Las 5 fases principales de la gestión de proyectos para el éxito del equipo
Cuando se planifica y ejecuta un proyecto, muchas cosas pueden salir mal. El éxito en la gestión de proyectos es más probable si tu equipo sigue una estructura determinada.
Al adherirse a las siguientes cinco fases principales de la gestión de proyectos, ayuda a los miembros del equipo a mantenerse enfocados y completar los procedimientos de la manera más rápida y eficiente. Estas fases de PM también pueden salvar a tu organización de cometer errores en el proyecto, como establecer expectativas poco realistas.
Fase 1: Concepción e iniciación del proyecto
La primera fase de la gestión de proyectos abarca todas las tareas necesarias para determinar el propósito de tu proyecto y la mejor manera de lograr los objetivos del mismo.
Determinar los objetivos del proyecto
Durante esta parte de la fase uno, conviertes la idea del proyecto en un plan. Para comenzar, debes determinar qué quieres lograr al ejecutar el proyecto. Haz preguntas como "¿por qué se debe completar este proyecto?" y "¿qué propósito servirá este proyecto en última instancia?"
Después de identificar objetivos significativos, será más fácil unificar los motivos y esfuerzos de cada persona involucrada en el proyecto. Esto también te ayudará a desarrollar tu carta de proyecto.
Desarrollar la carta del proyecto
Este documento sirve como una forma formal de definir el proyecto. La carta contiene los detalles esenciales del proyecto, que incluyen objetivos, alcance, criterios de éxito, hitos, planes presupuestarios, cronograma esperado y detalles sobre la ejecución.
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Los interesados son todas las personas involucradas en el apoyo al proyecto. Necesitas listar a cada interesado del proyecto en otro documento llamado registro de interesados; debe contener información sobre cada interesado, como su rol, grupo y organización.
Fase 2: Definición y planificación del proyecto
Después de que se aprueba la carta del proyecto, se puede comenzar con la etapa de definición y planificación del proyecto. Esta fase debería ayudar a tu equipo a tener una mejor idea del alcance del proyecto y las acciones involucradas en su ejecución.
Elaborar un plan de proyecto
El plan de proyecto es el entregable más importante en esta fase; debe contener el cronograma, los requisitos técnicos, los plazos, las acciones, las dependencias de las tareas y el esfuerzo y la duración estimados del proyecto.
Otros entregables y documentos involucrados en esta fase pueden incluir los siguientes, según los procedimientos de tu organización.
- Plan de asignación de recursos: Debe consistir en un horario de disponibilidad de los miembros del equipo del proyecto a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
- Plan de gestión de comunicaciones: Esto ayuda a establecer procesos para colaborar y comunicarse con los interesados.
- Desglose del trabajo: Debe ser un gráfico detallado o una lista de los entregables de un proyecto y cómo se desglosan en entregables más pequeños.
- Lista de requisitos: Debe enumerar los requisitos comerciales y técnicos necesarios para llevar a cabo el proyecto.
Crear un presupuesto de proyecto
La planificación de un presupuesto es crucial para garantizar el éxito del plan de proyecto. Los miembros del equipo deben crear el diseño del proyecto y la lista de tareas, y estimar el presupuesto en función del esfuerzo, los recursos y el tiempo necesarios para completar.
Identificar roles y responsabilidades
Debes evaluar las fortalezas y capacidades de los miembros del equipo para asignar los roles y responsabilidades de cada persona.
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Tu equipo comienza a llevar a cabo las tareas y alcanzar los objetivos del proyecto según lo planeado en las dos primeras fases.
Gestionar los recursos del proyecto
Deberás encargarte de organizar las tareas y los recursos involucrados en la ejecución del proyecto; esto incluye formas de mantener a todos en la misma página mediante el establecimiento de flujos de trabajo, seguimiento de recursos y aseguramiento de la calidad del trabajo y el progreso del equipo del proyecto.
Colaborar según sea necesario
Los miembros del equipo deben actualizar y colaborar con cada interesado en el proyecto; esto puede implicar crear y proporcionar documentación para las órdenes de trabajo.
Adaptarse a los desafíos del proyecto
Eres responsable de garantizar que el trabajo continúe, incluso si surgen problemas. Es posible que debas implementar y gestionar ajustes al plan del proyecto para que las operaciones se desarrollen sin problemas.
Usar herramientas de software
Las herramientas de software de gestión de proyectos pueden ser útiles para administrar los flujos de trabajo de los miembros del equipo, apoyar los esfuerzos de colaboración, realizar seguimiento de la disponibilidad de recursos y centralizar la información del proyecto. Por ejemplo, soluciones como monday.com y Smartsheet admiten los esfuerzos de colaboración al permitir que los participantes hagan comentarios y se comuniquen sobre las tareas de trabajo.
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Debes monitorear los aspectos del proyecto para determinar el progreso del equipo y respaldar su éxito de acuerdo con el plan.
Controlar los esfuerzos, recursos y costos
Todo tu equipo debe hacer un seguimiento del esfuerzo, los recursos y los costos utilizados en todo el proyecto. Registrar estos detalles puede ayudarte a determinar si los miembros del equipo están cumpliendo con las expectativas y asegurarte de que sigan el presupuesto y el cronograma del proyecto.
Hacer un seguimiento del progreso del equipo del proyecto
Puedes utilizar indicadores clave de desempeño y factores críticos de éxito para medir y revisar el progreso del proyecto. El software de gestión de proyectos también puede facilitar el seguimiento del progreso y la productividad del equipo. Soluciones de software de gestión de proyectos como Jira y Teamwork ayudan a los equipos a mantenerse en el camino correcto a lo largo del ciclo de vida del proyecto con funciones de gestión de carga de trabajo que muestran las acciones de los miembros del equipo en relación con una escala de tiempo.
Realizar acciones de acuerdo con el plan del proyecto
Debes ser proactivo al identificar problemas con el plan del proyecto o las operaciones. Al detectar problemas o posibles problemas temprano, puedes desarrollar un plan de mitigación y revisar los procesos del plan del proyecto para abordar la preocupación. Estar al tanto de los problemas del plan del proyecto también puede ser útil si se necesitan recursos y/o tiempo adicionales, y puedes comunicar estos detalles a los interesados pertinentes según sea necesario.
Fase 5: Cierre del proyecto
Dentro de esta fase final del proceso de gestión de proyectos, se completan todas las actividades del proceso.
Completar las tareas y documentación de cierre
Debes comunicar el estado final a todos los interesados pertinentes durante la conclusión del proyecto. Los participantes e interesados también deben estar al tanto de cualquier acción continua relevante para su papel en este proyecto.
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Presentar los entregables finales del proyecto de cierre
El cierre del proyecto puede requerir la presentación de más entregables. La documentación necesaria para esta fase puede depender de por qué se produjo el cierre del proyecto; el cierre puede deberse a la finalización, terminación, cancelación o transferencia del proyecto.
Evaluar los resultados del proyecto y la reflexión
Siempre es una buena idea que los equipos de proyectos tengan una reunión de reflexión después de que finaliza un proyecto; esta retrospectiva permite a los equipos discutir sus éxitos y áreas que representaron desafíos durante todo el proyecto. Además, los equipos deben revisar todo el proyecto y crear un informe detallado con datos e información sobre el mismo para almacenarlo como referencia futura.
Por ejemplo, supongamos que la organización enfrenta desafíos de entrega tardía de recursos durante su proyecto, lo que hace que se retrasen. En este caso, la organización puede referirse a esta experiencia al ajustar sus planes de proyectos futuros programando más tiempo para adquirir recursos del proyecto.
Esta reunión de revisión puede ayudar a los equipos de proyectos a garantizar una mejora continua en sus futuros procesos de proyectos. Además, mantener documentación sobre el proyecto puede proporcionar ideas sobre las mejores prácticas para proyectos futuros que se pueden consultar a medida que pasa el tiempo.
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