Cuáles son las fechas límite para el pago de impuestos sobre la nómina

Como empleador, estás obligado por el gobierno federal a deducir ciertos impuestos de los sueldos de tus empleados y luego remitir esos impuestos al gobierno federal de manera regular. También estás obligado a pagar algunos de esos impuestos y retener otros por tu cuenta.

Calcular, retener y depositar estos impuestos, comúnmente conocidos como impuestos sobre nómina o impuestos federales al empleo, puede ser la parte más confusa del procesamiento de la nómina. Las consecuencias financieras pueden ser altas si te pierdes una fecha límite o no retienes la cantidad correcta.

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Los impuestos sobre nómina siempre deben pagarse a tiempo para evitar cualquier tipo de penalización. Un software de nómina de servicio completo como Paycor puede ayudarte a gestionar estos impuestos y evitarte problemas de cumplimiento fiscal.

¿Qué son los impuestos sobre nómina?

Los impuestos sobre nómina federales son los impuestos que deduces de los sueldos de tus empleados y luego remites al gobierno federal de acuerdo con una programación regular. Estos impuestos incluyen los impuestos sobre el ingreso y las contribuciones al Seguro Social y al Medicare.

Aunque estos impuestos se deducen de los sueldos de tus empleados, como empleador también tienes responsabilidades fiscales. Esto incluye hacer coincidir algunos de los impuestos y pagar otros de tu bolsillo.

¿Cuándo vencen los depósitos de los impuestos sobre nómina?

La frecuencia con la que debes depositar los impuestos sobre nómina, tanto los impuestos sobre el ingreso y el Seguro Social (FICA) como los impuestos del seguro de desempleo (FUTA), depende de la cantidad de impuestos que depositaste durante lo que se conoce como "período de referencia". Un contador puede ayudarte a comprender mejor qué programa de pago de impuestos debe seguir tu empresa, al igual que leyendo el artículo del IRS sobre las fechas de vencimiento de los impuestos sobre el empleo.

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Fechas de vencimiento para el depósito de impuestos sobre el ingreso y el Seguro Social (FICA)

Si tu obligación tributaria durante el período de referencia fue de $50,000 o menos, deberás depositar los impuestos sobre nómina el día 15 de cada mes siguiente al mes en el que se retuvieron los impuestos. Por ejemplo, los impuestos que retuviste de cada cheque de pago distribuido en enero vencerían el 15 de febrero. Los impuestos que retuviste en febrero vencerían el 15 de marzo, y así sucesivamente.

Si este es el primer año de tu empresa, es probable que automáticamente debas depositar los impuestos sobre el Seguro Social y el ingreso mensualmente. Un contador puede explicarlo con más detalle y ayudarte a determinar si debes seguir este programa de pago o algún otro.

Fechas de vencimiento para el depósito de impuestos semi-semanales

Si tu obligación tributaria durante el período de referencia fue de más de $50,000, generalmente deberás depositar los impuestos sobre nómina dentro de los tres días hábiles del período de pago:

• Si los cheques de pago se distribuyen los miércoles, jueves o viernes, deberás depositar esos fondos el miércoles siguiente.
• Si los cheques de pago se distribuyen los sábados, domingos, lunes o martes, deberás depositar esos fondos el viernes siguiente.

Fechas de vencimiento para el depósito de impuestos al día siguiente

Si tienes suficientes empleados (o si pagas salarios lo suficientemente altos) como para retener $100,000 en impuestos al ingreso y al Seguro Social en un solo día durante un programa de nómina mensual o semi-semanal, deberás depositar esos impuestos a más tardar al día hábil siguiente.

Fechas de vencimiento para el depósito de impuestos del seguro de desempleo (FUTA)

Con respecto a los impuestos del seguro de desempleo (FUTA), que son pagados únicamente por ti como empleador y no por tus empleados, la frecuencia con la que debes depositarlos depende de tu obligación tributaria del FUTA durante el trimestre anterior.

En primer lugar, si tu obligación tributaria total del FUTA fue de $500 o menos en un trimestre determinado, no necesitarás depositar esos impuestos hasta el siguiente trimestre.

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Si tu obligación tributaria del FUTA fue de más de $500 en el trimestre, que debe incluir cualquier impuesto del FUTA que no hayas depositado previamente porque sumaban menos de $500, deberás depositar esos fondos a más tardar el último día del primer mes del siguiente trimestre.

Suponiendo que la obligación tributaria del FUTA sea de más de $500 en cada trimestre fiscal, las fechas de vencimiento para el depósito de impuestos serían las siguientes:

• Impuestos del FUTA del 1 de enero al 31 de marzo: 30 de abril.
• Impuestos del FUTA del 1 de abril al 30 de junio: 31 de julio.
• Impuestos del FUTA del 1 de julio al 30 de septiembre: 31 de octubre.
• Impuestos del FUTA del 1 de octubre al 31 de diciembre: 31 de enero.

Si tu obligación tributaria del FUTA aún no alcanza los $500 o más al final del último trimestre fiscal del año, debes depositar esos impuestos antes del 31 de enero del nuevo año.

¿Por qué importan las fechas de vencimiento para el depósito de impuestos sobre nómina?

Si no cumples con una fecha límite de impuestos sobre nómina, no retienes y presentas la cantidad correcta de impuestos, o presentas el papeleo incorrecto, es probable que te encuentres con una sanción impuesta por el IRS. Estas sanciones pueden incluir multas, gravámenes, intereses sobre los pagos atrasados, persecución y sentencias de cárcel.

Recuerda que estas sanciones no se imponen a los empleados, sino al empleador que no presentó los impuestos correctamente o a tiempo.

El tipo de sanción que recibas se basará en el tamaño de tu empresa, si la fecha límite perdida fue intencional o accidental, cuánto tiempo se tardó en hacer el pago de impuestos y cuánto debes, entre otros factores. Sin importar el tipo de sanción que enfrentes, el incumplimiento de una fecha límite puede tener consecuencias financieras importantes para tu negocio.

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Por ejemplo, si presentas tus impuestos federales sobre nómina tarde, tu multa se basará en el tiempo que tardes en hacer el pago:

• De uno a cinco días tarde: una multa del 2% del pago atrasado.
• De seis a 15 días tarde: una multa del 5% del pago atrasado.
• 16 días o más tarde: una multa del 10% del pago atrasado.

Si aún no presentas el pago dentro de los 10 días posteriores a recibir un aviso por escrito del IRS, tu pena aumentará a una tasa del 15%.

¿Qué es la penalidad de recuperación del fondo de confianza?

La pena de recuperación del fondo de confianza (Trust Fund Recovery Penalty, TFRP) es impuesta por el gobierno federal a los empleadores que a sabiendas no retuvieron o remitieron impuestos federales al empleo. (La parte del "fondo de confianza" de la pena se debe a que los empleadores mantienen los impuestos de sus empleados en fideicomiso antes de remitirlos al gobierno.)

No se requiere que no retener impuestos a sabiendas tenga una intención maliciosa. En cambio, significa que eres consciente de tus responsabilidades fiscales y, por alguna razón, no las cumpliste.

Por ejemplo, si utilizas los impuestos sobre nómina para pagar las deudas de tu negocio en lugar de remitir esos impuestos al gobierno federal, se te considerará una parte responsable que usó los fondos del gobierno de manera intencional.

Si el IRS te notifica que está imponiendo una penalidad a tu negocio, tienes 60 días para apelar la evaluación. Una apelación puede incluir demostrar que no eres la parte responsable o presentar pruebas de que no incumpliste intencionalmente con tus deberes fiscales. Si no apelas o respondes a la notificación del IRS, se te impondrá una sanción y se te requerirá que hagas un pago.

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Típicamente, la TFRP equivale a la cantidad de dinero de impuestos que no pudiste recaudar o remitir, más los intereses sobre los pagos atrasados.

¿Cómo puedes evitar perderte una fecha límite de impuestos sobre nómina?

El IRS ofrece un calendario de impuestos en línea que incluye todas las fechas límite de impuestos sobre nómina para cualquier año fiscal. Los propietarios de negocios pueden suscribirse a una fuente RSS para recibir notificaciones por correo electrónico una semana antes de que venza un pago de impuestos o un formulario fiscal. También puedes suscribirte al calendario e importarlo a ciertas aplicaciones de calendario, como Microsoft Outlook.

Alternativamente, un software de nómina generalmente viene con un calendario de impuestos incorporado y notificaciones automáticas de fechas límite de impuestos. Un software de nómina de autoservicio calculará los impuestos sobre nómina por ti y te notificará las fechas límite importantes, pero te dejará la presentación de los fondos actualizada. Un software de nómina de servicio completo tanto calcula como presenta los impuestos federales sobre nómina en tu nombre, incluyendo los formularios fiscales correctos.

Los mejores proveedores de nómina de servicio completo ofrecen una garantía de penalidades fiscales, lo que significa que si la compañía de nómina no presenta tus impuestos correctamente o a tiempo, pagará cualquier multa impuesta por el IRS en tu nombre. La garantía de penalidad fiscal no se aplica a ningún error cometido por ti o por tu equipo de contabilidad y nómina. Si no ingresas la cantidad correcta de sueldo o no cargas el formulario W-4 correcto, eres responsable de cualquier multa del IRS resultante del error.

¿Qué es un período de referencia?

En pocas palabras, un período de referencia para las fechas límite de depósito de impuestos sobre nómina se refiere a un período de tiempo anterior especificado por el IRS durante el cual informaste una obligación tributaria sobre nómina. Tu obligación tributaria total durante el período de referencia determinará si depositas los impuestos mensual o semi-semanalmente.

Ten en cuenta que los períodos de referencia se aplican solo a los impuestos sobre el ingreso y el Seguro Social, y no a los impuestos del seguro de desempleo (FUTA), que tienen un programa de pago diferente.

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¿Cómo sabes cuál es tu período de referencia?

Mira el Formulario 941 del IRS, o la Declaración federal trimestral del impuesto sobre el empleo. La mayoría de las empresas con empleados presentan este formulario trimestralmente para informar sus impuestos sobre el ingreso, Medicare y el Seguro Social al gobierno federal. (Los impuestos del seguro de desempleo se informan y depositan mediante un formulario y una cadencia diferente.)

Típicamente, solo las empresas más pequeñas utilizan el Formulario 944 del IRS para informar sus ingresos y obligación tributaria del Seguro Social.

Presentadores del Formulario 941

Si presentas el Formulario 941 del IRS, tu período de referencia abarca cuatro trimestres fiscales, comenzando el 1 de julio de un año calendario hasta el 30 de junio del siguiente año calendario.

Para determinar tu programa de depósito de impuestos sobre nómina para el año fiscal 2023, aquellos que presentan el Formulario 941 deberán mirar su obligación tributaria durante cuatro trimestres de 941 presentados:

• Tercer trimestre fiscal de 2021, o del 1 de julio al 30 de septiembre.
• Cuarto trimestre fiscal de 2021, o del 1 de octubre al 31 de diciembre.
• Primer trimestre fiscal de 2022, o del 1 de enero al 31 de marzo.
• Segundo trimestre fiscal de 2022, o del 1 de abril al 30 de junio.

Mirando hacia adelante para el año fiscal 2024, tu período de referencia sería el siguiente:

• Tercer trimestre fiscal de 2022, o del 1 de julio al 30 de septiembre.
• Cuarto trimestre fiscal de 2022, o del 1 de octubre al 31 de diciembre.
• Primer trimestre fiscal de 2023, o del 1 de enero al 31 de marzo.
• Segundo trimestre fiscal de 2023, o del 1 de abril al 30 de junio.

Una vez que hayas calculado tu obligación tributaria total durante el período de referencia, podrás determinar qué programa de depósito de impuestos sobre nómina seguir:

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• Si tu obligación tributaria informada fue de $50,000 o menos durante el período de referencia más reciente, deberás depositar los impuestos sobre empleo federales mensualmente.
• Si tu obligación tributaria informada fue de más de $50,000 durante el período de referencia más reciente, deberás depositar los impuestos sobre empleo federales semi-semanalmente.

Presentadores del Formulario 944

Si presentas el Formulario 944 del IRS, tu período de referencia abarca del 1 de enero al 31 de diciembre de un solo año calendario, normalmente, el segundo año calendario más reciente. Por ejemplo, aquellos que presentan para el año fiscal 2023 calcularán su obligación tributaria desde el 1 de enero de 2021 hasta el 31 de diciembre de 2021.

Tu programa de depósito de impuestos se basará en tu obligación tributaria total durante el período de referencia:

• Si tu obligación tributaria anual fue de $50,000 o menos, deposita los impuestos mensualmente.
• Si tu obligación tributaria anual fue de más de $50,000, deposita los impuestos semi-semanalmente.

Nuevamente, consulta con tu contador para obtener detalles específicos sobre qué formularios fiscales debes presentar, qué período de referencia debes utilizar y qué programa de depósito debes seguir.

Preguntas frecuentes sobre las fechas límite de impuestos sobre nómina

¿Cuántos días después de la nómina vencen los impuestos sobre nómina?

Si depositas los impuestos sobre el Seguro Social y el ingreso (FICA) mensualmente, los impuestos sobre nómina vencerán el día 15 del mes siguiente al mes en que se distribuyeron los cheques de pago. Si depositas los impuestos sobre el Seguro Social y el ingreso semi-semanalmente, las fechas límite de los impuestos sobre nómina se basan en el día de pago:

• Si los cheques de pago se distribuyen los miércoles, jueves o viernes, deposita los impuestos sobre nómina el miércoles siguiente.
• Si los cheques de pago se distribuyen los sábados, domingos, lunes o martes, deposita los impuestos sobre nómina ese viernes.

Los impuestos del seguro de desempleo (FUTA) vencen trimestralmente. Si tu obligación tributaria del FUTA alcanza los $500 o más en un trimestre determinado, deposita esos impuestos antes del último día del primer mes del nuevo trimestre.

¿Pago los impuestos sobre nómina mensual o trimestralmente?

Con qué frecuencia pagues los impuestos sobre nómina depende de tu obligación tributaria durante un período de referencia definido por el IRS. Si presentas el Formulario 941 del IRS, el período de referencia son los últimos cuatro trimestres. Si presentas el Formulario 944 del IRS, el período de referencia es el año calendario del segundo año anterior al año actual (por ejemplo, mira el año calendario 2021 para determinar tu programa de impuestos para el año calendario 2023).

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Si tu obligación tributaria del Seguro Social y el ingreso durante el período de referencia fue menos de $50,000, pagarás los impuestos sobre nómina mensualmente. Si fue más de $50,000 durante el período de referencia, pagarás los impuestos semi-semanalmente.

¿Qué sucede si pago los impuestos sobre nómina tarde?

Pagar los impuestos sobre nómina tarde puede resultar en multas, cargos de interés, gravámenes sobre tus bienes personales y, potencialmente, tiempo en la cárcel. Evita pagar los impuestos sobre nómina tarde trabajando en estrecha colaboración con un contador, descargando el calendario de impuestos del IRS o eligiendo un software de nómina que calcule y presente los impuestos por ti.

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