tareas, colaboración en equipo y plantillas de proyectos.

¿Debería tu organización utilizar Airtable o Notion?

Si principalmente deseas gestionar datos y construir aplicaciones de equipo de baja codificación en un solo sistema, Airtable es la elección correcta para ti. Si bien sus bases de datos tienen formato de hojas de cálculo, puedes utilizar la herramienta para hacer mucho más que realizar fórmulas o planificar proyectos, como recopilar opiniones de los clientes y realizar un seguimiento de las ventas, por ejemplo. De hecho, algunos equipos eligen utilizar Airtable para sus necesidades de gestión de datos y una aplicación diferente para sus necesidades de gestión de proyectos, ya que Airtable no ofrece tantas plantillas de gestión de proyectos.

¡Detén el avance del alcance antes de que comience!

Por otro lado, Notion es más adecuado para la gestión de notas y la creación de wikis para uso interno y externo. También ofrece más características y plantillas de gestión de proyectos que Airtable, aunque no llega al nivel de herramientas de gestión de proyectos más robustas como monday work management. Esta combinación de notas y gestión de proyectos lo hace especialmente adecuado para creadores de contenido, departamentos de marketing y otros equipos que trabajan principalmente con texto. De hecho, puedes integrar Notion y Airtable utilizando Zapier, por lo que si ambos te parecen útiles por diferentes razones, no tendrás que elegir entre ellos.

¿Todavía no estás seguro de si Airtable o Notion es la herramienta de productividad adecuada para tu equipo? Consulta nuestra lista de las 10 mejores herramientas y software de gestión de proyectos para 2023 para ver qué otras plataformas recomendamos.

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