Cómo crear RFIs y RFQs efectivos: una guía completa para la gestión de proyectos

Cada día, millones de empresas envían Solicitudes de Información (RFIs) y Solicitudes de Cotización (RFQs) a proveedores en todo el mundo, pero ¿están proporcionando la información adecuada estos componentes clave de la adquisición de proyectos? Aquí tienes una guía rápida para facilitar la creación y respuesta a RFIs y RFQs.

¿Qué son las RFIs y RFQs?

¿Qué es una Solicitud de Información (RFI)?

En la adquisición de proyectos, el primer paso en una solicitud de proyecto es la RFI o Solicitud de Información. Una RFI se utiliza para obtener más información sobre los servicios de un proveedor y cómo pueden adaptarse a las necesidades de una empresa. En otras palabras, este es el primer paso exploratorio en el proceso.

Las empresas suelen utilizar RFIs para tratar de reducir una larga lista de posibles proveedores. Como tal, la RFI se personaliza para incluir información sobre los requisitos del proyecto de la empresa. Por ejemplo, en TI, una empresa puede listar los requisitos técnicos que el software de un proveedor debe cumplir para ser considerado.

¿Qué es una Solicitud de Cotización (RFQ)?

Una RFQ o Solicitud de Cotización se envía a los proveedores cuando una empresa quiere saber más sobre cómo su producto o servicio puede ajustarse a su presupuesto. Los proveedores pueden entonces proporcionar una cotización general en base a la información compartida sobre el proyecto de la empresa.

En algunos casos, las RFQs se envían después de recopilar información de una RFI inicial. Sin embargo, si una empresa sabe lo que está buscando, puede enviar una RFQ en lugar de una RFI. Una vez recibida una RFQ, la empresa puede revisar todas las cotizaciones y determinar cuál proveedor se ajusta mejor a sus necesidades y requisitos financieros.

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¿Qué es una Solicitud de Propuesta (RFP)?

Cuando se habla de RFIs y RFQs, también es importante hablar de la RFP o Solicitud de Propuesta. Una RFQ y una RFP pueden parecer similares. Sin embargo, son directas en su intención.

En algunos casos, las empresas enviarán RFPs a múltiples proveedores para comprender mejor cómo podrían resolver el problema específico detrás del proyecto. En otros casos, las empresas envían RFPs en lugar de RFQs cuando quieren revisar factores críticos adicionales más allá del costo.

¿Por qué son importantes las RFIs y RFQs?

Las RFIs y RFQs son piezas críticas del rompecabezas de la adquisición. Estas solicitudes permiten a las empresas solicitar información de numerosos proveedores y compararlos fácilmente. Como resultado, las RFIs y RFQs ayudan a las empresas a seleccionar el proveedor adecuado que se ajuste a sus necesidades únicas. Esto incluye todo, desde requisitos de presupuesto hasta soluciones específicas.

Cuando se selecciona el proveedor adecuado desde el principio, las empresas eliminan los riesgos y costos potencialmente graves asociados con avanzar con servicios que no cumplen con los requisitos del proyecto.

El proceso de RFI y RFQ en la gestión de proyectos

Enviar y recibir RFIs y RFQs es una parte crítica de la gestión de proyectos. Estas solicitudes se realizan durante la fase de adquisición del proyecto, que implica obtener todos los materiales y servicios necesarios para finalizar un proyecto.

Las adquisiciones se definen durante la etapa inicial de planificación de un proyecto. Una vez definidos los requisitos de adquisición, los equipos pueden comenzar a enviar sus RFIs y RFQs. Los proveedores luego responderán a estas solicitudes en detalle.

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Luego, las empresas deben analizar la información enviada por cada proveedor y decidir qué soluciones seguir. Esta fase de adquisición de proyectos se describe a menudo como "realizando adquisiciones".

Una vez que se seleccionan los proveedores, las empresas firmarán los contratos necesarios y realizarán pagos iniciales, si corresponde.

Mejores prácticas al redactar RFIs y RFQs

Redactar RFIs y RFQs es una ciencia. Sin embargo, hay varias mejores prácticas que puedes seguir para garantizar el éxito en la adquisición de proyectos. Algunas mejores prácticas deben considerarse independientemente de si estás creando una RFI o una RFQ:

Utiliza un formato estándar para todas las RFIs y RFQs

Cuando creas RFIs y RFQs, utiliza un formato estandarizado. Esto garantiza que los proveedores te brinden las respuestas que necesitas, lo que reducirá el tiempo necesario para analizar cada solicitud. Recomendamos utilizar una plantilla (más sobre esto más adelante).

Incluye pautas de respuesta

Asegúrate de incluir instrucciones detalladas de respuesta para tus proveedores, que brinden información sobre cómo completar una solicitud. Por ejemplo, debes incluir una fecha en la que esperas que se complete la respuesta, así como instrucciones para hacer preguntas sobre cualquier cosa contenida en la RFI o RFQ.

Considera la automatización de RFIs y RFQs

Enviar, analizar y responder a RFIs y RFQs es un proceso que consume mucho tiempo. Afortunadamente, existen varias herramientas que permiten a las empresas automatizar estos procesos, desde la creación de RFQs hasta su evaluación. Considera implementar software de RFI o RFQ en tu empresa para eliminar las tareas tediosas de adquisición de proyectos.

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Otras mejores prácticas se aplican específicamente a las RFIs:

Mantén las solicitudes de RFI simples y directas

Las RFIs deben ser simples. En esta etapa, simplemente estás recopilando información sobre un proveedor para ver si califican para la siguiente ronda de investigación. La información sobre precios y otros detalles exhaustivos se puede recopilar a través de una RFQ.

No temas enviar RFIs a muchos proveedores

Es probable que haya cientos de opciones que parezcan cumplir con las necesidades de tu proyecto. Afortunadamente, enviar una RFI es una excelente manera de resaltar posibles ganadores rápidamente. No temas enviar numerosas RFIs; puedes reducir tu búsqueda al enviar RFQs.

Y por último, también hay mejores prácticas específicas para las RFQs:

Sumérgete en los detalles de tu proyecto

Mientras que las RFIs son simples, las RFQs requieren que te adentres en los detalles de tu proyecto. Por ejemplo, querrás incluir una lista estricta de requisitos de productos o servicios y un cronograma del proyecto. Compartir los detalles permite a los proveedores darte un presupuesto más preciso.

Limita el número de proveedores

No debes enviar RFQs como RFIs. En su lugar, deben enviarse a proveedores que estás considerando seriamente. De lo contrario, perderás tiempo analizando numerosas cotizaciones. En cambio, realiza una RFI primero para reducir tu lista.

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Incluye una tabla de precios

La información de precios puede volverse abrumadora rápidamente, especialmente cuando estás analizando a varios proveedores. Incluye una tabla de precios automatizada dentro de tu plantilla de RFQ. Cuando tu proveedor ingrese la información en la plantilla, los costos del proyecto se calcularán automáticamente de la misma manera en cada RFQ.

Cómo crear una plantilla única para RFIs y RFQs

La mejor manera de enviar, analizar y responder de manera eficiente a RFIs y RFQs es crear una plantilla que puedas utilizar universalmente para cada proveedor. Si bien puedes crear tu propia plantilla, hay varias plantillas disponibles en línea que puedes personalizar para adaptar a tu negocio. Aquí tienes algunas plantillas que puedes utilizar ahora mismo:

• Plantilla de RFI/RFP de HubSpot
• Plantilla de RFI de ProjectManager
• Plantilla de RFI de Asana
• Plantilla de RFQ de ProjectManager
• Plantilla de RFQ de Asana

Si estás interesado en desarrollar tu propia plantilla, esto es fácil de hacer creando un documento simple utilizando tu software de procesamiento de texto y guardándolo como una plantilla. O puedes crear un formulario PDF rellenable tanto para RFIs como para RFQs.

Información clave para incluir en RFIs y RFQs

Aunque las RFIs y RFQs son altamente personalizables para adaptarse a tu nicho específico y necesidades de proyecto, hay varios componentes no negociables que deben incluirse en cada una.

Para las RFIs, querrás incluir objetivos y metas del proyecto, información básica de la empresa, una descripción general del proyecto, soluciones requeridas y pautas de respuesta.

Para las RFQs, querrás incluir objetivos del proyecto, requisitos de solución o producto, una tabla de precios, un cronograma del proyecto y un cronograma detallado de entregables. También querrás incluir información sobre cómo planeas seleccionar al proveedor elegido. Por ejemplo, incluye los criterios que utilizarás para evaluar las cotizaciones que recibas.

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