Qué es un PEO y por qué deberías considerarlo para tu negocio

Las organizaciones profesionales de empleadores (PEO, por sus siglas en inglés) son empresas externas que brindan servicios de nómina y apoyo en recursos humanos (RRHH).

Los dueños de negocios y ejecutivos pueden contratar PEOs si tienen poco tiempo o tienen demasiados empleados para administrar por sí mismos. De hecho, es una opción más accesible y rentable que contratar profesionales internos, pero también tiene desventajas. Debes tener un presupuesto sólido y una mente abierta al trabajar con una organización externa.

¿Qué es una PEO?

Como se mencionó anteriormente, las organizaciones profesionales de empleadores son básicamente contratistas que se encargan de tu nómina y necesidades de recursos humanos. Por ejemplo, una PEO puede presentar tus impuestos, emitir cheques de pago y responder preguntas sobre beneficios de los empleados.

Imagina una PEO como un departamento de recursos humanos a la carta y preempaquetado. Puedes adquirir sus servicios según sea necesario y seguir con ellos hasta que formes un equipo interno de RRHH. Están listos para funcionar con personal, software y experiencia, por lo que puedes transferir con confianza tus operaciones de nómina y RRHH, todo por conveniencia y tranquilidad.

Ejemplo de PEO

Existen muchas PEOs en el mercado. Algunas se dirigen específicamente a pequeñas empresas, mientras que otras ofrecen servicios a empresas de cualquier tamaño. Algunas de las principales PEOs incluyen Papaya Global, Paychex y TriNet, que cubrimos en nuestra lista de PEOs favoritas.

Sin embargo, nuestra elección número uno es ADP TotalSource. Atiende a empresas con entre cinco y 250 empleados, y algunas de sus principales ofertas incluyen:

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• Servicios de nómina e impuestos.
• Gestión de compensación laboral y reclamaciones.
• Experiencia en recursos humanos.
• Planes de beneficios.
• Apoyo en contratación y retención de empleados.

Estos servicios son bastante estándar para las PEOs, con algunas diferencias basadas en especialidades o capacidades únicas. Sin embargo, también es importante leer las opiniones de los usuarios para tener una idea de cuánto están satisfechos los clientes de un servicio y qué nivel de calidad se puede esperar.

¿Cuáles son los beneficios de una PEO?

El atractivo principal de las organizaciones profesionales de empleadores (PEOs) es su valor en ahorro de dinero y tiempo. Por ejemplo, los dueños de pequeñas empresas suelen contratar una PEO en lugar de contratar equipos administrativos complejos.

Pero también existen otras ventajas:

• Mejora en la moral de los empleados: Los empleados se ven afectados cuando no cuentan con un adecuado respaldo administrativo. Una PEO puede garantizar que haya siempre un alto nivel de ayuda disponible, lo que mejora la moral.
• Acceso a expertos: Las PEOs cuentan con equipos de expertos en RRHH, beneficios y cumplimiento. Esta experiencia permite a las pequeñas empresas tomar decisiones acertadas.
• Flexibilidad: Las PEOs ofrecen soluciones personalizadas con diferentes planes y servicios. Esta flexibilidad puede adaptarse a cualquier presupuesto o necesidad.
• Escalabilidad: Las PEOs pueden ayudar a las pequeñas empresas a crecer o reducirse según sea necesario. No es necesario contratar más personal para respaldar un aumento en la fuerza laboral. Por otro lado, si el dinero escasea, puedes prescindir del apoyo de la PEO si lo necesitas y no estás atado a un contrato.

Para muchas empresas, las PEOs se pagan por sí mismas. Después de todo, suelen ser más económicas que contratar profesionales internos desde cero. Además, su conocimiento especializado te ayuda a evitar problemas costosos como vencer una fecha límite fiscal o tener problemas de cumplimiento.

¿Cuáles son las desventajas de una PEO?

Nada es perfecto en la vida, y las PEOs no son una excepción.

En primer lugar, necesitarás tener suficientes empleados para justificar la contratación de una PEO. Una docena o más de empleados es una buena regla general, pero esto puede variar. Si tienes menos empleados, probablemente sea más fácil mantener las cosas de manera informal y en casa, probablemente en un arreglo más sencillo.

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También necesitarás un presupuesto adecuado. Indudablemente, una PEO está fuera de cuestión si apenas tienes suficiente dinero o estás esperando a ver si los ingresos mejoran. Las PEOs ahorran dinero solo en comparación con la contratación de profesionales internos. Sin embargo, sigue siendo una propuesta costosa.

Existen otras desventajas a considerar:

• Pérdida de control: Las PEOs se hacen cargo de muchas de las funciones de recursos humanos que los propietarios de pequeñas empresas suelen manejar ellos mismos, como la nómina, la administración de beneficios y otras tareas de RRHH. Esto puede sentirse como una pérdida de autonomía para algunas personas.
• Falta de flexibilidad: Las PEOs suelen ofrecer servicios más generales, que pueden adaptarse solo a algunas empresas. Si una empresa tiene necesidades de RRHH altamente especializadas, como operaciones internacionales de nómina, puede ser difícil encontrar una PEO que pueda satisfacer todas sus necesidades particulares.
• Reducción de la privacidad: Cuando una empresa externaliza sus funciones de RRHH a una PEO, está compartiendo información confidencial de los empleados con esa empresa. Esta divulgación puede generar preocupaciones en personas que valoran su privacidad.
• Menor control sobre las relaciones laborales: Cuando una PEO administra las funciones de RRHH de una empresa, tendrás menos control sobre los problemas de relaciones laborales. Esta pérdida de supervisión puede ser problemática si deseas tener un fuerte control sobre la contratación, el despido y la disciplina.

Las PEOs pueden ser una buena opción para algunas pequeñas empresas, pero no están exentas de problemas. Necesitarás flexibilidad, una mente abierta y un presupuesto cómodo para superar estas desventajas. Y está bien si aún no estás en la etapa adecuada para una PEO; hay muchos excelentes software de nómina en el mercado que pueden ayudarte mientras tanto.

¿Por qué una empresa usaría una PEO?

Normalmente, las empresas más pequeñas que aún están buscando su camino emplean una PEO. Esta situación incluye entidades con futuros inciertos, empresas recién lanzadas y aquellas que aún no pueden permitirse equipos administrativos internos de gran tamaño.

Aquí hay algunas situaciones que hacen que una PEO sea una buena idea:

• Presupuesto y flujo de efectivo óptimos: Las PEOs pueden ahorrar dinero en comparación con los equipos internos, pero aún así son costosas. Si tienes dinero para gastar, estas organizaciones externas pueden proporcionar un excelente valor y ahorro de tiempo.
• Fuerza laboral en crecimiento: Cuantos más empleados, mayor será la necesidad de trabajadores administrativos. Una PEO puede solucionar rápidamente esta brecha de apoyo si prefieres no contratar más personal de recursos humanos.
• Industria altamente regulada: Si tu negocio está sujeto a estricta supervisión gubernamental, una PEO puede mantener las cosas organizadas. Por ejemplo, una empresa de enfermería en el hogar puede centrarse en la obligatoria capacitación de HIPAA en lugar de asistir a convenciones de recursos humanos.
• Perspectiva incierta: Si tu negocio es turbulento, una PEO puede desaparecer o regresar mucho más fácilmente que los empleados internos. No tendrás que despedir a personal administrativo, entre otras consideraciones.
• Obligaciones fiscales complejas: A la mayoría de las personas no les gusta hacer impuestos. Si te identificas con esto, una PEO puede encargarse de estas molestas tareas. Este alivio es valioso si tienes una situación fiscal complicada, como empleados en varios estados.

En general, una PEO está orientada al crecimiento. Las pequeñas empresas utilizan estas organizaciones para mantener su enfoque en su negocio principal en lugar de ocuparse de tareas administrativas.

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Ejemplos en la vida real

Una empresa startup joven es un buen ejemplo de un negocio adecuado para una PEO. Las startups a menudo no tienen los recursos para contratar un departamento de RRHH a tiempo completo. También tienen incertidumbre sobre su futuro y evitar despidos es ideal. Este tema de incertidumbre hace que una PEO sea una solución rápida y sencilla para manejar tareas administrativas.

Otro ejemplo de una pequeña empresa que podría usar una PEO es una empresa con fluctuaciones estacionales en el personal. A medida que reduces las operaciones, puedes reducir fácilmente los servicios de la PEO y viceversa. Por otro lado, tendrías que realizar despidos difíciles si tuvieras un equipo interno.

¿Cuándo una empresa no debe usar una PEO?

La situación financiera de una empresa y el tamaño de su fuerza laboral son dos factores clave a tener en cuenta al considerar una PEO. Debes tener suficiente dinero y personal para justificar una PEO. Por otro lado, si eres una empresa establecida con suficiente dinero, contratar un equipo interno puede ser más adecuado para ti.

No debes usar una PEO si tu empresa:

• Tiene un número muy pequeño de empleados: Las PEOs suelen requerir un número mínimo de empleados para ser rentables.
• Tiene un conjunto específico de necesidades de RRHH que una PEO no puede cubrir: Las PEOs suelen ofrecer un conjunto estándar de servicios de RRHH y es posible que no puedan satisfacer las necesidades específicas de una empresa con requisitos de RRHH únicos.
• No está dispuesta a ceder parte del control sobre sus funciones de RRHH: Cuando una empresa utiliza una PEO, está externalizando su función de RRHH a la PEO. Como resultado, la empresa ya no tendrá el control completo sobre sus políticas y procedimientos de RRHH.
• Tiene un presupuesto ajustado: Las PEOs suelen cobrar una tarifa mensual basada en el número de empleados que tiene la empresa. Estas tarifas pueden ser costosas, por lo que las empresas deben asegurarse de que los beneficios superen los costos.
• Es reacia al riesgo: Usar una PEO significa confiarles dos departamentos sensibles y críticos: la nómina y los recursos humanos. Si la PEO no cumple o comete errores en el camino, tu negocio sufrirá. Debes sentirte cómodo con este riesgo.

Si ya tienes un equipo administrativo interno, una PEO puede generar fricción. Tu equipo puede preocuparse de que sean despedidos o que tengan menos autoridad sobre asuntos de personal. Afortunadamente, la mayoría de las PEOs ofrecen servicios personalizados. Este enfoque a medida significa que puedes retener al personal interno y usar ayuda externa para tareas adicionales como una forma de compartir responsabilidades.

Conclusión

Las organizaciones profesionales de empleadores proporcionan apoyo en recursos humanos y nómina de forma contratada. Esta modalidad de terceros facilita, agiliza y resulta rentable para las empresas.

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Sin embargo, solo algunas entidades son candidatas adecuadas. Necesitarás un presupuesto saludable y una fuerza laboral en crecimiento para justificar el gasto. Además, debes estar dispuesto a escuchar las recomendaciones y decisiones de una PEO.

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