La estrategia inteligente del outsourcing: Cuándo considerarlo para obtener una ventaja competitiva

En una encuesta reciente a más de 1,000 ejecutivos de nivel C en Estados Unidos, el 86% de los CIOs dijeron que es probable que externalicen funciones y trabajos relacionados con la tecnología en los próximos seis meses. Sin embargo, la externalización de TI no es algo sencillo; existen bolsas de excelencia en la externalización de TI en todo el mundo. Los CIOs que deseen externalizar iniciativas digitales deben elegir entre talento local, talento extranjero, talento cercano e incluso talento ubicado en zonas rurales.

No existe una solución única para todos. Y encontrar la combinación adecuada de externalización para tus proyectos puede marcar la diferencia entre cumplir con tus hitos digitales críticos y quedarte rezagado frente a tus competidores. Ya sea que estés comenzando tu viaje de externalización o esperando reforzar tus esfuerzos existentes, esta guía reflexiva proporciona conocimientos valiosos que puedes aprovechar.

Índice:

• El mito de la externalización
• Entendiendo el TCE
• Consideraciones para la externalización
• Un enfoque híbrido para la externalización
• Determinar el modelo de externalización perfecto para tu organización de TI

El mito de la externalización

Antes de decidir sobre el modelo de externalización distribuida que cumplirá todos tus sueños digitales, es importante establecer expectativas realistas. Si buscas en Google "ahorrar dinero mediante la externalización de TI", encontrarás un sinfín de anuncios que afirman que puedes ahorrar un 50, 60 e incluso 70%, sin ningún riesgo para ti y tu organización.

La verdad es que, si eso fuera cierto, no habría mercado para desarrolladores de software locales en Estados Unidos. De hecho, los trabajos tecnológicos en Estados Unidos están en auge, un 69% más que en 2021, no porque los CIOs tengan presupuestos ilimitados, sino porque muchas empresas optan por no externalizar su trabajo de TI.

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Además, para que la externalización funcione bien, es probable que debas cambiar la forma en que tú y tus equipos trabajan. Si bien el talento de TI extranjero puede ofrecer ahorros de hasta un 70% en comparación con sus contrapartes locales en Estados Unidos, la mayoría de las organizaciones que tienen éxito en sus esfuerzos de externalización en el extranjero y en ubicaciones cercanas suelen informar ahorros globales en el rango del 10 al 25%.

Entendiendo el TCE

Cuando se trata de externalizar el desarrollo de software, las tarifas por hora solo cuentan parte de la historia. La tabla a continuación te da una idea de las diferencias drásticas en los costos laborales entre algunos de los principales mercados de externalización de TI.

Fuente de la tabla: Una guía de las tarifas de desarrolladores extranjeros: ¿Dónde contratar desarrolladores extranjeros?

Si las relaciones de TI se midieran estrictamente por los costos laborales, elegir un socio para la externalización sería una decisión fácil. Sin embargo, existen costos ocultos asociados con la externalización que afectan el resultado final.

Aquí es donde entra en juego el TCE (coste total del compromiso, por sus siglas en inglés), que desglosa los costos asociados con el uso de talento externo en cinco categorías: costos de evaluación, costos culturales, costos de transición, costos de la fuerza laboral interna y costos de gestión de contratos.

Costos de evaluación

Al trabajar con una firma de externalización, se necesita un esfuerzo dedicado al principio para seleccionar a ese socio. Inicialmente, este esfuerzo puede ser considerable, y como podrás imaginar, esta evaluación a medio mundo de distancia puede llevar aún más tiempo.

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Con una relación a largo plazo, puedes amortizar gradualmente el costo de evaluación, pero nunca desaparecerá por completo. Cada compromiso es potencialmente único, por lo que deberás examinar periódicamente las fortalezas y debilidades tecnológicas del equipo externalizado para ver si siguen siendo una buena opción.

Además, los líderes técnicos internos familiarizados con la iniciativa a menudo necesitarán entrevistar a las personas asignadas al proyecto a medida que los miembros del equipo van y vienen.

Costos culturales

La externalización en el extranjero y en ubicaciones cercanas implica una delicada combinación de diferencias culturales, lingüísticas y organizativas. Este es un aspecto a menudo subestimado para los equipos ubicados en Estados Unidos que se involucran con un socio externo por primera vez.

Es importante comprometerse a largo plazo. Algunos estudios sugieren que, en promedio, una organización de TI puede experimentar hasta un 20% de disminución en la eficiencia del desarrollo de aplicaciones durante los primeros dos años de un contrato debido al tiempo empleado en superar diferencias ambientales y culturales, así como niveles de experiencia.

Costos de transición

El período de transición probablemente sea la etapa más costosa de un proyecto de externalización. Idealmente, tendrás miembros de tu equipo interno trabajando codo a codo con tu nuevo socio de desarrollo. Hasta que superes el período de transición, no debes anticipar ningún ahorro en costos.

Explicar estas expectativas dentro de tu organización es importante al obtener la aprobación de una estrategia de externalización, especialmente con un socio ubicado en una zona horaria diferente. No es raro que una empresa externa técnica tarde 90 días o más en alcanzar su ritmo de desarrollo.

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Costos de la fuerza laboral interna

Más talento externo conlleva frecuentemente a menos empleados internos de tecnología. Si bien los despidos se ven como una actividad para reducir costos, por lo general, la reducción de personal conlleva otros costos.

Por ejemplo, es posible que debas pagar indemnizaciones y bonificaciones de retención a muchos de tus empleados, incluso a aquellos que solo sean necesarios el tiempo suficiente para capacitar al personal externo que los reemplazará.

Costos de gestión de contratos

Por último, pero no menos importante, recuerda que el talento externo es, en efecto, proveedores de un servicio. Como tal, requieren una gestión adicional. Tu personal interno debe administrar correctamente las facturas, las hojas de tiempo y los contratos para que el proceso funcione.

Al trabajar en particular con talento externo en el extranjero y en ubicaciones cercanas, las mejores prácticas a menudo involucran un gerente de proyectos interno para superar las diferencias horarias. Estos costos se suman y pueden ser una sorpresa si no abordas tu estrategia de externalización con expectativas realistas.

Consideraciones para la externalización

Una vez que entiendes el TCE, comprendes que no ahorrarás un 70% al externalizar tu próximo proyecto de TI. Sin embargo, eso no significa que no se puedan obtener ahorros, siempre y cuando tu organización esté comprometida a hacer los cambios necesarios para tener éxito en tus esfuerzos de externalización.

En el mercado competitivo actual, incluso una reducción de costos incremental puede ser una ventaja competitiva. Entonces, ¿cómo decides qué iniciativas externalizar y cuáles mantener internamente? Si puedes responder afirmativamente a la mayoría de las siguientes preguntas, la externalización puede valer la pena considerar:

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• ¿El dominio del problema está bien comprendido?
• ¿La pila tecnológica está establecida y madura?
• ¿Hay un enfoque en las operaciones en lugar de la innovación?
• ¿Esperas necesitar al equipo del proyecto durante al menos seis meses?
• ¿La expectativa de colaboración en tiempo real entre las partes interesadas y el equipo de desarrollo es baja?

Un enfoque híbrido para la externalización

A veces, un enfoque híbrido puede ofrecerte lo mejor de ambos mundos. Es posible y común estructurar un equipo de entrega técnica con recursos internos y externos trabajando en el mismo código base.

Determinar la combinación adecuada de talento interno y externo a menudo es una extensión de cómo tu organización equilibra la tolerancia al riesgo con los ahorros de costos (Figura A). Aquellas organizaciones con una mayor tolerancia al riesgo están más preparadas para asignar menos personal interno a proyectos y depender más de recursos internos de menor costo.

Figura A

Determinar el modelo de externalización perfecto para tu organización de TI

No existe una solución perfecta para determinar el modelo de externalización ideal para tu organización. Incluso las organizaciones de TI bien establecidas pueden tardar meses o incluso años en lograrlo.

Comprométete y se realista acerca del TCE y entiende que los mejores resultados se logran cuando tu personal externo se convierte en una extensión de tu equipo interno. Con el tiempo, es posible que encuentres que tu estrategia de externalización te permite alcanzar tus metas de manera más rápida y a un costo reducido.

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