Las 5 mejores plataformas para crear informes de incidentes eficaces

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• Qué es un informe de incidente
• Cómo redactar un informe de incidente
• Las 5 mejores plataformas para crear informes de incidentes efectivos
• Conclusión

Qué es un informe de incidente

Un informe de incidente es un formulario utilizado para registrar accidentes, lesiones, enfermedades o casi accidentes en el lugar de trabajo. Es muy importante presentar un informe de incidente cuando ocurre un incidente, independientemente de si causa lesiones a los empleados. Esto se debe a que un informe de incidente te ayuda a descubrir las circunstancias y condiciones que condujeron al evento, para que puedas asegurarte de que no vuelva a ocurrir.

Cómo redactar un informe de incidente

Registrar los hechos básicos

Comienza registrando los hechos básicos relacionados con el incidente. Estos incluyen:

• Tipo de incidente: enfermedad, lesión, robo, casi accidente o daño material
• Ubicación del incidente
• Fecha y hora

Tomar nota de las personas afectadas

Recopila y registra detalles como nombres, cargos, departamentos y cualquier otra información útil sobre las personas involucradas o afectadas por el incidente.

Buscar testigos

Recopila los detalles de cualquier testigo del evento y registra sus declaraciones de la manera más detallada y precisa posible.

Crea una descripción narrativa del incidente

Documenta la secuencia de eventos que llevaron al incidente. Es importante especificar las acciones de las personas involucradas en el momento del incidente. Esto te ayudará a identificar qué factores estuvieron presentes antes del incidente y podrían ser un factor de contribución potencial al incidente.

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Algunos factores a tener en cuenta son:

• ¿Qué hizo el empleado?
• ¿Quién capacitó al empleado o quién le pidió que completara la tarea?
• ¿Cómo se sentía el empleado antes del incidente?
• ¿Cuáles eran las condiciones ambientales?
  • Por ejemplo: ¿Había una bombilla quemada? ¿Había un equipo defectuoso? ¿Había un punto ciego en el área que causaba una mala visibilidad al empleado?
• ¿El empleado llevaba el equipo de protección personal adecuado?

Registrar las lesiones

Si se sufrieron lesiones, proporciona una descripción detallada e incluye las partes del cuerpo afectadas, así como la naturaleza y gravedad de las lesiones.

Registrar el tratamiento

Documenta el tipo de tratamiento administrado para las lesiones reconocidas, para que puedas hacer un seguimiento del progreso y la recuperación del empleado al revisar los detalles del evento.

Indicar los daños

Registra y toma nota de cualquier daño a equipos y materiales que se hayan visto afectados por el incidente, para determinar qué elementos necesitarán ser reparados o reemplazados.

Establecer un plan de acción correctiva

Analiza los hechos recopilados y documentados en el informe de incidente y determina un plan de acción correctiva. Un plan de acción correctiva proporciona recomendaciones para prevenir la posibilidad tanto de un aumento en la gravedad del incidente como de la recurrencia del mismo.

Las 5 mejores plataformas para crear informes de incidentes efectivos

A continuación, se presentan cinco soluciones de software de informes de incidentes conocidas y ampliamente utilizadas, que te ayudarán a registrar rápidamente cualquier incidente tan pronto como ocurra. Estas plantillas de incidentes están diseñadas para capturar una descripción completa y precisa de la situación, lo que resulta en decisiones rápidas e informadas.

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Jotform

Jotform es una plataforma gratuita que te permite crear informes de incidentes personalizados en línea desde tu teléfono inteligente o tablet. El formulario es fácil de completar y puedes personalizarlo en tan solo unos clics.

Con Jotform, puedes recopilar documentos digitales importantes, así como archivos y firmas electrónicas de clientes, compañeros de trabajo y colegas. Hay una función de generador de formularios que ofrece una variedad de campos de formulario únicos diseñados para obtener los datos que necesitas. Otras características incluyen el modo kiosco, campos de geolocalización y la recolección de datos sin conexión.

Smartsheet

Smartsheet es una plataforma flexible diseñada para satisfacer las necesidades de tu equipo, y adaptarse a medida que esas necesidades cambien. La plataforma ofrece informes consolidados, paneles y flujos de trabajo automatizados para mantener a tu equipo conectado e informado.

Las plantillas gratuitas de Smartsheet se pueden utilizar para informar sobre varios tipos de eventos, incluyendo accidentes, lesiones, incidentes en el lugar de trabajo, pérdida o daño de propiedad y casos cercanos. Los formularios te permiten registrar información y métricas clave sobre todas las partes involucradas, detalles del incidente en sí, cualquier interacción con las autoridades, información de los testigos y cualquier tratamiento médico administrado.

Con Smartsheet, puedes obtener visibilidad en tiempo real y es fácil planificar, capturar, gestionar e informar sobre el trabajo desde cualquier lugar, lo que ayuda a que tu equipo sea más eficiente y pueda hacer más.

1st Reporting

1st Reporting es un software de informes de incidentes todo en uno que capacita a tu equipo de campo con las herramientas que necesitan para generar informes accionables y identificar áreas problemáticas en sus operaciones diarias. La solución basada en la nube permite a tus equipos en el campo registrar informes en tiempo real en línea desde cualquier dispositivo, lo que a su vez ayuda a que realicen su trabajo de manera más rápida y segura.

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La solución ofrece un tablero de informes de incidentes para tener todos tus informes en un solo lugar. Puedes crear formularios personalizados de informes de inspección e incidentes para capturar los datos que necesitas de tu equipo en el campo.

También recibirás notificaciones e información sobre los incidentes para que puedas monitorearlos, responder y tomar medidas desde tu teléfono inteligente o computadora de escritorio.

Delinea

Delinea, anteriormente conocida como ThycoticCentrify, es una plataforma innovadora e intuitiva que ofrece una plantilla personalizable de informe de incidente de ciberseguridad.

Las plantillas de plan de respuesta a incidentes de Delinea te ayudan a mantener registros detallados de infracciones en tu organización. Mantener estos registros puede permitir que tus equipos de respuesta a incidentes reduzcan el riesgo de que una infracción se convierta en una catástrofe y mantenga la continuidad de tu negocio.

Las plantillas también vienen con instrucciones de personalización para armar un equipo de respuesta a incidentes, una lista de roles y responsabilidades y detalles de los pasos a seguir para medir el alcance de un incidente de ciberseguridad.

monday.com

monday ofrece plantillas de incidentes simples pero potentes que te permiten realizar un seguimiento fácil de tus incidentes.

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Las plantillas de incidentes de monday ofrecen una forma ágil, receptiva y flexible de registrar todo, desde los hechos sobre el proceso del incidente hasta ordenar o filtrar tus datos. Esto ayuda a obtener una mayor comprensión de tus incidentes y puedes resaltar fácilmente las causas principales más comunes y la gravedad de los más frecuentes.

Los formularios son altamente personalizables, por lo que puedes agregar elementos de acción, reordenar según la prioridad y crear un plan adaptado a tus necesidades.

monday también proporciona un tablero donde puedes asignar miembros del equipo a cada elemento de acción y monitorear el progreso de tu plan en cada etapa. También puedes recibir informes de incidentes y crear y compartir un plan de acción correctiva con tu equipo en el tablero.

Una gran ventaja de usar esta plantilla es que puedes exportar a Excel con un solo clic, y también puedes importar tu hoja de cálculo de Excel fácilmente. También puedes integrar monday con otras herramientas existentes como Jira, GitLab o BugHerd, y se actualizarán automáticamente tus plantillas de informes de incidentes.

Conclusión

Los informes de incidentes son un componente crítico del plan de respuesta a incidentes de cualquier empresa. Sirven como un medio para crear un plan de acción correctiva para evitar errores repetidos. El uso de las aplicaciones mencionadas anteriormente garantizará que siempre tengas plantillas de informes de incidentes relevantes y completas listas y disponibles para capturar detalles de cualquier incidente que pueda surgir.

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