Zoho Expense: Precios

Zoho Expense: Datos rápidos

Precio inicial para el plan de pago: $3/usuario activo

Características principales:

• Plan gratuito para siempre.
• Automatizaciones personalizables.
• Informes de gastos generados por el software.
• Seguimiento de kilometraje incorporado.

Zoho Expense es una aplicación independiente de seguimiento de gastos comerciales basada en la nube ofrecida por Zoho. Zoho Expense también está disponible como parte del paquete de planes Zoho One.

Para ayudarte a decidir si Zoho Expense es adecuado para las necesidades de tu negocio, profundizaremos en sus planes de precios, características, ventajas y desventajas en esta exhaustiva reseña de Zoho Expense.

Precios de Zoho Expense

Gratuito

Este plan es gratuito para hasta tres usuarios. Las características incluyen:

• Almacenamiento de recibos de 5 GB.
• Autoscan de 20 recibos.
• Gastos en múltiples monedas.
• Gastos de kilometraje.

Estándar

El plan Estándar cuesta $3 por usuario activo al mes facturado anualmente, o $5 por usuario activo al mes facturado mensualmente. Requiere un mínimo de tres usuarios y admite usuarios ilimitados. Hay una prueba gratuita de 14 días disponible para este plan. Las características incluyen:

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• Autoscan de 20 recibos por usuario.
• Reconciliación de tarjetas corporativas.
• Anticipos de efectivo.
• Aprobación multinivel.

Premium

El plan Premium cuesta $5 por usuario activo al mes facturado anualmente, o $8 por usuario activo al mes facturado mensualmente. Requiere un mínimo de tres usuarios y admite usuarios ilimitados. Hay una prueba gratuita de 14 días disponible para este plan. Las características incluyen:

• Solicitudes de viaje.
• Solicitudes de compra.
• Aprobación avanzada.
• Automatización de dieta diaria.

Enterprise

El plan Enterprise cuesta $8 por usuario activo al mes facturado anualmente, o $12 por usuario activo al mes facturado mensualmente. Requiere un mínimo de 200 usuarios y admite usuarios ilimitados. Las características incluyen:

• Integración de TMCTA/OTA.
• Integración ERP.
• Inicio de sesión único (SAML).
• Gerente de cuenta dedicado.

Si tienes más de 500 usuarios, debes ponerte en contacto con Zoho Expense para obtener un presupuesto personalizado. También puedes optar por el plan Zoho One, que combina todos los productos de software de Zoho, más de 40 herramientas en total, incluido Zoho Expense, en un único plan de precio asequible que cuesta $37 al mes por empleado, facturado anualmente.

Características clave de Zoho Expense

Gestión de recibos

Figura A

Los empleados pueden agregar recibos a Zoho Expense de varias formas (Figura A): tomar una foto usando la aplicación móvil, arrastrar y soltar una imagen existente desde tu escritorio, reenviar un correo electrónico de confirmación de una reserva o importar recibos desde otras aplicaciones en la nube. La función de autoscan avanzado de la aplicación lee los recibos en 14 idiomas y crea registros de gastos para ellos. La carga masiva de recibos está disponible en todos los planes, incluida la versión gratuita.

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Gestión de gastos

Figura B

Una vez que los recibos están en la herramienta, el panel de control te ofrece una visión general de su estado (Figura B). Puedes detallar los gastos para que estén exentos de impuestos de manera adecuada y dividir los gastos compartidos por cantidad, día o categoría personalizada. Los administradores pueden controlar lo que ven los empleados, eliminando campos innecesarios para evitar confusiones. También pueden establecer una tarifa diaria para los empleados en función de la ubicación.

Seguimiento de kilometraje

Figura C

Los kilómetros se pueden rastrear de cuatro formas en Zoho Expense (Figura C): a través del GPS, la distancia recorrida, los puntos de ubicación en el mapa de punto a punto y las lecturas del cuentakilómetros. Los administradores pueden establecer tarifas de kilometraje personalizadas para diferentes vehículos, políticas, departamentos o centros de costos. Ejecuta informes de kilometraje para cada usuario y ve cuánto han recorrido durante un período de tiempo personalizado.

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Gestión de tarjetas

Puedes conectar tarjetas de crédito corporativas, prepago o personales a Zoho Expense, de modo que las compras se registren automáticamente en el sistema, lo que facilita la conciliación de los gastos comerciales. Con la Integración Directa de Feeds (DFI), los datos de las tarjetas corporativas se obtendrán directamente de Visa, Mastercard y Amex (American Express), eliminando la necesidad de un intermediario y mejorando la seguridad.

Control y aprobaciones de gastos

Figura D

Los administradores pueden establecer reglas de gastos en función de montos fijos, límites de kilometraje y más. Estos límites pueden ser diarios, semanales, mensuales o de duración personalizada. También pueden instituir políticas de gastos para diferentes marcas, departamentos o centros de costos, que luego generarán una notificación si se viola una política. También se pueden crear límites de presupuesto global (Figura D) para ciertas categorías o tipos de gastos, y el sistema advertirá o bloqueará a los empleados cuando su solicitud de compra esté a punto de exceder el presupuesto. Los flujos de trabajo de aprobación simples y personalizados eliminan el trabajo repetitivo y mantienen los gastos bajo control.

Gestión de gastos de viaje

Figura E

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Zoho Expense ofrece funciones de gestión de gastos de viaje (Figura E), aunque estas están limitadas a los planes Premium y Enterprise. La herramienta de reserva de viajes ayuda a los empleados a reservar sus propios viajes siguiendo las políticas de gastos de la empresa. El sistema bloqueará la tarifa mientras espera la aprobación para evitar aumentos de precio y notificará a los empleados de alertas de precios para que puedan volver a reservar a un precio más bajo. El sistema también automatiza las solicitudes de visas y el cumplimiento de las políticas de viaje.

Informes de gastos

Figura F

Los empleados pueden crear y enviar fácilmente informes de gastos para su aprobación con Zoho Expense (Figura F), que generará automáticamente números únicos para ti. Puedes agrupar gastos relacionados como viajes en avión, alojamiento y alimentos para simplificar el informe. Los empleados también pueden solicitar anticipos de efectivo para compensar las cantidades de reembolso y asegurar cálculos correctos.

Pros de Zoho Expense

• Planes de precios asequibles y transparentes que funcionarán para muchas pequeñas empresas.
• Plan gratuito para siempre disponible.
• Se integra con software contable popular, incluido QuickBooks.
• Se integra perfectamente con otros productos de Zoho.
• Interfaz visual y colorida atractiva.
• Muchas opciones de automatización personalizables.

Contras de Zoho Expense

• Curva de aprendizaje más pronunciada, especialmente para personas que no han utilizado un producto de Zoho antes.
• El almacenamiento del plan gratuito es limitado.
• Los procesos de incorporación y configuración pueden ser largos.
• Debe actualizar al plan Premium para la gestión de gastos de viaje.
• Es menos probable que los contadores estén familiarizados con Zoho en comparación con QuickBooks.
• El soporte al cliente podría mejorarse.

Integraciones de Zoho Expense

Zoho Expense se integra con otros productos de Zoho, así como con muchos servicios de terceros populares, como los siguientes:

• Realiza contabilidad y teneduría de libros con Zoho Books, QuickBooks, Sage Accounting y Xero Accounting.
• Crea y envía facturas personalizadas con Zoho Invoice.
• Gestiona gastos de viaje con Get There y Routespring.
• Envía pagos de reembolso con CSG Forte, ICICI Bank y HSBC.
• Presenta viajes en auto para el reembolso con Uber, Lyft y Bolt.
• Recupera el IVA después de viajes internacionales a través de Taxback International y WAY2VAT.
• Gestiona documentos con Dropbox, Google Drive y Microsoft OneDrive.
• Comunícate con tus compañeros de trabajo con Slack.

¿Para quién es Zoho Expense?

Zoho Expense es una elección obvia para cualquier empresa que ya utilice productos de Zoho, especialmente otras herramientas financieras como Zoho Books y Zoho Invoices. Dado que Zoho utiliza el mismo inicio de sesión para todos sus productos, es fácil agregar otro a tu conjunto de software, y todos se integran sin problemas entre sí.

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Zoho Expense también es una excelente opción para pequeñas empresas que buscan una herramienta independiente de gestión de gastos asequible. Muchas alternativas, como QuickBooks, agrupan la función de gestión de gastos junto con la contabilidad, la gestión de inventario y otras características. Esto aumenta el precio de los planes de los competidores y puede cargar a las pymes con funcionalidades adicionales que no necesitan o no desean.

Dicho esto, si necesitas más características relacionadas con las finanzas además de la gestión de gastos, deberás buscar otras herramientas de Zoho para eso. Afortunadamente, la mayoría de los otros productos de Zoho, incluido Zoho Books accounting, ofrecen un nivel de servicio gratuito, así como planes de pago asequibles. Dependiendo del nivel de funcionalidad que necesitas, podría ser más económico combinar varios productos de Zoho en lugar de optar por una alternativa todo en uno más cara como QuickBooks.

Si Zoho Expense no es ideal para ti, echa un vistazo a estas alternativas

A pesar de todas sus ventajas, Zoho Expense no es la opción adecuada para todas las empresas. Algunas empresas necesitan más funcionalidades que solo una aplicación independiente de gestión de gastos. Si bien Zoho ofrece Zoho Books y Zoho Invoice, estas herramientas no son tan populares entre los contadores como QuickBooks, lo que también puede complicar las cosas durante la temporada de impuestos. A continuación, se presentan algunas alternativas de Zoho Expense que puedes considerar.

FreshBooks

FreshBooks es una alternativa más asequible a QuickBooks que incluye seguimiento de gastos ilimitado en su plan base, que comienza en $17 al mes. FreshBooks también incluye otras características contables y de facturación en una plataforma todo en uno. FreshBooks es una excelente opción para las empresas que buscan un software contable que incluya seguimiento de gastos pero no quieren gastar tanto dinero como lo requiere QuickBooks.

QuickBooks

QuickBooks es el estándar de la industria en software de contabilidad y ofrece captura de recibos y gestión de gastos en todos sus planes, que comienzan en $30 al mes. Su popularidad significa que todos los contadores estarán familiarizados con él, mientras que lo mismo no se puede decir de Zoho Expense. QuickBooks también incorpora todo en una plataforma, mientras que Zoho divide las funciones en productos separados como Zoho Expense, Zoho Books y Zoho Invoice.

Expensify

Expensify es una popular herramienta de gestión de gastos independiente que es muy comparable a Zoho Expense, incluido su plan gratuito. Además de las características estándar de gestión de gastos como la captura de recibos, la empresa ofrece su propia tarjeta Expensify, que facilita la captura de gastos. Aún puedes utilizar la aplicación con tus propias tarjetas de crédito.

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Metodología de la reseña

Para revisar Zoho Expense, nos inscribimos en una prueba gratuita del plan Premium. También vimos videos de demostración, consultamos opiniones de usuarios y revisamos la documentación del producto. Consideramos características como la gestión de recibos, seguimiento de gastos, controles de gastos y gestión de gastos de viaje. También tuvimos en cuenta otros factores como el diseño de la interfaz de usuario, la curva de aprendizaje y el soporte al cliente.

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