Revisión de Confluence (2023): ¡Descubre sus características
Confluence es un software de gestión del conocimiento, colaboración y gestión de proyectos creado por Atlassian. Se sincroniza con otros proyectos de Atlassian, incluyendo Jira y Trello, y ofrece excelentes medidas de seguridad por las que Atlassian es conocido. Confluence se puede acceder a través de tu navegador web y a través de aplicaciones móviles para iOS y Android. Si bien algunas cuentas existentes pueden alojarse localmente, Atlassian no acepta nuevas licencias y dejará de brindar soporte para servidores autohospedados en febrero de 2024.
Precios de Confluence
Gratis
El plan gratuito de Confluence cubre hasta 10 usuarios y ofrece 2 GB de almacenamiento, así como espacios y páginas ilimitadas. Debido al límite de usuarios, este plan es ideal para uso individual y equipos muy pequeños.
Estándar
El plan Estándar tiene un costo de $5.75 por usuario por mes, facturado mensualmente, para hasta 50,000 usuarios. Este plan ofrece 250 GB de almacenamiento de archivos, soporte al cliente en horario comercial y la capacidad de invitar a colaboradores como invitados. Se ofrece una prueba gratuita de 7 días para este plan.
El plan Premium tiene un costo de $11 por usuario por mes, facturado mensualmente. Este plan incluye almacenamiento ilimitado, análisis, soporte premium las 24/7, calendarios de equipo y un SLA de tiempo de actividad del 99.9%. Se ofrece una prueba gratuita de 7 días para este plan.
Enterprise
El plan Enterprise requiere que te pongas en contacto con el equipo de ventas para obtener una cotización personalizada. Este plan incluye sitios ilimitados, seguridad Atlassian Access, soporte empresarial las 24/7 y un SLA de tiempo de actividad del 99.95%.
Características clave de Confluence
Creación de documentos
Confluence permite a los equipos crear y gestionar bases de conocimiento para fomentar el intercambio de información y la transparencia. Comienza creando un sitio, luego crea espacios dentro de ese sitio y llena cada espacio con páginas individuales (Figura A). Agrega diferentes elementos de diseño como videos, imágenes, gráficos y/o tablas para dividir el texto, o incluye contenido dinámico usando macros. Haz clic en Publicar cuando hayas terminado de hacer ediciones y estés listo para compartir tu página con el resto de tu equipo.
Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyectoFigura A
Plantillas
Puedes crear tus propias páginas desde cero, pero será mucho más rápido si aprovechas las plantillas predefinidas de Confluence (Figura B). Elige entre más de 70 plantillas en una amplia variedad de categorías, que incluyen estrategia empresarial, recursos humanos, marketing y ventas, gestión de productos y desarrollo de software. Crea una página utilizando una plantilla y añádela a tu sitio con solo dos clics, o crea tu propia plantilla a partir de una página existente.
Figura B
Organización y búsqueda
A medida que tu base de conocimiento crece a cientos de páginas, necesitas poder encontrar fácilmente el contenido en ella. Puedes mantener las cosas organizadas con un árbol de páginas anidado y usar accesos directos de espacio para navegar a páginas que se utilizan con frecuencia. Confluence también ofrece una función de búsqueda avanzada (Figura C) que te permite usar operadores booleanos y otros elementos para encontrar exactamente lo que necesitas. Busca palabras con una grafía similar, palabras en proximidad o palabras dentro de un rango alfabético determinado para encontrar exactamente lo que necesitas.
Descubre la historia de tu sitio web con HitBox: revelaciones sorprendentesFigura C
Colaboración en equipo
Las bases de conocimiento no se crean en el vacío, y Confluence facilita la colaboración con otros miembros del equipo para crear y editar documentos en tiempo real. Puedes invitar a usuarios y cambiar los permisos para que los espacios y las páginas se compartan con las personas adecuadas. También puedes dejar un comentario en una página (Figura D), notificar a un compañero de equipo usando una mención @ o dar "me gusta" a un comentario para indicar que lo has leído.
Figura D
Gestión de proyectos
Aunque Confluence fue diseñado principalmente para la gestión del conocimiento y no para la gestión de proyectos, ofrece algunas características de gestión de proyectos, aunque no tantas como Trello y Jira. Puedes crear, compartir y actualizar planes de proyecto en la herramienta, que ofrece una serie de plantillas de gestión de proyectos predefinidas. También puedes asignar tareas con menciones (@) (Figura E) y mantener a todos actualizados con actualizaciones de estado en el plan del proyecto.
Qué es Samba y cómo puede beneficiar a tu redFigura E
Sin embargo, Confluence carece de características más avanzadas que tienen las aplicaciones dedicadas a la gestión de proyectos, como los gráficos de Gantt y los tableros Kanban. Consulta nuestra comparación entre Jira y Confluence para obtener más información sobre las diferencias entre las dos plataformas.
Ventajas de Confluence
- Espacios y páginas ilimitados en el plan gratuito.
- Se integra perfectamente con otros productos de Atlassian como Jira y Trello.
- Excelentes características de seguridad al igual que todos los productos de Atlassian.
- La búsqueda avanzada con múltiples operadores permite encontrar contenido incluso en bases de conocimiento masivas.
- Interfaz intuitiva y fácil de usar.
- Permisos sólidos y acceso para invitados/clientes.
Desventajas de Confluence
- Debes actualizar a Premium para obtener calendarios de equipo.
- Necesitas una aplicación externa para gráficos de Gantt.
- La función interna de seguimiento de tiempo es rudimentaria.
- Los complementos externos aumentan rápidamente el precio.
- No hay tableros Kanban ni herramientas de presupuesto.
Integraciones de Confluence
Además de integrarse con productos de Atlassian, Confluence también ofrece integraciones predefinidas con aplicaciones de terceros. Algunas de las más populares son:
- Google Drive: Agrega un enlace de Google a una página de Confluence y el archivo de Google se mostrará automáticamente en Confluence.
- Microsoft Teams: Busca, crea y comparte páginas de Confluence en Teams.
- Slack: Responde a los comentarios de Confluence en Slack para no tener que cambiar de ventana.
- Lucidchart: Crea, edita e incrusta diagramas en tu página de Confluence.
- Draw.io: Crea organigramas y diagramas en tus páginas de Confluence.
- Google Analytics: Sigue y comprende cómo los usuarios interactúan con tus páginas de Confluence.
¿Para quién es ideal Confluence?
Confluence es una excelente opción para equipos que necesitan capacidades de gestión del conocimiento y uso compartido de archivos que van más allá de la creación de una simple wiki. Su interfaz es intuitiva y altamente visual, ofrece muchas más posibilidades que Google Docs o Microsoft Word. Sus herramientas de colaboración facilitan el trabajo con compañeros de equipo para crear y editar documentos y archivos, y ofrece excelentes medidas de seguridad para proteger tu información. Su búsqueda avanzada también facilita encontrar la página exacta que estás buscando, incluso en una base de conocimiento enorme con cientos o miles de páginas.
Aunque Confluence se puede utilizar para una gestión de proyectos sencilla, no es la elección correcta para empresas que necesitan características más robustas de gestión de tareas y proyectos. La función de seguimiento de tiempo de la herramienta es rudimentaria en comparación con las alternativas; debes pagar un complemento adicional para obtener gráficos de Gantt y carece por completo de tableros Kanban y herramientas de presupuesto.
6 pasos para crear un universo web y optimizar tu estrategia de marketing en líneaSi Confluence no es ideal para ti, considera estas alternativas
Las herramientas de gestión del conocimiento de Confluence pueden ser demasiado avanzadas para equipos que solo necesitan crear una simple wiki. Por otro lado, las características de gestión de proyectos no son lo suficientemente robustas para equipos que buscan gestionar proyectos complejos. Si Confluence no se adapta exactamente a tus necesidades, aquí tienes algunas alternativas a considerar:
| Confluence | Trello | Notion | SharePoint | |
|---|---|---|---|---|
| Gestión del conocimiento | Sí | No | Sí | Sí |
| Gestión de proyectos | Sí | Sí | Sí | No |
| Colaboración en equipo | Sí | Sí | Sí | Sí |
| Plan gratuito para siempre | Sí | Sí | Sí | No |
| Precio inicial de los planes de pago | $5.75 por usuario por mes | $5 por usuario por mes | $8 por usuario por mes | $5 por usuario por mes |
Trello
Si quieres mantenerte dentro del ecosistema de Atlassian para tus necesidades de gestión de proyectos, considera Trello, que fue adquirido por Atlassian en 2017. Trello es conocido por sus intuitivos tableros Kanban y sus características de gestión de tareas y proyectos fáciles de usar. Se integra perfectamente con otros productos de Atlassian, incluyendo Confluence, por lo que podrías usar Trello para la gestión de proyectos y Confluence para la gestión del conocimiento. Lee nuestra reseña completa de Trello.
Notion
Si principalmente buscas una aplicación de gestión de documentos y conocimiento, entonces Notion es una buena alternativa a considerar. Las herramientas de gestión del conocimiento de Notion son menos complejas que las características de Confluence y requieren menos tiempo de aprendizaje como resultado. Notion también incluye características nativas de gestión de proyectos, por lo que puedes hacerlo todo en una sola herramienta, aunque probablemente no sea suficiente para usuarios avanzados que gestionen proyectos muy complicados. Lee nuestra reseña completa de Notion.
Esta herramienta ayuda a los equipos a crear sitios para compartir archivos y colaborar en documentos. Como parte del ecosistema de Microsoft, SharePoint es una buena opción para organizaciones que ya utilizan otros productos de Microsoft, como Teams. Está disponible como un plan independiente y también se incluye como parte del plan basado en la nube de Microsoft 365. También se puede implementar en un servidor local.
Metodología de revisión
Al escribir esta reseña de Confluence, nos inscribimos en una prueba gratuita del plan Standard y también consultamos la documentación del producto y las opiniones de los usuarios. Consideramos factores como el precio, la facilidad de uso, el diseño de la interfaz de usuario e integraciones. También consideramos otros criterios como el número de plantillas, las características de colaboración en equipo y las herramientas de gestión de proyectos.
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