Cómo elegir el mejor software de nómina para tu negocio

El software de nómina puede simplificar drásticamente la forma en que administras tu negocio. Agiliza los procesos, te ahorra tiempo valioso y garantiza que tus empleados sean pagados, pero solo si eliges el servicio de nómina adecuado para las necesidades únicas de tu organización.

Considera la fuerza laboral de tu empresa

Antes de comenzar a investigar las opciones de software de nómina, haz una lista detallada de las necesidades de software de nómina de tu empresa. Comienza haciéndote las siguientes preguntas sobre tu fuerza laboral:

• ¿Empleas principalmente contratistas, trabajadores W-2 o una combinación de ambos? ¿Qué tipos de empleados prevés tener en el futuro?
• ¿Cuántos empleados tienes actualmente? ¿Cuántos planeas tener dentro de un año? ¿Dos años? ¿Cinco años?
• ¿Tus empleados trabajan en el mismo estado, o pagas a empleados y contratistas en múltiples estados? Si tu negocio se encuentra actualmente en un solo estado, ¿planeas expandirte a estados adicionales en el futuro?
• ¿Actualmente pagas a contratistas y empleados internacionales o planeas hacerlo en el futuro?
• ¿Ofreces actualmente (o planeas ofrecer) beneficios para empleados? ¿Qué beneficios estás legalmente obligado a ofrecer en tu área y planeas ofrecer beneficios básicos o estás buscando beneficios más únicos y competitivos como programas de salud y bienestar o cuentas de ahorro para la universidad?
• ¿Empleas trabajadores estacionales o mantienes la misma fuerza laboral durante todo el año?
• ¿Con qué frecuencia planeas pagar a tus empleados? (Asegúrate de verificar los requisitos de pago de tu estado antes de establecer un calendario de pagos.)
• ¿Prevés que la mayoría de tus empleados sean pagados a través de depósito directo, o preferirías ofrecer a tus trabajadores una variedad de opciones de pago (como cheques en papel, pago bajo demanda o tarjetas de débito prepago)?

La forma en que respondas a estas preguntas puede ayudarte a decidir qué opciones de software de nómina valen la pena investigar.

Comprende las características de nómina que necesitas

Una vez que hayas pensado detenidamente en las necesidades de tu fuerza laboral, llega el momento de analizar las características del software de nómina que no puedes prescindir. Puedes encontrar una descripción más detallada de las principales características de nómina en nuestra guía completa de nómina.

Cálculo de cheques de pago

En su forma más básica, el software de nómina existe para calcular automáticamente los cheques de pago de los empleados para que no tengas que hacerlo tú. La mayoría de los programas de nómina pueden acomodar tanto a empleados asalariados como por hora, pero verifica que ambos estén incluidos en el servicio de nómina que elijas antes de registrarte.

Si tienes empleados por hora, asegúrate de que tu software de nómina se integre con un software de control de tiempo o que ofrezca una solución de seguimiento de tiempo incorporada. De lo contrario, tendrás que ingresar manualmente las horas trabajadas por los empleados, lo que desperdicia tiempo y aumenta la posibilidad de errores introducidos.

Workday vs. ADP: Comparación de características y precios para la administración de nómina

El cálculo de los cheques de pago implica más que calcular el sueldo bruto de un empleado, es decir, la compensación total a la que tienen derecho según las horas trabajadas. El software de nómina también calcula el sueldo neto de los empleados, que tiene en cuenta deducciones del cheque de pago como:

• Embargo de sueldos, o deducciones de cheques de pago ordenadas por un tribunal para deudas como pensión alimenticia o manutención de hijos.
• Impuestos sobre la renta, Medicare y Seguro Social, que discutiremos en más detalle más adelante.
• Deducciones de beneficios, como primas pagadas por los empleados para el seguro médico.
• Aportaciones de jubilación a cuentas 401(k) u otras cuentas de ahorro para la jubilación.

El mejor software de nómina debe incluir cálculos de impuestos sobre la nómina con cada plan, pero el embargo de sueldos suele ser una característica adicional que tiene un costo adicional. (Los servicios que incluyen el embargo de sueldos sin costo adicional, como OnPay, son relativamente poco comunes). Algunos programas de nómina, como Patriot Payroll, te permiten ingresar deducciones de beneficios manualmente, pero no incluyen una administración automática de beneficios.

Servicio de impuestos

Existen dos tipos principales de software de nómina: nómina de autoservicio y nómina de servicio completo. Ambos tipos de nómina calculan los impuestos sobre la nómina legalmente requeridos, que incluyen los impuestos federales sobre la renta de tus empleados y la parte del empleado de los impuestos de FICA (Contribuciones de impuestos de Medicare y Seguro Social).

Sin embargo, el software de nómina de autoservicio te deja la responsabilidad de deducir y retener los impuestos de los empleados, remitiéndolos trimestralmente con los formularios fiscales correctos. El software de nómina de servicio completo deduce, retiene y remite los impuestos en tu nombre, junto con los formularios fiscales correctos.

Algunos programas de nómina, como SurePayroll y Patriot Payroll, te permiten elegir entre planes de autoservicio y planes de servicio completo. Otros proveedores, como Gusto y QuickBooks Payroll, solo ofrecen planes de servicio completo.

También debes prestar atención a si tu software realiza otras deducciones fiscales requeridas, que incluyen las siguientes:

Gusto vs. OnPay: Comparativa de software de nómina

• Impuestos estatales, incluidos los impuestos sobre la renta estatales.
• Impuestos locales, si los hay.
• Impuestos FUTA, o impuestos estatales de desempleo que los empleadores pagan según la cantidad de personas que emplean.

La mayoría de los proveedores de software de nómina (aunque no todos) consideran que las deducciones fiscales mencionadas anteriormente son características avanzadas que tienen un costo adicional como servicio complementario o solo se incluyen en planes de nivel superior.

Depósito directo y otras opciones de pago para los empleados

Todo software de nómina, ya sea de autoservicio o de servicio completo, debe ofrecer el depósito directo automático como opción de pago predeterminada para los empleados. Algunas empresas de nómina también ofrecen cheques en papel, opciones de pago bajo demanda o tarjetas de débito prepago. Nuevamente, muchas empresas consideran métodos de pago adicionales como una característica avanzada que tiene un costo adicional.

Integración de software de terceros

Muchos proveedores tienen integraciones incorporadas con software comercial popular. Por ejemplo, los proveedores de software de nómina más utilizados se sincronizan con software de contabilidad importantes como Xero y QuickBooks Online. Otros, como Wave Payroll, se conectan con software de terceros solo a través de una aplicación de integración como Zapier.

Las integraciones de software de nómina más importantes incluyen las siguientes:

• Software de control de tiempo.
• Software de contabilidad.
• Software de HCM, HRIS o HRMS (Gestión de capital humano, Sistema de información de recursos humanos o Sistema de gestión de recursos humanos).
• Software de seguimiento y reembolso de gastos.

Características avanzadas de nómina

Otras características de nómina que podrías considerar según las necesidades de tu fuerza laboral son las siguientes:

• Cálculo y distribución de propinas.
• Presentación de formularios W-2 y 1099 al final del año.
• Ejecuciones de nómina fuera de ciclo para pagos como bonificaciones únicas.
• Procesamiento de nómina internacional.
• Herramientas de contratación y incorporación de empleados.
• Auditorías y actualizaciones de cumplimiento normativo.
• Beneficios para empleados.
• Herramientas de cumplimiento de recursos humanos.
• Configuración de software de nómina personalizada.

Calcula cuidadosamente los costos de nómina

Para la mayoría de las empresas, pagar a los empleados es el gasto más importante, si no el más grande. Agregar el costo del software de nómina a los costos de pago de los empleados puede estirar tu presupuesto de nómina, así que asegúrate de considerar cuidadosamente cuánto puedes permitirte gastar en software que paga a tus empleados.

Los mejores software de nómina para usuarios de Mac: Comparación y características

Casi todos los mejores sistemas de software de nómina para pequeñas empresas cobran tanto una tarifa base mensual como una tarifa por empleado. Si bien las tarifas base son una consideración importante, no son tan cruciales para tu presupuesto como la tarifa por empleado.

Mientras pienses en tu presupuesto de software de nómina, asegúrate de considerar no solo cuántas personas pagas ahora, sino cuántas personas quieres contratar en el futuro. (Nuestra guía de nómina ofrece un desglose completo de cómo pueden variar considerablemente los costos de nómina según la cantidad de personas que emplees).

También debes considerar las tarifas adicionales por servicios como la integración con software de contabilidad, nómina internacional, administración de beneficios para empleados, servicio de impuestos multistate y software de reloj de tiempo.

Finalmente, muchas empresas de software de nómina ofrecen múltiples opciones de planes con diferentes puntos de precio y con diferentes cantidades de características. Si esperas hacer crecer tu empresa, considera dar prioridad al software con varios planes que puedas escalar fácilmente a medida que contrates a más personas. Simplemente no olvides tener en cuenta esos futuros aumentos de precios al planificar tu presupuesto de nómina.

Reduce tus opciones de software de nómina

Ahora que tienes una mejor comprensión de las características de nómina que necesitas y cuánto puedes permitirte gastar, es hora de comenzar a clasificar las opciones de software para encontrar tu solución de nómina ideal. Nuestro artículo sobre el mejor software de nómina del año puede servir como punto de partida para tu investigación.

Si te parece abrumador leer una reseña más extensa, aquí está nuestra lista de los mejores software de nómina a considerar:

Las mejores soluciones de software de nómina para empresas de transporte

• Gusto (40 dólares al mes más 6 dólares por persona) generalmente se considera el proveedor de software de nómina principal para pequeñas, medianas y grandes empresas.
• Paychex (39 dólares al mes más 5 dólares por persona) tiene más tarifas adicionales que la mayoría de sus competidores, pero también tiene una de las mejores bibliotecas de recursos humanos de cualquier producto combinado de recursos humanos y nómina.
• OnPay (40 dólares al mes más 6 dólares por persona) es una de las empresas de nómina más completas con menos tarifas adicionales y costos ocultos.
• SurePayroll (19,99 dólares al mes más 4 dólares por persona) es uno de los servicios de nómina más baratos hechos específicamente para propietarios de pequeñas empresas.
• ADP (precio personalizado) ofrece una amplia gama de productos de nómina versátiles que pueden adaptarse tanto a las más pequeñas de las pequeñas empresas como a empresas globales masivas.

Aprovecha las demostraciones y las pruebas gratuitas

Aunque las reseñas comparativas detalladas pueden ayudarte a tomar decisiones informadas sobre cuál es el software de nómina adecuado para ti, la mejor manera de encontrar tu software de nómina ideal es probarlo por ti mismo. Muchos proveedores de software de nómina ofrecen una prueba gratuita (o configuración de cuenta gratuita). Aquellos que no lo hacen, generalmente ofrecerán demostraciones gratuitas personalizadas que te guiarán por todos los aspectos del software.

Si una empresa te requiere registrarte para una demostración antes de darte una cotización, prepárate de antemano para una presentación de ventas bastante intensa. No importa cuánta presión ejerza un representante de ventas para que te registres de inmediato, infórmales firmemente que estás considerando múltiples opciones en tu búsqueda para encontrar el software de nómina ideal.

Las empresas de software de nómina con pruebas gratuitas incluyen las siguientes:

• OnPay (30 días).
• QuickBooks Online Payroll (30 días o 50% de descuento durante tres meses).
• SurePayroll (hasta seis meses).
• ADP (hasta tres meses).
• Patriot Payroll (30 días).
• Zoho Payroll (14 días).

Aunque Gusto y Square Payroll no ofrecen pruebas gratuitas, permiten a los clientes configurar cuentas de forma gratuita. No se te cobrará hasta que decidas ejecutar la nómina por primera vez.

Las empresas de software de nómina con precios personalizados, planes y demostraciones incluyen las siguientes:

• Rippling.
• Paychex.
• Papaya Global.
• Oyster.
• ADP.

Obtén el consejo de expertos de un contador o contable

Si eres un nuevo propietario de un negocio que procesa la nómina por primera vez, te recomendamos encarecidamente que hables con un contador para comprender mejor tus responsabilidades de nómina, incluidas y especialmente tus obligaciones fiscales. Un contador también puede orientarte hacia el mejor software de nómina para contadores, lo que también podría influir en tu decisión final de software.

ADP: Una revisión completa de esta solución líder en software de nómina

Reevalúa según sea necesario

Si te has registrado en un plan de nómina, comenzaste a ejecutar la nómina y descubriste que te encanta tu nuevo software de nómina, eso es excelente. Sin embargo, ten en cuenta que está bien cambiar de proveedor si tus necesidades de nómina cambian o si tu nuevo software no te ayuda tanto como esperabas.

Aunque puede ser frustrante comenzar la búsqueda del mejor software de nómina desde cero, vale la pena tomarse el tiempo para encontrar la empresa de nómina perfecta. Además, la mayoría de los servicios de nómina están dispuestos a ayudarte a cambiar de otro proveedor, ofreciendo una configuración personalizada y migración de datos sin costo adicional.

Además, encontrar y usar software de nómina por primera vez es fácilmente la parte más difícil. Ahora que sabes lo que estás buscando, estás mucho mejor preparado para encontrar un nuevo proveedor si descubres que tu elección actual no funciona para ti.

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