Qué es el software de nómina y cómo funciona

Los dueños de pequeñas empresas no tienen tiempo para dedicarse a la tediosa y consumidora tarea de hacer la nómina manualmente. En lugar de ingresar los datos de la nómina de forma manual, muchos dueños de negocios utilizan software de nómina basado en la nube que automatiza todos los aspectos de la nómina, desde pagar a los empleados mediante depósito directo hasta remitir los impuestos de nómina al IRS.

¿Qué es el software de nómina?

El software de nómina es una aplicación basada principalmente en la nube que calcula automáticamente las cantidades de los cheques de pago para empleados asalariados y por horas, incluyendo el total del cheque de pago, las deducciones de nómina (como primas de seguro médico e impuestos de nómina) y el monto neto del cheque de pago.

El software de nómina puede ser una solución de software independiente que se integra con otros sistemas de software empresarial como contabilidad o programas de recursos humanos. Alternativamente, puede ser un componente de un sistema de gestión de capital humano más amplio o una plataforma de software integral de nómina y recursos humanos que permite a las empresas gestionar todos los aspectos del ciclo de vida del empleado en una plataforma integrada.

Software de nómina de autoservicio

El software de nómina de autoservicio calcula las cantidades de los cheques de pago, incluyendo las deducciones del cheque de pago. Sin embargo, aunque el software de autoservicio generalmente paga a sus empleados mediante depósito directo u otros métodos de pago, el software no remitirá los impuestos de nómina al IRS (u otra agencia tributaria) en su nombre. El software puede calcular cuánto deducir, completar formularios fiscales prellenados y recordarle las fechas límite de presentación de impuestos trimestrales, pero no puede remitir impuestos o documentos por usted.

Software de nómina de servicio completo

El software de nómina de servicio completo incluye una administración tributaria integral, lo que significa que la empresa de software calculará los impuestos de nómina en función de la información del empleado que ingreses. El software deducirá automáticamente los pagos de impuestos de los cheques de pago de tus empleados y remitirá esos impuestos a la agencia tributaria correspondiente de forma trimestral.

Características clave del software de nómina

De manera básica, el software de nómina calcula la cantidad de dinero que debes a tus empleados por su tiempo y trabajo en cada período de pago. También debe mantener registros de nómina precisos que garanticen que cumplas con tus obligaciones legales y fiscales como empleador.

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A continuación, se presentan algunas de las características clave que son típicas en la mayoría de los sistemas de software de nómina:

Control de tiempo y asistencia

Si tienes empleados por horas, necesitarás una forma confiable de rastrear sus horas de trabajo y compensarlos correctamente por su tiempo y trabajo en cada período de pago. La mayoría del software de nómina se sincroniza con software de terceros para control de tiempo y asistencia o incluye una herramienta de seguimiento de tiempo incorporada para facilitar el pago de empleados por horas.

Administración de impuestos de nómina

El software de nómina de servicio completo calcula, deduce y remite los impuestos sobre el ingreso, la Seguridad Social y el Medicare de cada empleado a la agencia tributaria correspondiente. La mayoría de las empresas de nómina ofrecen administración de impuestos federales y estatales, aunque algunos también ofrecen administración de impuestos de nómina local (a menudo con un cargo adicional).

Los empleadores están legalmente obligados a igualar las contribuciones de impuestos de Seguridad Social y Medicare de sus empleados. Además, los empleadores también deben pagar un impuesto federal sobre desempleo (o impuesto FUTA) en función del número de empleados que tengan.

Como mínimo, tu software de nómina debe generar informes financieros que muestren cuánto debes en impuestos según las contribuciones de tus empleados. Sin embargo, el mejor software deduce automáticamente los pagos de impuestos de los empleadores de la cuenta bancaria de tu empresa para remitir al gobierno federal junto con los impuestos de nómina de tus empleados.

Además, las mejores empresas de software de nómina de servicio completo generarán y presentarán formularios fiscales de fin de año para ti y tus empleados, incluidos los formularios W-2 y 1099. Sin embargo, algunos proveedores cobran una tarifa por la preparación de los formularios fiscales de fin de año. La mayoría de las herramientas de software de nómina también te cobran una tarifa adicional si deseas imprimir y enviar por correo copias impresas de los formularios fiscales a tus empleados y contratistas.

Gusto vs. OnPay: Comparativa de software de nómina

Depósito directo

La mayoría del software de nómina, incluido el software de autoservicio, calcula los cheques de pago de los empleados y luego los paga automáticamente en tu nombre mediante depósito directo. Algunos software de nómina solo ofrecen depósito directo, pero los cheques en papel, tarjetas de débito prepagadas, pagos basados en aplicaciones (como Venmo o Cash App de Square) y otras opciones de pago bajo demanda también son alternativas comunes al depósito directo.

Administración de beneficios para empleados

Algunos beneficios para empleados se deducen directamente de los cheques de pago de los empleados, como las contribuciones de los empleados a los planes de atención médica patrocinados por el empleador. Si ofrecer beneficios como seguro médico y planes de jubilación, busca software de nómina que deduzca las contribuciones de beneficios de los cheques de pago de los empleados y distribuya automáticamente esos fondos a las partes correspondientes.

Portales de autoservicio para empleados

La mayoría del software de nómina debe incluir una plataforma para empleados donde los empleados pueden ver sus cheques de pago e información fiscal. Los mejores portales de autoservicio para empleados incluyen funciones que permiten a los empleados cargar sus propios documentos fiscales, elegir beneficios, solicitar tiempo libre y fichar entrada o salida.

Informes de nómina

Los informes de nómina ofrecen a los dueños de negocios una visión general rápida de los principales datos financieros relacionados con la nómina. Como mínimo, tu software de nómina debe generar informes que resuman las primas de compensación laboral de tus empleados y tus contribuciones de impuestos de nómina. Los mejores software de nómina se integran con opciones populares de software de contabilidad o incluyen un informe de libro mayor general que los dueños de negocios pueden utilizar para sincronizar sus cifras de nómina y contabilidad.

Auditorías de cumplimiento

Existen reglas y regulaciones estrictas que rigen el empleo en el lugar de trabajo y el pago de los empleados. Las sanciones por problemas como clasificar incorrectamente a los empleados como contratistas o no pagar la parte del empleador de los impuestos de la Seguridad Social pueden ser severas. Las empresas pueden detectar errores de oficina y realizar actualizaciones cruciales de nómina mediante auditorías de cumplimiento o revisando internamente los registros de nómina de forma regular para detectar y corregir errores.

Algunos, aunque no todos, los proveedores de software de nómina facilitan las auditorías de cumplimiento al señalar automáticamente posibles problemas en cada ejecución de nómina. Por lo general, el software te pedirá que verifiques y apruebes los problemas potenciales antes de procesar la nómina, lo que te ahorra la molestia de tener que corregir un costoso error después de haberlo cometido.

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Integraciones de terceros

Idealmente, tu software de nómina debe integrarse perfectamente con cualquier otra aplicación de software que utilices para gestionar tu negocio, especialmente tu software de contabilidad. A menos que tu software de nómina se integre con tu programa de contabilidad, deberás volver a ingresar los datos de la nómina en tu libro mayor, lo que desperdicia tiempo y aumenta las oportunidades de errores administrativos.

Características opcionales

• Nómina internacional: Si pagas a empleados en más de un país (o si esperas expandir tu negocio internacionalmente en el futuro), prioriza el software de nómina que funcione en más de un país. Proveedores como Gusto ofrecen nómina internacional para contratistas, mientras que empresas como Rippling incluyen nómina internacional tanto para contratistas como para empleados.
• Beneficios para empleados: Algunos proveedores de nómina tienen corredurías internas o colaboran con compañías de seguros para ayudarte a ofrecer beneficios atractivos que atraigan a los mejores talentos.
• Herramientas de contratación y incorporación: Las empresas de nómina enfocadas en recursos humanos a menudo incluyen funciones como publicación en tablones de empleo, verificaciones de antecedentes y autoincorporación del empleado.
• Gestión de gastos: Aunque la mayoría del software de nómina se integra con rastreadores de gastos de terceros, algunas empresas de nómina incorporan seguimiento de gastos y reembolsos de empleados directamente en su software de nómina.

¿Cuánto cuesta el software de nómina?

Dependiendo del tamaño de tu empresa (así como del software de nómina que elijas), los costos mensuales de tu nómina podrían ser tan bajos como $0 o superar los $1,000. La mayoría de las herramientas de software de nómina tienen un costo base mensual además de una tarifa mensual por empleado, por lo que en su mayoría, cuanto más empleados tienes, más caro será tu solución de software de nómina.

El software de nómina gratuito como Payroll4Free o las opciones de código abierto como Odoo pueden mantener los costos de nómina bajos para startups y otras pequeñas empresas con un presupuesto limitado. Sin embargo, la mayoría de las soluciones de nómina gratuitas no son prácticas para empresas con más de 25 empleados (como máximo). Debido a que no ofrecen las mismas garantías tributarias, opciones de servicio al cliente y características que la mayoría de los software de nómina pagados, no son lo suficientemente completas como para satisfacer las necesidades de la mayoría de las empresas.

A continuación, listamos la tarifa mensual de inicio que puedes esperar pagar por las soluciones de software de nómina más comunes según el número de empleados que tengas. Ten en cuenta que los precios a continuación no incluyen características adicionales como software de seguimiento de tiempo y asistencia, herramientas de recursos humanos o integraciones de terceros.

Datos de planes y precios actualizados al 5/7/2023.

Costos adicionales comunes

Al determinar cuál software de nómina es el mejor para tu presupuesto, presta atención a los detalles que especifican qué características, de haberlas, tienen un costo adicional. Algunas de las tarifas adicionales más comunes incluyen lo siguiente:

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• Software de seguimiento de tiempo, programación y registro de turnos.
• Integración y administración de beneficios para empleados.
• Integración y administración de seguro de compensación laboral.
• Presentación de formularios W-2 y 1099 de fin de año.
• Embargo de sueldos.
• Informes de libro mayor o integración.
• Procesamiento de nómina en varios estados.

No todos los proveedores de software de nómina cobran extra por las características mencionadas anteriormente. Algunos, como OnPay, incluyen la mayoría de ellas en su precio base. Otros, como Paychex, cobran una tarifa adicional por cada característica o las incluyen solo en sus planes de nómina de mayor nivel.

¿Existen alternativas al software de nómina?

Plantillas de hojas de cálculo de nómina

Si tienes solo algunos empleados y habilidades organizativas excelentes, puedes considerar usar una plantilla de hojas de cálculo para calcular los cheques de pago en lugar de utilizar software de nómina. Puedes crear tu propia plantilla de nómina o descargar una directamente de Microsoft Excel o un tercero como Simple Sheets.

Realizar la nómina con hojas de cálculo generalmente es más económico que comprar software de nómina, pero requiere más entrada de datos manual, lo cual consume tiempo valioso y aumenta las oportunidades de error por parte del usuario. Además, el IRS exige que los dueños de negocios guarden los datos de impuestos de nómina durante tres o cuatro años. Las hojas de cálculo pueden ser útiles para realizar un seguimiento de datos, pero si no tienes experiencia en llevar registros detallados, podrías tener dificultades para mantener años de datos de nómina organizados, actualizados y aprobados por el IRS.

Nómina externalizada por completo

Externalizar la nómina a un tercero es una alternativa al software de nómina más costosa que las plantillas de hojas de cálculo, pero casi siempre ahorra más tiempo a los dueños de negocios en comparación con otras opciones.

Muchos dueños de pequeñas empresas minimizan el tiempo que dedican a procesos de recursos humanos y nómina al asociarse con una organización profesional de empleadores o PEO, que se encarga de la gestión de personal. Otros trabajan con empresas virtuales de contabilidad que se encargan de la nómina sin ocuparse de tareas más amplias de recursos humanos.

Independientemente de la opción que elijas, vale la pena señalar que externalizar la nómina no significa que no necesitarás ningún software. La empresa que contrates para la nómina utilizará su propio software de nómina interna o un proveedor de software de nómina popular como Gusto para procesar tu nómina.

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Dado que no serás el responsable directo de administrar la nómina, tendrás interacciones mínimas con el software de nómina y no serás responsable de elegir el software tú mismo.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas del software de nómina?

Beneficios del software de nómina

• Más económico que externalizar la nómina o contratar un equipo a tiempo completo.
• Automatización que ahorra tiempo para los dueños de negocios.
• Procesos de nómina simplificados para dueños de negocios sin conocimientos contables.
• Información útil sobre tendencias de nómina, flujo de efectivo y gestión empresarial.
• Menos oportunidades de error en comparación con ejecuciones manuales de nómina.

Desventajas del software de nómina

• Más caro que las alternativas gratuitas como las plantillas de hojas de cálculo de nómina.
• Tarifas adicionales frustrantes por servicios de nómina esenciales.
• Curva de aprendizaje pronunciada para usuarios de software de nómina por primera vez.
• Inversión inicial de tiempo y dinero para la configuración e implementación del software.

¿El software de nómina es adecuado para tu negocio?

El software de nómina es una solución sólida para las empresas que desean gestionar internamente la nómina a un precio medio. En general, el software de nómina podría ser la opción correcta para tu negocio si:

• Quieres mantener la nómina internamente y reducir los costos.
• Quieres automatizar la mayor cantidad de aspectos de la nómina posible.
• No quieres encargarte de los impuestos de nómina por tu cuenta.
• Quieres una forma fácil de ofrecer beneficios para empleados.
• Quieres empoderar a tus empleados para acceder a su información de nómina.

Por otro lado, es posible que desees evitar el software de nómina si:

• Eres parte de una organización masiva con necesidades financieras y de recursos humanos complicadas.
• No quieres ocuparte de la nómina internamente de ninguna manera.

¿Cómo sabes qué software de nómina es adecuado para ti?

Decidir que el software de nómina es adecuado para tu negocio es solo el primer paso. Ahora comienza el trabajo difícil: descubrir cuál de los muchos servicios de software de nómina en el mercado funcionará mejor para ti. A medida que comienzas a revisar los mejores sistemas de nómina para empresas como la tuya, hazte las siguientes preguntas sobre las necesidades de tu negocio:

• ¿Cuánto podemos permitirnos gastar en software de nómina?
• ¿Cuántos empleados tenemos actualmente? ¿Cuántos planeamos tener dentro de un año? ¿Y en cinco años? ¿Diez años?
• ¿Cuáles son las funciones de nómina absolutamente necesarias para nuestra organización? ¿Qué funciones podemos prescindir?
• ¿Qué otras aplicaciones de software estamos utilizando actualmente para administrar nuestro negocio? ¿Qué tan crucial es para nosotros que todas nuestras aplicaciones de software se integren entre sí?

Siempre que sea posible, regístrate para una prueba gratuita en lugar de comprar software de nómina después de una demostración breve. La mayoría de los proveedores de software de nómina ofrecen pruebas gratuitas que van desde 30 días (como OnPay) hasta seis meses (como SurePayroll). Una experiencia práctica te dará respuestas más precisas a las preguntas anteriores.

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