Qué es una revisión de 360 grados y cómo implementarla en tu empresa

Una revisión de 360 grados es un proceso que evalúa el desempeño de un empleado no solo desde la perspectiva de su supervisor, sino también desde la de sus subordinados, compañeros y otros colaboradores. A diferencia de una evaluación de desempeño convencional, que se centra únicamente en el rendimiento del empleado, una revisión de 360 grados busca analizar cómo el empleado logra sus resultados. Esta evaluación identifica áreas de desarrollo personal y de gestión.

Familiarízate con el proceso de revisión de 360 grados

• La gerencia determina quién recibirá la revisión. Para evitar sobrecargar a los empleados y permitir una evaluación exhaustiva, se recomienda que cada persona pase por el proceso de revisión de manera individual.
• Los subordinados, compañeros y supervisores/gerentes del empleado que será evaluado completan un cuestionario de forma anónima. Las preguntas del cuestionario evalúan diferentes aspectos del desempeño del empleado y permiten agregar comentarios adicionales para respaldar la evaluación.
• Una vez que se han completado los cuestionarios, se recopilan los resultados. Se calculan los puntajes promedio y se consolidan los comentarios. Luego, los resultados se organizan en un informe que puede ser revisado por el gerente del empleado evaluado.
• El gerente y el empleado revisan los resultados juntos. A medida que avanzan en los informes, identifican áreas de mejora.
• Se le da al empleado un período de tiempo para desarrollar un plan de acción que aborde las áreas de mejora identificadas.
• El empleado y el gerente se reúnen nuevamente para finalizar el plan de acción. El objetivo es tener un plan claro en el que ambos estén de acuerdo, que incluya metas y objetivos aplicables y un plazo razonable para su cumplimiento.
• Una vez que el plan está implementado, el empleado comienza a llevarlo a cabo. El gerente supervisa el proceso para asegurarse de que se esté completando y ofrece asistencia cuando sea necesario.

Después de un período de tiempo (generalmente de seis meses a un año), se repite el proceso de revisión. Los resultados se comparan con la revisión anterior y se identifican las áreas de crecimiento exitosas y las áreas que aún representan un desafío.

Determina cómo se administrará el proceso

Existen dos formas de administrar un proceso de revisión de 360 grados: contratar una empresa externa especializada en administrar estos programas o hacerlo internamente. La primera opción tiende a tener un costo más elevado, mientras que la segunda requiere más recursos internos.

Contratar una empresa externa

Las empresas de consultoría externas, como Greycoast, pueden brindar la experiencia necesaria para establecer un proceso de revisión que muchas compañías no poseen. Aunque los costos iniciales pueden parecer altos, estos pueden justificarse rápidamente.

Según Pillar, cuando una empresa decide implementar un proceso de revisión de 360 grados, debe decidir si creará su propio método administrativo o utilizará una solución preempaquetada. El uso de una solución preempaquetada, como el software CheckPoint disponible en The Greycoast Consulting Group, reduce los costos asociados con el desarrollo de métodos propios para recopilar y rastrear la información. Un buen software puede analizar los datos recopilados y producir los informes necesarios en aproximadamente una hora.

Pillar afirma que, en su experiencia, las empresas externas que brindan soluciones preempaquetadas también ayudan a generar confianza por parte de los empleados en el proceso de revisión. Los empleados generalmente se sienten más cómodos cuando saben que alguien externo a la organización manejará su información confidencial. Esto fomenta la participación abierta y honesta durante la revisión.

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Hazlo tú mismo

"Sarah", directora de una empresa manufacturera de tamaño mediano, tuvo su primera experiencia con las revisiones de 360 grados cuando el departamento de recursos humanos de su empresa decidió probar el proceso y ella fue seleccionada como caso de prueba. Después de completar su revisión, el departamento de recursos humanos determinó que el proceso de revisión de 360 grados no se adaptaba bien a sus procedimientos de revisión establecidos, por lo que no se implementó a gran escala. Sin embargo, el director de tecnología de Sarah encontró útil el proceso y decidió implementarlo en el departamento de tecnología.

Dado que Sarah era la única persona en el departamento que tenía experiencia con el proceso de revisión, el director de tecnología le asignó la responsabilidad de implementarlo. Basándose en su conocimiento del proceso y la asesoría de consultores externos, Sarah logró establecer un buen proceso.

Aunque el director de tecnología estaba satisfecho con sus esfuerzos, le informó a Sarah que el departamento no tenía los fondos para contratar a una empresa externa para administrar el proceso. Por lo tanto, la responsabilidad de administrar y mantener el proceso también recaía sobre ella.

Una de las dificultades que Sarah encontró al establecer el proceso fue la recopilación y análisis de datos. Debido a su falta de experiencia en el análisis de encuestas, y debido al tiempo necesario para realizar un análisis adecuado, el proceso de Sarah se limitaba a consolidar la información sin profundizar en su análisis.

Sarah afirma: "Hacemos poco análisis, en su mayoría solo informamos lo que se registró". Incluso sin este análisis, el proceso conlleva una cantidad considerable de tiempo y gastos generales. Según las estimaciones de Sarah, en su empresa se necesitan aproximadamente 20 horas para recopilar retroalimentación, consolidar y analizar datos, y revisar cada persona evaluada: "Estimo que nuestros costos internos son aproximadamente el doble de los costos de utilizar una agencia externa".

Prepara al equipo

El éxito del proceso de revisión de 360 grados depende de la participación de los empleados. Si no puedes lograr que los compañeros, subordinados y líderes de la persona evaluada realicen una evaluación justa, honesta y objetiva, el proceso carecerá de valor.

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"Si impones este proceso a tus empleados, te traerá consecuencias negativas", advierte Pillar.

Para comenzar la implementación, se deben realizar reuniones de equipo en las que se explique todo el proceso. Todos los empleados deben comprender cómo funciona el proceso.

Debes asegurarles que los resultados se mantendrán confidenciales. Explica que el proceso se basa en comentarios por escrito que brinden una evaluación honesta del empleado. Estos comentarios proporcionan detalles que ilustran cómo los empleados deben modificar su comportamiento. Si los empleados no confían en la confidencialidad de la encuesta, se abstendrán de proporcionar comentarios sinceros.

También debes aclarar el papel de la revisión de 360 grados dentro del trabajo de los empleados. Debes distinguir entre este tipo de revisión y una evaluación de desempeño. Todos deben comprender que una revisión de 360 grados es una herramienta para el desarrollo personal y profesional.

Las personas suelen sentirse nerviosas ante los cambios, así que enfócate en los aspectos positivos. "Poder comprender cómo los demás te perciben te brinda información muy valiosa", dice Dave, gerente de comunicaciones y capacitación en la organización tecnológica de Sarah. "Descubrí que podía entender mejor mis desafíos y lograr avances en algunos grupos".

En una ocasión, Dave descubrió que "el enfoque de liderazgo que estaba utilizando con un grupo no funcionaba, así que hice cambios". Dave tenía dificultades para lograr que uno de sus grupos de proyecto completara sus tareas. La revisión de 360 grados mostró que los miembros del equipo sentían que él no participaba en su trabajo y necesitaban una orientación más directa. Utilizando esta retroalimentación, Dave se involucró más con el grupo y los asesoró más directamente en su trabajo. Como resultado, el grupo de trabajo fue más feliz y más efectivo.

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Alinea las mediciones con la organización

Para que el proceso de revisión de 360 grados tenga valor para la empresa y para que los empleados vean su importancia para la organización, los criterios de evaluación deben estar relacionados con los objetivos y metas comerciales.

Al configurar el proceso de revisión, define las categorías de comportamiento que deseas medir. Es importante que lo que midas sea consistente con lo que has medido en el pasado. Esto ayuda a que los empleados se sientan cómodos con el proceso y le da credibilidad. Los criterios que midas deben estar vinculados a los objetivos y metas del departamento, que a su vez deben relacionarse con los objetivos y metas de la empresa.

En el caso de Sarah, su organización ya medía a las personas en liderazgo, comunicación y trabajo en equipo. Estos se convirtieron en categorías principales para el proceso de 360 grados. Sarah desarrolló subcategorías y preguntas para medir la efectividad de cada persona en estas áreas. Además, creó una categoría específica del puesto de trabajo que incluía preguntas relacionadas con las descripciones de trabajo respectivas.

Cuanto más claramente puedas alinear tus mediciones con los objetivos de la empresa, más los empleados valorarán el proceso. Además, permitirá a los empleados evaluados comprender el valor que aportan a la empresa.

Configura un software

Ya sea que administres el proceso tú mismo o lo haga un tercero, tiene sentido utilizar una aplicación de software para recopilar la información necesaria. Si el software también permite analizar la información y generar informes, tu tarea será aún más sencilla.

En el caso de Sarah, el departamento de recursos humanos llevó a cabo una prueba piloto del proceso de revisión de 360 grados con la ayuda de un consultor externo que utilizó un software probado. Cuando Sarah asumió el proceso para el grupo de tecnología, utilizó las preguntas del producto de terceros como base para la aplicación personalizada de la empresa. Esta fue una buena base y permitió que la organización estableciera una aplicación personalizada con una interfaz web que ahora es utilizada por los empleados en toda la organización. Desafortunadamente, solo recopila datos y no realiza análisis ni informes. Uno de los mayores desafíos que enfrenta la organización de Sarah es lidiar con el volumen masivo de información que se recopila de las encuestas.

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Para muchas empresas, utilizar un paquete más completo resulta más atractivo. La configuración solo toma uno o dos días y el paquete típicamente se instala en un servidor con una interfaz web. Si un tercero administra el proceso, a menudo alojarán el software junto con tus personalizaciones. Una vez que se configura el sistema, puedes establecer una serie de preguntas personalizadas según tu organización, contar con capacidades completas de análisis y acceder a informes significativos. Como se mencionó anteriormente, debes hacer que tus mediciones sean aplicables a tu negocio vinculándolas directamente a los objetivos de la empresa. Una vez que establezcas tus mediciones, puedes diseñar una serie de preguntas que engloben el tipo de información que necesitas.

Capacita a todos los involucrados

El aspecto más importante del proceso de revisión de 360 grados es la capacitación de los participantes. Si las personas no saben qué se espera de ellas y cómo hacerlo, el proceso nunca será exitoso. Se deben realizar tres tipos de capacitación: capacitación en encuestas, capacitación para la gerencia y capacitación para los empleados.

Capacitación en encuestas: consiste en explicar a todos cómo deben completar la encuesta sobre la persona que se está evaluando. Todos deben comprender la importancia de la encuesta, los tipos de preguntas, el hecho de que los comentarios son imperativos para el éxito de la revisión y, una vez más, deben sentirse seguros de que sus comentarios se mantendrán en anonimato.

Capacitación para la gerencia: es necesaria para garantizar que el proceso tenga el efecto deseado en el empleado evaluado. La información crítica entregada de manera incorrecta puede tener un efecto adverso. En lugar de ser una herramienta para mejorar, una revisión mal entregada puede generar ira y resentimiento. Esto puede resultar en tensiones aumentadas y una disminución del trabajo en equipo. Los gerentes y supervisores que brinden los resultados de una revisión de 360 grados a los empleados deben recibir capacitación sobre cómo realizarla correctamente.

Capacitación para los empleados: ayudará a los trabajadores a aceptar la información con la mente abierta y a actuar en base a la información que recibieron. Después de todo, el motivo de utilizar el proceso de revisión es ayudar a los empleados a mejorar; deben aprender a desarrollar un plan de acción que mejore los aspectos positivos de su rendimiento y sus interacciones.

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Administra las revisiones

Una vez que hayas establecido el proceso y capacitado a todos, el próximo paso es comenzar a realizar las revisiones. Comienza seleccionando a una persona y llevándola a través de todo el proceso. Elige a alguien que tenga una mentalidad abierta y esté dispuesto a utilizar la información de la revisión de manera positiva. La mejor manera de promocionar el proceso es que todos vean cómo tiene un efecto positivo en el entorno laboral.

Repite el proceso con una persona similar de otro grupo de trabajo. Esto involucra a más personas en el proceso de revisión y ayuda a todos a sentirse más cómodos con él.

A medida que el proceso demuestre su eficacia, puedes realizar revisiones con mayor frecuencia según lo permita tu carga de trabajo.

La clave del éxito está en la preparación

El valor que tú y tu organización pueden obtener del proceso de revisión de 360 grados es considerable, pero debes invertir tiempo y dinero al principio para asegurarte de que se establezca correctamente y debes seguir apoyándolo durante su implementación. A largo plazo, tu empresa se beneficiará al contar con empleados que continuamente mejoran su comportamiento porque confían en la retroalimentación que reciben.

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