Cómo calcular y presentar impuestos de nómina: Guía completa para empleadores

Calcular el salario bruto de tus empleados es solo el primer paso en el largo proceso de ejecutar la nómina. Los empleadores también deben calcular, retener, mantener en fiducia y presentar los impuestos de nómina, luego proporcionar tanto al IRS como a los empleados los formularios de presentación de impuestos correctos en un cronograma regular.

Usar el software adecuado de nómina puede simplificar drásticamente el proceso de procesamiento de la nómina, al tiempo que reduce el riesgo de cometer errores costosos en la nómina. Con varias opciones de software de nómina gratuitas o baratas, es bastante fácil para los propietarios de negocios encontrar un servicio de nómina automatizado.

Sin embargo, ya sea que desees saber más sobre la calculación de los impuestos de nómina en general o quieras intentar ejecutar la nómina manualmente, nuestra visión general general puede ayudarte a comenzar.

¿Qué son los impuestos de nómina?

Los "impuestos de nómina" es un término amplio para los impuestos que los empleadores deducen y presentan en nombre de sus empleados. También puede incluir impuestos que los empleadores están obligados a pagar por sí mismos y que se relacionan con la cantidad de empleados que tienen y lo que se les paga a esos empleados.

Nuestra guía sobre los impuestos de nómina profundiza en los detalles de cada tipo de impuesto de nómina, pero aquí tienes un resumen rápido antes de que nos sumerjamos en el cálculo manual de la nómina:

• Los impuestos federales sobre la renta son los impuestos que los empleados pagan sobre todos los ingresos gravables.
• Los impuestos de FICA (Impuesto Federal sobre las Contribuciones a la Seguridad Social) incluyen tanto la parte del empleador como la parte del empleado de los impuestos de Medicare y Seguridad Social.
• Los impuestos de FUTA (Ley Federal de Impuestos de Desempleo) son impuestos que solo pagan los empleadores.
• Los impuestos de SUTA son impuestos estatales sobre el desempleo pagados por las empresas (no empleados) en la mayoría de los estados.
• Algunos estados y municipios locales también cobran impuestos, como impuesto sobre la renta estatal.

¿Cómo calcular los impuestos de nómina manualmente?

Aunque los empleadores pueden calcular la nómina a mano utilizando las tablas de retención de impuestos sobre la renta federal del IRS, una calculadora de cheques de pago o una plantilla de hoja de cálculo, ejecutar el cálculo manualmente es un proceso que consume mucho tiempo. También puede aumentar el riesgo de cometer cálculos incorrectos de los cheques de pago, lo que puede exponer a tu negocio a demandas, multas del IRS y otras sanciones.

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Nuestra guía a continuación es una descripción general general de los impuestos de nómina, pero recomendamos encarecidamente hablar con tu contador, responsable de libros, profesional de impuestos u otro asesor financiero antes de ejecutar la nómina por primera vez.

Calcular el salario bruto

Antes de poder realizar las deducciones necesarias de los cheques de pago de los empleados, debes calcular la cantidad total de compensación que cada empleado ganó durante el período de pago.

Para los trabajadores por hora, esto generalmente implica multiplicar las horas trabajadas por la tasa de pago. (No olvides tener en cuenta las horas extraordinarias trabajadas a una tasa de pago más alta, junto con cualquier comisión, propina o bonificación.)

Para los trabajadores asalariados, calcular el salario bruto generalmente significa dividir la remuneración anual de un empleado por el número de períodos de pago en el año:

• Si pagas a los empleados semanalmente, divide por 52 (para un año típico) o 53 (para un año bisiesto).
• Si pagas a los empleados cada dos semanas (cada quincena), divide por 26.
• Si pagas a los empleados dos veces al mes (dos veces al mes), divide por 24.
• Si pagas a los empleados una vez al mes, divide por 12.

Calcular la retención del impuesto federal sobre la renta

La cantidad de dinero que retienes para el impuesto federal sobre la renta depende del ingreso de cada empleado, más la información que te brindan en el Formulario W-4 del IRS.

Los empleadores están obligados a recopilar el Formulario W-4 (también conocido como certificado de retención del empleado) de todos los empleados tradicionales cuando son contratados. Los empleados pueden modificar su información de retención del Formulario W-4 durante el año.

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Tus empleados completarán la siguiente información en el Formulario W-4:

• Paso 1: Información del contribuyente, incluido nombre, dirección, número de Seguro Social y estado civil para efectos fiscales (soltero, casado que presenta la declaración conjunta, cabeza de familia o casado que presenta la declaración por separado).
• Paso 2: Fuentes de ingresos adicionales, incluidos ingresos por cuenta propia o ingresos del trabajo del cónyuge.
• Paso 3: Créditos fiscales basados en dependientes, si los hay.
• Paso 4 (opcional): Ajustes adicionales a los montos de retención del impuesto sobre la renta.

A partir de ahí, debes consultar la Publicación 15-T del IRS, que describe los dos principales métodos para calcular las retenciones del impuesto sobre la renta: el método de la tabla de salarios y el método del porcentaje.

Normalmente, utilizarás el método de la tabla de salarios que se encuentra en la página 12 para calcular manualmente los montos provisionales de retención para los trabajadores que ganan $100,000 o menos al año. Para los empleados que ganan más de $100,000, utilizarás el método del porcentaje que se encuentra en la página 56.

Calcular los impuestos de FICA

A diferencia de los impuestos federales sobre la renta, que varían entre los empleados, los impuestos de FICA se cobran a una tasa fija, lo que facilita su cálculo:

• La tasa de impuestos de Seguridad Social es del 6.2%.
• La tasa de impuestos de Medicare es del 1.45%.

Los impuestos de Seguridad Social solo se cobran sobre los primeros $160,200 de los ingresos anuales del empleado. En contraste, no hay límite de ingresos para los impuestos de Medicare, aunque las personas que ganan más de $200,000 al año están sujetas a un impuesto adicional de Medicare del 0.9%.

Es importante tener en cuenta que como empleador, estás obligado a igualar los impuestos de Seguridad Social y Medicare de tus empleados. (Los empleadores no necesitan igualar los impuestos de Medicare adicionales para los trabajadores mejor remunerados.)

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Calcular la retención de impuestos estatales y locales

Si el estado donde tus empleados trabajan cobra un impuesto sobre la renta, deberás completar un proceso similar al que seguiste para encontrar los montos provisionales de retención del impuesto sobre la renta. Cada área tiene sus propias leyes fiscales estatales específicas, por lo que deberás buscar las regulaciones específicas de tu estado para calcular las deducciones fiscales estatales.

Hacer otras deducciones de la nómina

Si una parte del salario de tu empleado se destina a primas de atención médica, organizaciones benéficas, fondos de jubilación u otras causas, asegúrate de deducirlos antes de firmar su cheque de pago.

Calcular el salario neto

Una vez que hayas calculado el salario bruto del empleado y realizado todas las deducciones adecuadas, te quedará su salario neto, o la cantidad que se le entrega. La mayoría de los empleados hoy en día reciben su salario mediante depósito directo, aunque los cheques en papel y las tarjetas de débito prepagadas siguen siendo alternativas populares.

Calcular los impuestos de FUTA y SUTA

Los empleados no contribuyen ni a los impuestos de FUTA ni a los impuestos de SUTA, pero la cantidad de dinero que tu, como empleador, contribuyes a cada fondo se basa en el número de empleados que tienes y cuánto ganan.

Los impuestos de FUTA equivalen al 6% de los primeros $7,000 de los salarios de un empleado. Sin embargo, si también pagas impuestos por desempleo a nivel estatal, es posible que califiques para un crédito de FUTA del 5.4%, lo que reduce tu tasa de impuestos de FUTA al 0.6%.

Las tasas de impuestos de SUTA y las bases salariales varían de un estado a otro, por lo que deberás buscar las leyes fiscales específicas de tu estado para averiguar si pagas impuestos de SUTA y, de ser así, cuánto.

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Otras opciones para calcular los impuestos de nómina

Aunque es útil saber cómo funcionan los cálculos de impuestos de nómina, es extremadamente desafiante hacerlos correctamente a mano. Afortunadamente, varias otras opciones pueden simplificar los cálculos y la presentación de impuestos:

• Las plantillas de hojas de cálculo de nómina para programas como Excel o Google Sheets deben venir con fórmulas de celda prellenadas que calculan y registran con precisión los impuestos de nómina.
• Las calculadoras de cheques de pago gratuitas pueden ayudarte a pagar correctamente a los trabajadores por hora y asalariados en cada estado.
• El software de nómina calcula los cheques de pago y los impuestos, paga a los empleados (generalmente mediante depósito directo automático), se sincroniza con el software de contabilidad y brinda a los empleados acceso legalmente requerido a los recibos de pago.
• Un contador interno o una empresa de contabilidad virtual pueden ejecutar la nómina y presentar los impuestos en tu nombre.
• Las empresas de PEO subcontratadas pueden encargarse tanto de la nómina como de servicios generales de recursos humanos al convertirse en coempleadores legales de tu negocio.

¿Te preocupa el costo? La mayoría de las empresas de software de nómina ofrecen pruebas gratuitas entre 30 días (SurePayroll y OnPay) y tres meses (ADP). Nuestra guía completa de software de nómina puede brindarte más información sobre cómo encontrar el programa de nómina adecuado para tus necesidades y presupuesto.

Preguntas frecuentes

¿Qué impuesto de nómina pagan los empleados?

Los impuestos de nómina de los empleados incluyen el impuesto federal sobre la renta, que varía según el ingreso individual o familiar (además de otros factores). Los empleados también pagan impuestos de FICA (impuesto de Seguridad Social e impuesto de Medicare) a una tasa fija del 7.65% para el año fiscal 2023.

¿Cómo calculo manualmente los impuestos de nómina?

Calcular manualmente los impuestos de nómina es un proceso de varios pasos:

1. Calcular el salario bruto de un empleado.
2. Restar los impuestos sobre la renta federales en función del Formulario W-4 del empleado y las tablas de retención de impuestos del IRS.
3. Restar los impuestos de FICA (impuestos de Seguridad Social e impuestos de Medicare) a una tasa del 7.65%.
4. Restar cualquier impuesto estatal o local, que tiene tasas variables dependiendo de tu ubicación.

Aunque puedes calcular los impuestos de nómina a mano, recomendamos utilizar un método más confiable y menos demorado. El software de nómina puede calcular los impuestos de nómina por ti, por lo general, a un costo bastante asequible, y puede reducir tu riesgo de cometer errores costosos en los impuestos de nómina.

¿Cuánto impuesto de nómina se deduce de mi cheque de pago?

La cantidad de impuesto de nómina deducido de tu cheque de pago depende en gran medida de tu ingreso. Las principales deducciones de impuestos de nómina incluyen impuestos federales sobre la renta (variables según la persona), impuestos de Seguridad Social (6.2%) e impuestos de Medicare (1.45%). Dependiendo de dónde vives y trabajas, es posible que también estés sujeto a un impuesto estatal sobre la renta.

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¿Qué impuestos de nómina deben pagar los empleadores?

Los impuestos de nómina para los empleadores incluyen la parte del empleador de los impuestos de Seguridad Social y los impuestos de Medicare, que iguala la contribución del empleado dólar por dólar. Los empleadores también pagan impuestos de FUTA y SUTA, o impuestos federales y estatales de seguro de desempleo.

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