Cuál es el calendario de depósito de impuestos sobre la nómina para su negocio

¿Cuál es tu programación de depósito de impuestos sobre la nómina?

Todas las empresas presentan impuestos sobre la nómina según una programación regular establecida por el IRS. Sin embargo, existen múltiples programaciones de depósito de impuestos sobre la nómina, entonces ¿cómo saber cuál debe seguir tu empresa?

¿Qué son los impuestos sobre la nómina?

Los "impuestos sobre la nómina" es un término común para los impuestos que todos los empleadores deducen y remiten al gobierno federal en nombre de sus empleados. En términos generales, los impuestos sobre la nómina incluyen impuestos federales sobre la renta, impuestos FICA (impuestos que contribuyen a los fondos de Seguridad Social y Medicare), FUTA (impuestos federales de desempleo), así como impuestos estatales y locales.

Los impuestos FUTA tienen una programación de depósito bastante directa que puedes aprender leyendo nuestra descripción general de los plazos de los impuestos sobre la nómina. Sin embargo, los impuestos FICA y federales sobre la renta se depositan en un ritmo diferente determinado por lo que el IRS llama un "período de referencia".

¿Qué es un período de referencia para los impuestos sobre la nómina?

Un período de referencia para los plazos de depósito de impuestos sobre la nómina se refiere a un período de tiempo pasado y especificado por el IRS durante el cual informaste una obligación tributaria sobre la nómina. Tu obligación tributaria total durante el período de referencia determinará si debes depositar impuestos para el año fiscal actual de forma mensual o semanal.

El período de referencia de tu empresa depende del formulario de impuestos que utilices al presentar tu declaración de impuestos sobre la nómina ante el gobierno federal: Formulario 941, 943 o 944.

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Períodos de referencia para los presentadores del Formulario 941

El Formulario 941 del IRS es un formulario que los empleadores presentan para informar sobre los salarios que han pagado y los impuestos al empleo que han retenido durante el último trimestre fiscal. Casi todas las empresas no agrícolas presentan el Formulario 941 en lugar del Formulario 944, que se presenta por las empresas más pequeñas.

Si presentas el Formulario 941 del IRS, tu período de referencia abarca cuatro trimestres fiscales, comenzando el 1 de julio de un año calendario hasta el 30 de junio del siguiente año calendario.

Para determinar tu programación de depósito de impuestos sobre la nómina para el año fiscal 2023, los empleadores que presentan el Formulario 941 deben revisar su obligación tributaria durante cuatro trimestres de formularios 941 presentados:

• Tercer trimestre fiscal de 2021, es decir, del 1 de julio al 30 de septiembre.
• Cuarto trimestre fiscal de 2021, es decir, del 1 de octubre al 31 de diciembre.
• Primer trimestre fiscal de 2022, es decir, del 1 de enero al 31 de marzo.
• Segundo trimestre fiscal de 2022, es decir, del 1 de abril al 30 de junio.

Mirando hacia el año fiscal 2024, tu período de referencia sería el siguiente:

• Tercer trimestre fiscal de 2022, es decir, del 1 de julio al 30 de septiembre.
• Cuarto trimestre fiscal de 2022, es decir, del 1 de octubre al 31 de diciembre.
• Primer trimestre fiscal de 2023, es decir, del 1 de enero al 31 de marzo.
• Segundo trimestre fiscal de 2023, es decir, del 1 de abril al 30 de junio.

Períodos de referencia para los presentadores de los Formularios 944 y 943

Las empresas no agrícolas que informan una obligación tributaria sobre la renta federal y FICA de menos de $1,000 al año presentan el formulario de impuestos 944 en lugar del 941. Si necesitas presentar el Formulario 941 del IRS, el IRS te enviará un aviso oficial a través del Servicio Postal de los EE.UU. De lo contrario, puedes asumir de manera segura que debes presentar el Formulario 941.

Si presentas el Formulario 944 del IRS, tu período de referencia abarca desde el 1 de enero hasta el 31 de diciembre del segundo año calendario más reciente.

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Por ejemplo, aquellos que presentan para el año fiscal 2023 calcularían su obligación tributaria desde el 1 de enero de 2021 hasta el 31 de diciembre de 2021.

El mismo período de referencia anual se aplica a las empresas agrícolas, que presentan el Formulario 943 en lugar del 941 o 944.

¿Cuál es tu programación de depósito de impuestos sobre la nómina?

Una vez que hayas calculado tu obligación tributaria total durante el período de referencia, puedes determinar qué programación de depósito de impuestos sobre la nómina seguir:

• Si tu obligación tributaria informada fue de $50,000 o menos durante el período de referencia más reciente, debes depositar los impuestos federales sobre el empleo mensualmente.
• Si tu obligación tributaria informada fue superior a $50,000 durante el período de referencia más reciente, debes depositar los impuestos federales sobre el empleo de forma semanal.

También debes consultar con tu contable, CPA, abogado o asesor financiero para asegurarte de que sigues la programación de depósito de impuestos sobre la nómina correcta. No cumplir con un plazo de impuestos sobre la nómina o presentar los formularios incorrectos puede resultar en multas y sanciones, por lo que verificar la información de impuestos sobre la nómina de tu empresa con un profesional que pueda brindarte asesoramiento personalizado siempre es una buena idea.

Junto con un asesor financiero de confianza, herramientas fiscales como software comercial de presentación de impuestos, software de nómina y software de contabilidad pueden ayudarte a mantener el control de la programación de presentación de impuestos sobre la nómina de tu empresa.

Preguntas frecuentes

¿Qué es un período de referencia para el estatus de exención de impuestos?

El IRS utiliza períodos de referencia de cinco años para determinar si un establecimiento de caridad califica o no para el estatus de exención de impuestos. En contraste, los períodos de referencia para la presentación de impuestos sobre la nómina tienen una duración de cuatro trimestres fiscales o un año calendario.

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¿Con qué frecuencia presento impuestos sobre la nómina como nuevo empleador?

Dado que los empleadores recién establecidos no han pagado a empleados en el pasado, no tienen formularios de impuestos sobre la nómina para revisar. Sin un período de referencia, por defecto, los nuevos empleadores deben seguir una programación de depósito de impuestos sobre la nómina mensual durante su primer año de operación.

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