La revolución digital: las 9 mejores herramientas de gestión de flujo de trabajo para el 2023

Establecer un flujo de trabajo eficiente es vital para el éxito de cualquier entorno de trabajo rápido. Teniendo en cuenta la eficiencia, la facilidad de uso y las características clave, hemos compilado una lista de los mejores software de gestión de flujos de trabajo disponibles. El siguiente software está diseñado para aumentar la productividad, optimizar tu proceso y alcanzar tus objetivos empresariales a tiempo.

Mejor software de gestión de flujos de trabajo comparado

Desde la automatización hasta la personalización de alto nivel, estas herramientas cuentan con todas las características necesarias para hacer que tu proceso de flujo de trabajo sea más eficiente. Ya sea que trabajes en un equipo pequeño o en una gran empresa en crecimiento, estos son los mejores software de gestión de flujos de trabajo disponibles.

¿Cuáles son los diferentes tipos de sistemas de gestión de flujos de trabajo?

Existen tres tipos de sistemas de gestión de flujos de trabajo que debes considerar para tu negocio. Cada sistema tiene sus especialidades y limitaciones.

Secuencial

El sistema de flujo de trabajo secuencial (o lineal) consiste en tareas realizadas en orden secuencial. Cada tarea sigue una secuencia predefinida.

Máquina de estados

El sistema de gestión de flujos de trabajo de máquina de estados consiste en que cada tarea existe en un estado. Las transiciones entre estados ocurren en función de disparadores o condiciones establecidas. Este flujo de trabajo es adecuado para tareas con caminos ramificados o condiciones variables.

Basado en reglas

El último sistema de gestión de flujos de trabajo es el basado en reglas. Este sistema funciona en base a reglas y condiciones establecidas. Las reglas determinan cómo se realiza una tarea en función de condiciones específicas.

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Características clave del software de gestión de flujos de trabajo

El software de gestión de flujos de trabajo es esencial para empresas y proyectos de todo tipo. A través de un software bien implementado, las empresas pueden aumentar la productividad y eficiencia, y reducir errores. Además, brindan una visión general de en qué están trabajando todos los empleados y los pasos del proceso. Ayudan a visualizar grandes cantidades de datos de manera fácil de entender.

Estas son las características más importantes que debes tener en cuenta al buscar el software adecuado para tu negocio:

Automatización de flujos de trabajo

El software de gestión de flujos de trabajo está diseñado para minimizar tareas repetitivas. La automatización es una característica imprescindible en tu software, especialmente cuando se implementan regularmente múltiples tareas similares para un gran número de usuarios. La automatización reduce la probabilidad de errores y libera tiempo para que los miembros del equipo trabajen en otros aspectos de un proyecto.

Seguimiento y gestión de tareas y proyectos

Sobre todo, el mejor software de flujo de trabajo debe permitirte crear, rastrear y gestionar fácilmente proyectos de cualquier escala. Muchos de los mejores software disponibles incluyen funciones como establecimiento de hitos y seguimiento de objetivos. El software debe tener una interfaz de usuario fácil de leer. Esto permite a los miembros del equipo identificar claramente las tareas de las que son responsables.

Documentación de procesos

El software de flujo de trabajo a menudo viene con alguna forma de documentación de procesos. Estas herramientas de flujo de trabajo ayudan a los miembros del equipo a crear, documentar y estandarizar procesos. La documentación se presenta en forma de listas de verificación y plantillas para que los flujos de trabajo sean más consistentes.

Herramientas de colaboración

Cuando trabajas en equipo, la colaboración en tiempo real es importante para una comunicación clara. Tu software de gestión de flujos de trabajo debe incorporar un medio fácil de comunicación. Esto se hace a menudo a través de una función de comentarios. Algunos programas también tienen herramientas extensas de comunicación y toma de notas para facilitar la colaboración con diferentes miembros del equipo.

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Integración de herramientas y software de terceros

El software de gestión de flujos de trabajo a menudo cuenta con capacidades de integración. Estas integraciones suelen incluir diversas herramientas que un equipo puede usar habitualmente, como Google Drive, Dropbox, Excel e incluso otros software de gestión de proyectos.

Visualización de datos

Tu software debe proporcionar una forma sencilla de ver y analizar conjuntos de datos. La visualización de datos es útil para ver el progreso de los proyectos, las líneas de tiempo generales y las dependencias de tareas. Es especialmente útil al analizar, informar y tomar decisiones basadas en datos. El mejor software proporciona este tipo de visualización a través de gráficos de Gantt, líneas de tiempo, gráficos y diagramas.

Fácil de usar

La interfaz de usuario (UI) y experiencia del usuario (UX) del software de gestión de flujos de trabajo deben ser fácilmente accesibles. Ten en cuenta que varias personas pueden necesitar acceder al software de gestión de flujos de trabajo en un momento dado, incluidos nuevos empleados y jefes de proyecto. Una interfaz fácil de usar permite una implementación sencilla y reduce la desaceleración debido a la confusión o errores del usuario.

Escala rentable

A medida que tu equipo crece, tus herramientas de gestión de flujos de trabajo deben adaptarse a los diferentes tamaños. La mayoría de los software de flujo de trabajo cobran por usuario. Una solución escalable debe adaptarse al crecimiento de tu empresa y mantenerse dentro de tu presupuesto.

¿Cuáles son los beneficios de trabajar con software de gestión de flujos de trabajo?

El software de gestión de flujos de trabajo puede ayudar a optimizar el proceso de flujo de trabajo, reducir la redundancia y facilitar la finalización de múltiples proyectos. Estos son solo algunos de los beneficios que se obtienen al utilizar software de flujo de trabajo:

Aumento de la eficiencia

El software de gestión de flujos de trabajo puede reducir los tiempos de inactividad mediante la automatización de tareas, la optimización de procesos y mantener informados a los miembros del equipo sobre el progreso de varios proyectos y tareas.

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Mejor visibilidad

No deberías tener que preguntarte en qué están trabajando los miembros de tu equipo. El software de gestión de flujos de trabajo ofrece una visión clara de lo que los miembros del equipo están haciendo actualmente, qué se les asignará a continuación y en qué punto se encuentra el equipo en general para completar una tarea o proyecto.

Establecimiento de objetivos y hitos

Establece metas y hitos claros y reconocibles a los que todos los miembros del equipo puedan seguir.

Conveniencia

Comunícate, comparte archivos y sigue el progreso de las tareas en un solo lugar conveniente. Muchas de estas herramientas tienen integraciones que te permiten utilizar diversas herramientas de terceros que pueden ser vitales para las operaciones de tu negocio.

Informe de datos

El software de gestión de flujos de trabajo facilita la elaboración de informes con visualización de datos. Obtén una representación visual clara de los datos de tu negocio. Toma decisiones basadas en la información recopilada de tu software.

¿Cómo elijo el mejor software de gestión de flujos de trabajo para mi negocio?

Al elegir el mejor software de gestión de flujos de trabajo, considera las necesidades de tu negocio y los recursos disponibles. Descubre qué procesos necesitan mejora y cómo el software puede hacer que las cosas sean más eficientes. La mayoría de los software que hemos revisado ofrecen automatización, visualización y herramientas de seguimiento que pueden beneficiar a las empresas en cualquier industria.

Herramientas como Jira son especialmente útiles para equipos de desarrollo de software y aplicaciones, ya que permiten identificar fácilmente errores y realizar un seguimiento de los procesos. Examina los pros y los contras de cada software y verifica cómo se alinea con tus necesidades.

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Siempre aprovecha las pruebas gratuitas y las opciones gratuitas disponibles para estas herramientas. La experiencia práctica es la mejor manera de ver cómo tu equipo funciona con el software y si beneficia a tu proceso de flujo de trabajo.

Metodología

Al determinar el mejor software de gestión de flujos de trabajo, consideramos varias herramientas. Evaluamos tanto las herramientas ampliamente conocidas como las nuevas herramientas de gestión de flujos de trabajo, y redujimos nuestra lista comparando precios, características, escalabilidad y opiniones de propietarios de empresas en diversas industrias.

Después de reducir nuestra lista, establecimos las características imprescindibles para las herramientas de gestión de flujos de trabajo, como el seguimiento de tareas, la automatización, los informes, la integración, la importación de datos y la interfaz de usuario.

Analizamos los pros y los contras del software que incluía la mayoría o todas estas características clave y los revisamos en general, teniendo en cuenta en gran medida los comentarios de los usuarios y el soporte técnico del software.

Después del análisis, creamos criterios, comparamos los software e identificamos cuáles consideramos que serían las mejores herramientas de gestión de flujos de trabajo para cualquier empresa que busque mejorar su proceso de flujo de trabajo y eficiencia.

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