Con qué frecuencia deberías pagar a tus empleados Guía para establecer un calendario de pagos

Todos aman el día de pago, pero ¿cómo decides con qué frecuencia debería suceder eso para tu negocio? ¿Es mejor pagar con mayor frecuencia, haciendo que los cheques de pago tengan un valor menor? ¿O vale la pena ejecutar la nómina con menos frecuencia para minimizar la cantidad de veces que debe procesarse en un año?

Estas son preguntas importantes y sin respuestas universales. Pero son preguntas que deben abordarse de alguna manera, ya que a nadie le gusta trabajar gratis. Entonces, profundicemos en qué considerar al establecer horarios de pago de nómina, los tipos de horarios de pago de nómina disponibles y qué horarios se adaptan a tu situación.

Aspectos clave

• Hay muchas cosas que considerar al establecer un horario de pago, incluyendo regulaciones y leyes gubernamentales, necesidades del negocio, naturaleza del trabajo y necesidades del personal.
• Los horarios de pago se pueden modificar, pero verifica las regulaciones aplicables para asegurarte de que el proceso se maneje correctamente y evitar problemas legales.
• A menudo, el personal prefiere períodos de pago más cortos, pero también tienden a aumentar los gastos generales. Si un horario de pago semanal o quincenal no es estrictamente necesario, generalmente es mejor elegir un período de pago más largo.

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• ¿Qué es un horario de pago de nómina?
• Consideraciones para la nómina
• ¿Cuáles son los tipos de horarios de pago de nómina?
• ¿Qué horario de pago deberías usar?
• Preguntas frecuentes

¿Qué es un horario de pago de nómina?

En pocas palabras, un horario de pago de nómina es un horario financiero recurrente para las empresas, al final del cual se calculan y emiten los cheques de pago para el personal que trabajó para la empresa. Puede ocurrir mensualmente, semanalmente o en algún momento intermedio.

Para ser más específicos, la nómina es para empleados internos en plantilla (por ejemplo, empleados W-2 en los EE. UU.). Esto normalmente no incluye a contratistas y freelancers. Estos colaboradores externos generalmente facturan a la empresa como lo haría un proveedor o socio comercial, y el pago a ellos puede o no ocurrir según un horario establecido. Incluso cuando hay un horario de pago para freelancers, por lo general es completamente separado del horario de pago de nómina.

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En el pasado, las empresas literalmente escribían o imprimían cheques físicos para que los empleados los cobraran (de ahí el término "cheque de pago"). En la actualidad, la nómina suele manejarse electrónicamente, con software de nómina u otra solución que emite depósitos directos al final de cada período de pago.

Consideraciones para la nómina

Entonces, ¿cómo determinan las empresas los horarios de pago de nómina?

Bueno, esa es una pregunta bastante compleja, especialmente porque esta respuesta puede llegar a lectores en una amplia variedad de ubicaciones en diferentes zonas horarias y fronteras políticas. Pero hay algunas preocupaciones comunes que se aplican en casi todos los casos.

Leyes de pago

En primer lugar, la nómina debe administrarse de manera que cumpla con todas las leyes locales aplicables. Por ejemplo, la mayoría de las empresas deben cumplir con las leyes de impuestos sobre la renta, y no deben pagar en efectivo a los trabajadores en un intento de mantener las cosas fuera del registro.

Como puedes imaginar, los detalles de las leyes pueden variar mucho según la localidad, región y país. Es aún más complejo para las empresas con una fuerza laboral distribuida (una ocurrencia mucho más común en estos días), porque deben cumplir con regulaciones nacionales, extranjeras e internacionales. Y hay mucho que cubrir.

Algunos ejemplos de detalles específicos que las leyes pueden exigir son vacaciones y licencias por enfermedad, horas extras, salarios mínimos, comisiones, bonificaciones, seguros, seguro contra accidentes laborales y seguro de desempleo. No hace falta decir que con qué frecuencia se calcula el salario está muy relacionado con esto.

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Tipos de receptores de pagos

La forma en que se calculan las tasas de pago también es una consideración importante. Un acuerdo de empleo por hora conlleva diferentes suposiciones y expectativas que un pago de salario. Especialmente porque la mayoría de los empleados asalariados reciben beneficios adicionales que deben deducirse o calcularse junto con su pago regular, lo que hace que la frecuencia y la cantidad de pagos anuales sean un factor importante.

Costos de procesamiento

Por último, están las cuestiones logísticas involucradas en la emisión de pagos. Como regla general, mover dinero de un lugar a otro cuesta dinero, de una forma u otra. Esto es más preciso a medida que aumenta el valor, la frecuencia y la cantidad de transacciones.

El trabajo de los profesionales financieros, los costos de la cuenta bancaria y las transacciones, y las tarifas de suscripción de los software son todas partes de este puzzle en particular, especialmente si las empresas desean que la nómina sea digital (y aún más si está automatizada). En algunos casos, las empresas pueden ahorrar dinero si ejecutan la nómina 12 veces al año en lugar de 24. Así que todo es relevante para la pregunta central.

¿Cuáles son los tipos de horarios de pago de nómina?

Ok, entonces ¿qué opciones están disponibles y cómo interactúan con las circunstancias mencionadas anteriormente?

Principalmente, hay cuatro tipos de horarios de pago de nómina:

• Mensual
• Semimensual
• Quincenal
• Semanal

Aquí tienes una breve descripción de cada uno de ellos.

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Horario mensual

Como su nombre lo indica, la nómina mensual ocurre una vez al mes.

Fecha de nómina

Los cheques de pago mensuales se emiten en la misma fecha todos los meses, generalmente al principio, a la mitad o al final del mes (generalmente esta última).

Total de períodos de pago anuales

Debido a que ocurre una vez al mes, la nómina mensual se realiza un total de 12 veces durante un año calendario o fiscal completo. Este horario tiene ventajas para los empleados asalariados, aquellos con grandes comisiones y bonificaciones recurrentes e incluso para freelancers en algunos casos.

Pros

• Menos transacciones significan menos períodos de pago y menos cálculos de nómina, lo que puede llevar a gastos de nómina más bajos.
• Los miembros del equipo nunca necesitan adivinar cuándo se realizará el próximo pago, ya que es el mismo día cada mes.
• Los cálculos adicionales son más fáciles de realizar (comisiones, deducciones de beneficios, etc.) porque no es necesario distribuirlos en varios períodos de pago.

Contras

• A nadie le gusta esperar su cheque de pago, y dependiendo de cuándo se una un nuevo miembro del equipo, la nómina mensual puede hacer que tengan que esperar un mes o más para su primer cheque.
• Este horario es el que más se prohíbe según las leyes y regulaciones, que a menudo exigen pagos más frecuentes al personal.
• Para el personal que es más sensible a los cambios o errores, un pequeño error o pago omitido podría ser un desastre si tienen que esperar otro mes para solucionarlo.

Horario semimensual

El horario semimensual es muy común, y consta de dos pagos al mes, cada uno separado por aproximadamente 15 días. Este horario beneficia a los empleados asalariados, especialmente cuando la empresa ofrece una cantidad significativa de beneficios no remunerativos.

Fecha de nómina

Las fechas recurrentes de pago varían según la organización, pero generalmente son una de las siguientes:

• 1 y 15.
• 5 y 20.
• 10 y 25.
• 15 y 30.

Total de períodos de pago anuales

Con cada mes dividido en dos períodos de pago, las empresas realizarán la nómina 24 veces al final del año.

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Pros

• Los empleados nunca tienen que preguntarse sobre las fechas de pago, ya que son las mismas cada mes.
• Los períodos de pago más cortos significan que los nuevos empleados recibirán sus primeros cheques en tan solo dos semanas.
• Los cálculos de deducciones, comisiones y pagos de bonificaciones adicionales son fáciles de hacer, ya que cualquier valor mensual se distribuye simplemente en dos períodos de pago.

Contras

• Las fechas mensuales no cambian, pero el día de la semana para la nómina sí, lo que dificulta un poco la predicción tanto para empleados como para los equipos financieros.
• No todos los meses tienen la misma cantidad de días, lo que puede llevar a algunas inconsistencias menores en los montos de los cheques de pago, fechas de pago, etc.
• Los empleados por hora a menudo tienen sus semanas laborales divididas en múltiples períodos de pago (especialmente cuando la nómina se realiza a mitad de semana), lo que complica cosas como el pago por horas extras.

Horario quincenal

Este horario de nómina se ejecuta cada dos semanas, independientemente de los meses u otras divisiones del calendario. Ofrece mayores beneficios para los equipos con personal principalmente por horas, que pueden necesitar calcular las horas extras regularmente.

Fecha de nómina

Este horario de nómina generalmente se ejecuta para que los cheques se emitan y el pago se deposite al final de una semana de pago. Esto significa que la mayoría de las nóminas quincenales se realizan cada dos viernes.

Total de períodos de pago anuales

Dado que este horario de nómina se divide en incrementos de 14 días en lugar de ciclos mensuales menos consistentes, resulta en 26 períodos de pago.

Pros

• Las horas extras, el pago por trabajo en días festivos y otras consideraciones de pago que influyen mucho en la compensación de los empleados por horas son más fáciles de rastrear y calcular usando el método quincenal.
• Facilita poner a todo el personal en un horario de pago idéntico, minimizando el trabajo contable para diferentes categorías y escalas de pago del personal.
• Más ventajoso para los trabajadores con horarios fluctuantes o intermitentes.
• En dos meses de cada año, los empleados reciben un cheque de pago "extra".

Contras

• Los cálculos de beneficios son más complejos, especialmente en meses con tres fechas de pago.
• Tener que realizar la nómina tres veces en un mes puede ser un gasto comercial difícil de cubrir.
• Los períodos de pago que se extienden hasta el próximo mes dificultan el cálculo de impuestos, tarifas y detalles específicos de cada mes.

Horario semanal

Nuevamente, como indica el nombre, los horarios de pago semanales se realizan cada siete días. Como la forma más inmediata de horario, este enfoque es más beneficioso para empresas e industrias donde los turnos de trabajo son variables, la mano de obra es estacional o las horas de trabajo fluctúan drásticamente.

Fecha de nómina

Los períodos de pago para horarios semanales suelen comenzar el sábado, domingo o lunes, y la semana termina generalmente el viernes. En otras palabras, después de tu primera semana en un trabajo con nómina semanal, cada viernes es día de pago.

Total de períodos de pago anuales

Dado que se emiten cheques cada semana, esto significa que se emiten 52 cheques al personal del 1 de enero al 31 de diciembre.

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Pros

• Los trabajadores por turnos, el personal de hostelería, los equipos a tiempo parcial e incluso los freelancers prefieren recibir pagos semanales en lugar de tener que esperar varias semanas para recibir su compensación.
• Como el horario más frecuente, la nómina semanal minimiza el valor y, por lo tanto, los gastos, de cada ejecución de cheques de pago.
• Cualquier inconsistencia, error o anomalía en las horas, los cálculos u otros aspectos se ajustará adecuadamente en la próxima semana con el próximo cheque de pago.

Contras

• Calcular la nómina es un trabajo en sí mismo, y cuanto más frecuente sea, más trabajo se requiere durante el año.
• Si la cantidad de transacciones es un factor en el costo de utilizar servicios digitales para ejecutar la nómina, esto maximiza ese costo al ejecutar el mayor número y frecuencia de pagos.
• Si bien los cheques de pago semanales hacen que el flujo de efectivo sea más predecible y constante para el personal, no necesariamente hacen lo mismo para el negocio (es decir, si hay altibajos en los ingresos del negocio, los cheques de pago semanales pueden ser difíciles de cubrir durante una sequía).

¿Qué horario de pago deberías usar?

Esta es una pregunta difícil de responder a menos que estemos hablando de industrias o servicios específicos. Sin embargo, existen dos reglas generales:

• Cuanto menos estable o predecible sea el flujo de efectivo del negocio, más se beneficiará de períodos de pago más largos.
• Cuanto menos consistente sea el horario de trabajo o el valor del cheque de pago, más beneficiosos serán los períodos de pago más cortos para el personal.

Preguntas frecuentes

¿Cuál es el horario de pago de nómina más común?

De lejos, el horario quincenal y semimensual son los horarios de pago más comunes, siendo el primero más popular entre las fuerzas laborales por horas y el segundo entre los trabajadores asalariados.

¿Cuál es el mejor horario de pago de nómina para los empleados por hora?

El horario semanal y quincenal son más adecuados para los equipos y grupos de empleados por horas, ya que brindan un pago más rápido, contabilidad más fácil y gastos más predecibles en general.

¿Cómo funciona un horario de pago de nómina?

Independientemente del tipo de compensación, las variables involucradas o las regulaciones locales, la nómina para cualquier empleado en particular debe definirse por un punto de inicio y finalización establecido para el período de tiempo. Luego, los cálculos necesarios para determinar su pago se aplican dentro de ese período de tiempo, y se emite el cheque de pago.

Los horarios de pago de nómina son un formato predefinido para establecer la fecha de inicio y finalización de estos períodos de pago, por lo que la empresa, el personal y los organismos gubernamentales relevantes saben qué esperar.

¿Cómo cambiar el horario de pago en tu software de nómina?

La mayoría de las aplicaciones tendrán un proceso nativo para establecer y cambiar el horario de pago de nómina, aunque los pasos de la interfaz de usuario variarán según el proveedor, la aplicación y la versión del software. Asegúrate de tener en cuenta que realizar un cambio generalmente requiere que se notifique a las oficinas fiscales y a los organismos gubernamentales de alguna manera para evitar problemas legales.

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