Cómo los CIOs pueden proteger sus presupuestos de TI y mejorar las decisiones de gasto tecnológico

Los directores de información (CIO, por sus siglas en inglés) a menudo se enfrentan con la tarea de reducir rápidamente el gasto en TI. Esto puede deberse a eventos externos como la volatilidad del mercado o en respuesta a problemas internos, incluyendo cambios a nivel corporativo, la necesidad de cambiar el gasto en otro lugar o el bajo rendimiento del negocio. Con frecuencia, el consejo de administración o el equipo directivo mandan recortes en el gasto de servicios de TI sin tomar en cuenta el daño que esto puede causar al negocio.

Motivar informando sobre el gasto tecnológico basado en datos de rendimiento

Una de las acciones más poderosas que un CIO puede tomar es presentar una visión empresarial del gasto en TI, capacitando a los ejecutivos para ver la relación entre el gasto y los resultados. Por ejemplo, es menos probable que se recorten los gastos en gestión de relaciones con los clientes cuando estas plataformas están respaldando el crecimiento de ventas. El impulso del CIO para mejorar los resultados comerciales es la mejor protección contra los recortes en el gasto tecnológico.

Genera informes que muestren la participación de cada unidad de negocio en el gasto de TI medido contra indicadores clave de rendimiento. Por ejemplo, un proveedor de atención médica podría mostrar el gasto en TI en varios hospitales regionales en comparación con métricas de calidad de vida en cada ubicación.

Utiliza esta información de rendimiento para desafiar las percepciones erróneas sobre el gasto en TI y los resultados comerciales entre los ejecutivos, consejos de administración, inversores y organismos de financiamiento. Convierte a los ejecutivos empresariales en defensores de la tecnología mostrándoles lo que está en juego si se reduce el gasto en TI. Esto ayudará a motivar a los líderes empresariales a ver la tecnología como una inversión a proteger, no como un costo a reducir.

Evitar recortes de gasto que generen falsas economías

Muchas organizaciones de TI se enfocan en métricas de inversiones en nuevas tecnologías, pasando por alto las operaciones continuas de TI. Esto puede perpetuar la peligrosa ilusión de que se puede reducir el gasto en operaciones tecnológicas sin consecuencias. Las organizaciones exitosas utilizan modelos de capacidades, flujos de valor o métricas de resultados para demostrar el valor empresarial más amplio del gasto en tecnología. Sin embargo, cuando se enfrenta a recortes inminentes en el gasto de TI, es posible que no haya tiempo para adoptar estas mejores prácticas.

Antes de realizar recortes, realiza una evaluación de riesgos con los interesados empresariales para identificar cómo las reducciones podrían dañar potencialmente el valor para el cliente o la resiliencia empresarial. Los CIO deben alertar a los ejecutivos para proteger a su empresa de recortes cortos de vista y excesivos que resulten en falsas economías, es decir, ahorros que terminan costándole más a la empresa.

Multiplicadores tecnológicos para un crecimiento sostenible

Los costos tecnológicos no desaparecen simplemente cuando se eliminan del presupuesto de TI. El recorte del gasto en TI simplemente traslada el problema, moviendo el gasto a unidades de negocio donde corre el riesgo de ser abastecido y administrado de manera menos eficiente, y generando deudas tecnológicas no atendidas.

Los CIO deben instruir a sus equipos para que lleven un registro de los costos tecnológicos que se trasladan fuera del presupuesto de TI. Pide a los interesados que identifiquen los servicios de TI que consideran que cuestan más de lo que valen. Mide el impacto comercial de recortar o retirar esos servicios de TI, y luego equilibra los riesgos de reducir o eliminar el servicio con el costo de la mitigación de riesgos para permitir que los interesados tomen decisiones informadas.

Involucrar a los ejecutivos empresariales para mejorar las decisiones de gasto en tecnología

Los CIO siempre deben consultar e informar a los interesados sobre los planes de gasto en TI, en lugar de tomar decisiones comerciales y aceptar riesgos en su nombre. Esto hace que los interesados empresariales sean defensores más efectivos del gasto en tecnología a nivel de consejo de administración.

Las unidades de negocio a veces desafían el gasto en tecnología y piden reducción de presupuesto debido a cargos arbitrarios contra los ingresos comerciales y modelos de costos demasiado complicados que no se ajustan al gasto real. Los CIO deben revisar los cargos recibidos por las unidades de negocio en función de lo que gastan en su nombre. Escucha activamente a los interesados empresariales y trabaja para resolver las objeciones al costo tecnológico, ya que es posible que solo estén objetando las prácticas contables, no el gasto real.

Los CIO también deben formar un equipo consultivo de expertos en tecnología, negocios y finanzas para enfocarse en áreas donde se considera que el gasto es desproporcionadamente alto o ineficiente. Una investigación detallada, imparcial y forense supera las percepciones erróneas, elimina la ineficiencia derrochadora y aplica la tecnología de manera más efectiva para aumentar el valor empresarial. Los CIO pueden resaltar estos resultados en informes estándar de gasto en tecnología para mostrar la defensa empresarial.

En situaciones de recorte de costos de emergencia, los CIO rara vez tienen suficiente tiempo para consultar y comprometer a los líderes empresariales. Sin embargo, los ejecutivos desinformados a menudo pierden más tiempo desafiando decisiones que no entienden. Los CIO deben proporcionar a los ejecutivos empresariales la información que necesitan para apelar de manera más elocuente y efectiva al CEO, al director financiero y al consejo de administración contra recortes perjudiciales.

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Stewart Buchanan es Vicepresidente de Analista en Gartner, enfocado en la economía de las tecnologías digitales en la empresa. Buchanan cuenta con experiencia en la gestión de la oferta y demanda a través de especialidades que incluyen la gestión de activos de TI y la recopilación de datos para respaldar el ciclo de vida de los costos de tecnología digital. Los analistas de Gartner están proporcionando análisis adicional sobre el gasto en TI y las tendencias de los CIO en el Gartner IT Symposium / Xpo 2022, que se llevará a cabo del 17 al 20 de octubre en Orlando, FL.

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