Diferencias entre el formulario 941 y el formulario 944: Cuál debes presentar y cuándo
Ya sea que emplees a un trabajador o a cientos, estás legalmente obligado a retener impuestos sobre la nómina de tus empleados W-2 y remitirlos al gobierno federal. Junto con el pago de los impuestos en sí, los empleadores presentan documentos de declaración de impuestos con el IRS para informar sobre sus obligaciones tributarias relacionadas con la nómina.
Dependiendo de la obligación tributaria por nómina de tu negocio, presentarás el Formulario 941 del IRS trimestralmente o el Formulario 944 anualmente.
¿Qué es el Formulario 941?
El Formulario 941, también conocido como la Declaración Federal Trimestral del Empleador, es un formulario que se presenta trimestralmente por parte de empresas no agrícolas y no agropecuarias que tienen una obligación tributaria por nómina superior a $1,000 en un trimestre determinado. El formulario informa sobre la cantidad de dinero retenida de los sueldos de los empleados para impuestos federales sobre la renta, Medicare y Seguro Social a lo largo de todo un trimestre.
Otra información que se incluye en el Formulario 941 es la siguiente:
- El número de identificación del empleador de tu negocio, dirección y nombre.
- El número de empleados a los que pagaste durante el trimestre y cuánto ganaron (tanto en salarios como en propinas informadas).
- Ajustes por licencia por enfermedad, licencia familiar, propinas y seguros de vida de término grupal.
- Créditos fiscales por licencia familiar y por enfermedad cualificadas, y por investigación y desarrollo.
Calendario y fechas de vencimiento para presentar el Formulario 941
El Formulario 941 debe presentarse para el último día del mes siguiente al final de cada trimestre:
- Trimestre 1 (del 1 de enero al 31 de marzo): Vence el 30 de abril.
- Trimestre 2 (del 1 de abril al 30 de junio): Vence el 31 de julio.
- Trimestre 3 (del 1 de julio al 30 de septiembre): Vence el 31 de octubre.
- Trimestre 4 (del 1 de octubre al 31 de diciembre): Vence el 31 de enero del nuevo año.
Si el último día del mes que sigue al final del trimestre cae en un fin de semana o día festivo, la fecha límite se mueve al siguiente día hábil. (En este caso, los días festivos legales se refieren a cualquier festividad celebrada en Washington, D.C.)
Workday vs. ADP: Comparación de características y precios para la administración de nóminaAunque el Formulario 941 se presenta trimestralmente, los impuestos sobre la nómina en sí mismo se pagan según una fecha de vencimiento más frecuente que varía según tu obligación tributaria total. Obtén más información leyendo nuestra guía completa sobre las fechas límite de impuestos sobre la nómina para empleadores.
¿Qué es el Formulario 944?
El Formulario 944, también conocido como la Declaración Anual del Empleador para Impuestos Federales, cumple el mismo propósito que el Formulario 941: informar sobre la obligación tributaria por nómina de un empleador no agrícola.
Sin embargo, el formulario se presenta anualmente, no trimestralmente, y solo por empresas con una obligación tributaria por nómina anual de menos de $1,000, una cantidad muy baja que suelen superar la mayoría de los negocios unipersonales y las empresas individuales.
Solo presentarás el Formulario 944 si el IRS te informa por escrito (a través del Servicio Postal de los Estados Unidos) que debes hacerlo. De lo contrario, debes presentar el formulario 944 trimestralmente en su lugar.
Calendario y fechas de vencimiento para presentar el Formulario 944
Los empleadores presentan el Formulario 944 solo una vez al año, generalmente el último día del primer mes después del final del año fiscal (31 de enero).
Cómo presentar los formularios 941 y 944
Presentación electrónica
La forma más rápida y sencilla de presentar los formularios 941 y 944 es electrónicamente a través del sistema de e-file del IRS.
Gusto vs. OnPay: Comparativa de software de nóminaSin embargo, la presentación electrónica solo es posible a través de un servicio de presentación de impuestos aprobado por el IRS. Puedes encontrar un servicio autorizado en la lista de proveedores de servicios de e-file modernizado (MeF) del IRS, que se actualiza anualmente.
Aunque no puedes utilizar software de nómina para presentar los formularios de impuestos, el mejor software de nómina generará un Formulario 944 o 941 prellenado. Luego, puedes exportar el formulario para presentarlo fácilmente a través de una herramienta de software aprobada por el IRS.
Presentación por correo
Puedes imprimir y enviar por correo tus formularios de declaración de impuestos, pero asegúrate de seguir las instrucciones de presentación del IRS para garantizar que se acepte tu declaración de impuestos a tiempo.
Presentación con un profesional de impuestos
En lugar de presentar declaraciones trimestrales de impuestos por tu cuenta, puedes trabajar con un profesional de impuestos autorizado por el IRS para presentar formularios en nombre de los propietarios de negocios. Utiliza la herramienta de búsqueda en línea del IRS para encontrar el contador, contable o profesional de impuestos autorizado más cercano que pueda presentar declaraciones electrónicas por ti.
Presentación con una organización profesional de empleadores (PEO)
Si subcontratas tus servicios de nómina y recursos humanos a una PEO certificada, la PEO preparará y presentará las declaraciones de impuestos en tu nombre utilizando su propio número de identificación de empleador. El servicio de presentación de impuestos de la PEO debería incluir el Formulario 941, pero verifica con la empresa antes de firmar un acuerdo de coempleo para asegurarte de que la PEO sea responsable de presentar el formulario, no tú.
Sanciones por incumplimiento y cómo evitarlas
Sanciones por falta de presentación
Si no presentas el Formulario 941 o 944 a tiempo, recibirás una sanción por falta de presentación del IRS. La multa que pagarás depende de cuán atrasada sea tu declaración de impuestos y de cuánto debes en impuestos sobre la nómina impagos. Por ejemplo, por cada mes después de la fecha de vencimiento de la declaración de impuestos, la multa cuesta el 5% de tus impuestos impagos con una tarifa adicional del 5% por mes (hasta un máximo de cinco meses).
Los mejores software de nómina para usuarios de Mac: Comparación y característicasSanciones por falta de pago
No depositar tus impuestos sobre la nómina a tiempo resultará en una tarifa adicional separada de la multa por falta de presentación.
La multa exacta depende de cuánto tiempo tarde el pago y de cuánto debas. Por ejemplo, si el pago se retrasa entre uno y cinco días, tu multa equivaldrá al 2% del monto total impago de impuestos. La tasa aumenta a medida que esperas más tiempo para depositar los impuestos.
Evitar sanciones
Para evitar sanciones impuestas por el IRS, es fundamental estar al tanto de todas las fechas de vencimiento de presentación de impuestos.
La Publicación 509 del IRS enumera todas las fechas de pago de impuestos y fechas de vencimiento de declaración de impuestos para el año fiscal 2023. También incluye un calendario de impuestos descargable para ayudarte a llevar un registro de las fechas límite de impuestos del año.
Si no quieres estar al tanto de las fechas de vencimiento de presentación de impuestos por tu cuenta, el software de nómina y los servicios de presentación de impuestos normalmente te enviarán notificaciones y recordatorios a medida que se acerquen las fechas límite de impuestos.
El software de nómina de servicio completo también puede minimizar tu riesgo de incurrir en una multa por falta de pago al calcular y remitir automáticamente los impuestos sobre la nómina en tu nombre. Las empresas de software de nómina también reducen aún más tu riesgo de multas al emitir una garantía de presentación de impuestos en la que la empresa se compromete a asumir cualquier multa impuesta por el IRS si comete un error en tus impuestos.
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¿Los empleadores domésticos presentan el Formulario 941?
Sí. Si la obligación tributaria de tu empleado doméstico supera los $1,000 al año, debes presentar el Formulario 941 trimestralmente.
¿Cuáles son las principales diferencias entre los formularios de impuestos 941 y 944?
Los formularios de impuestos 941 y 944 se utilizan para informar sobre la retención de impuestos sobre la nómina por parte de empresas no agrícolas al gobierno federal. Sin embargo, el formulario que debes usar depende de la obligación tributaria general de tu negocio.
El Formulario 944 se utiliza mucho menos y solo se aplica a empresas con una obligación tributaria anual de menos de $1,000. Todas las demás empresas no agrícolas presentan el Formulario 941. A menos que recibas una carta oficial del IRS indicándote que debes utilizar el Formulario 944, debes utilizar el Formulario 941 por defecto.
Además, el Formulario 944 se presenta anualmente (generalmente el 31 de enero). El Formulario 941 se presenta trimestralmente.
¿Puedes solicitar una prórroga para el Formulario 941?
No, no puedes solicitar una prórroga al IRS para el Formulario 941. Si presentas tarde, recibirás una multa por falta de presentación que cuesta el 5% de tu obligación tributaria total por cada mes que no presentes.
¿Qué es el Formulario 943?
Las empresas agrícolas como las granjas presentan el Formulario 943, también conocido como Declaración de Impuestos Anual del Empleador para Empleados Agrícolas, en lugar de los formularios 941 o 944. Las empresas agrícolas presentan estos formularios anualmente para informar sobre los impuestos federales sobre la renta, Medicare y Seguro Social retenidos de los sueldos de los empleados durante el año.
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