Qué es la prueba de cumplimiento

¿Qué es la prueba de cumplimiento?

La prueba de cumplimiento permite a las empresas probar y evaluar de manera objetiva sus productos y servicios para asegurarse de que cumplen con los estándares aceptables. Juega un papel clave en la identificación de vulnerabilidades y defectos en los productos y servicios. No se puede negar la importancia de la prueba de cumplimento en todas las organizaciones empresariales.

Existen procesos establecidos que se deben seguir para una prueba de cumplimiento de calidad y completa. Al seguir estos procesos para implementar tu prueba de cumplimiento, aseguras la eliminación de violaciones a las regulaciones internas y externas.

Cómo implementar la prueba de cumplimiento

1. Crear la lista de requisitos

Lo primero que debes hacer cuando tu empresa tiene la intención de realizar una prueba de cumplimiento de tus productos es crear una lista de requisitos. Esto se debe hacer independientemente de si tu empresa tiene o no un programa de prueba de cumplimiento en marcha.

Esta lista de requisitos es una descripción detallada de los estándares que deben cumplir tus productos y servicios. Además, la lista debe especificar los requisitos normativos, legales o contractuales de las operaciones de tu empresa. Para conocer en detalle qué debe incluir la lista de requisitos, es posible que necesites consultar a un experto en productos o en la industria que te ayude con los requisitos.

También es necesario verificar la aplicabilidad de estos requisitos a los productos y servicios de tu empresa. Otro aspecto a tener en cuenta en esta etapa es identificar los riesgos a los que tu empresa se enfrentaría si no cumple con los requisitos. Por último, comunica el riesgo de cumplimiento a todos los empleados, especialmente al personal encargado de la planificación, producción y comercialización de productos. Hacer esto ayudará a que todos los miembros del equipo comprendan la importancia de no ignorar los procesos de prueba de cumplimiento.

2. Realizar una evaluación de riesgos de cumplimiento

En esta fase, debes haber definido parámetros o requisitos que describan las categorías y elementos que deseas evaluar. Esto hará que tu proceso de prueba de cumplimiento sea coherente y se ajuste a los estándares aceptables.

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Tu evaluación de cumplimiento debe poder describir los riesgos inherentes que implica el incumplimiento de un requisito y los controles disponibles para mitigar este riesgo. Una vez que puedas determinar los riesgos y controles involucrados, puedes desarrollar la metodología de prueba.

3. Desarrollar la metodología de prueba de cumplimiento

El desarrollo de una metodología de prueba de cumplimiento te ayudará a determinar cómo probar cada elemento de la lista de requisitos. Aquí te mostramos cómo hacerlo:

• Define el método de muestreo que se utilizará para realizar la prueba.
• Define el alcance, enfoque y objetivo de la prueba.
• Establece los pasos que seguirás si encuentras una violación de cumplimiento.
• Establece las estrategias de remediación de violaciones de cumplimiento a seguir.

Después de desarrollar la metodología de prueba de cumplimiento, es fundamental comunicar esto al departamento encargado de los productos y al equipo encargado de la prueba en tu empresa. Proporcionar la información de la metodología a tiempo al equipo adecuado les informará sobre qué esperar durante el proceso de prueba de cumplimiento.

4. Establecer el calendario de pruebas

¿Con qué frecuencia se realizarán las pruebas de cumplimiento? ¿Cuál es el plazo para todo el proceso de pruebas? Estas son algunas preguntas que debes responder antes de establecer un calendario de pruebas.

Utiliza la lista de requisitos para determinar con qué frecuencia debes probar cada requisito. Dependiendo del alcance de cada requisito, del objetivo de tu empresa y del tamaño de tu equipo, tu calendario de pruebas variará.

5. Realizar las pruebas

Informa a las unidades comerciales de antemano acerca de las auditorías que deseas realizar y señala los pasos que esperas que tomen los jefes de departamento y los gerentes de producto.

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Obtén la información y los recursos que necesitarás para realizar las pruebas en función de los requisitos legales. Luego, realiza las pruebas siguiendo la metodología de prueba que has definido al equipo comercial sujeto a auditoría.

Registra los procedimientos de prueba y guarda un registro de los resultados. Luego, asegúrate de que las fallas o brechas en el control que hayas encontrado sean reales mediante una investigación adicional.

Informa a las unidades comerciales sobre los resultados de las pruebas y obtén su consentimiento o acuerdo sobre cualquier problema que hayas encontrado. Elabora y envía el informe final de tus resultados a los interesados apropiados, como el comité de auditoría, una vez que hayas finalizado todos los procesos de prueba.

6. Establecer e implementar un proceso de gestión de problemas

Debes implementar un procedimiento de gestión de problemas para especificar cómo se manejará cualquier problema que surja a partir de los resultados.

El primer paso es agregar los problemas que hayas encontrado a tu sistema de gestión. Además, determina qué función empresarial es responsable de la violación del cumplimento para poder dirigirte a la unidad comercial adecuada. Analiza el impacto de la violación del cumplimiento en tu negocio.

También debes documentar la causa de cada violación de requisitos y colaborar con la unidad encargada para seguir un plan de remediación.

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7. Validar la remediación

Verifica que el plan de remediación haya funcionado según lo planeado. El proceso de validación garantiza que las medidas correctivas solucionen el problema inmediato y que la solución a largo plazo evite que vuelva a ocurrir.

Para validar adecuadamente que el plan de remediación fue exitoso, es posible que debas repetir la prueba. Además, en algunas situaciones en las que los organismos externos estén interesados en los resultados de tu prueba de cumplimiento, es posible que debas proporcionar pruebas de que has completado el proceso de remediación según lo requerido.

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