Las 7 mejores herramientas de gestión de cartera de proyectos

A medida que las empresas crecen, tienden a manejar más proyectos, con equipos principales y subequipos que gestionan diferentes proyectos. Para mantener a todos sincronizados y asegurarse de que entreguen proyectos de calidad de manera consistente, las organizaciones necesitan una forma de consolidar estas diversas iniciativas en toda la empresa. El software de gestión de cartera de proyectos centraliza la gestión de los proyectos de una organización al ayudar a los gerentes a determinar qué recursos asignar a un proyecto específico.

Las herramientas de PPM ayudan a los líderes empresariales a alinear los objetivos organizativos con los esfuerzos de los equipos y brindan un enfoque estructurado para gestionar la cartera de proyectos en general, incluyendo estrategias de asignación de recursos, gestión de riesgos y medición del rendimiento. PPM ayuda a los gerentes a determinar qué proyectos están cumpliendo los objetivos de la organización para tomar decisiones basadas en datos sobre qué proyectos descomponer o dividir en tareas más pequeñas, cómo asignar recursos y cómo priorizar las demandas competitivas sobre esos recursos.

7 mejores software de gestión de cartera de proyectos

El mejor software de PPM para tu empresa depende de tus necesidades, casos de uso y preferencias únicas. Esta guía analiza los siete principales software de gestión de cartera de proyectos, incluyendo sus características destacadas, precios y pros y contras.

¿Qué es el software de PPM?

Las organizaciones utilizan el software de gestión de cartera de proyectos para gestionar sus proyectos y carteras de proyectos. Con el software de PPM, las empresas pueden priorizar proyectos, asignar recursos, gestionar presupuestos y realizar un seguimiento de KPIs y objetivos y resultados clave hacia metas estratégicas.

Las soluciones de gestión de cartera de proyectos proporcionan una plataforma centralizada de gestión de proyectos, lo que permite a las organizaciones estandarizar procesos y flujos de trabajo. Esto ayuda a aumentar la eficiencia, reducir la duplicación de esfuerzos y garantizar que los proyectos estén alineados con los objetivos organizativos.

El software de PPM está diseñado para ayudar a las organizaciones a optimizar sus carteras de proyectos, garantizar la alineación con los objetivos estratégicos y lograr mejores resultados de sus inversiones en proyectos.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

¿Cuáles son las características clave del software de gestión de cartera de proyectos?

El software de gestión de cartera de proyectos proporciona análisis y paneles de control para ayudar a los gerentes y partes interesadas a obtener información sobre el rendimiento de los proyectos y tomar decisiones informadas. Sus características incluyen seguimiento y reporting de proyectos, gestión financiera, colaboración y comunicación. Otras características clave de PPM incluyen:

Panel de control de la cartera

Las herramientas de PPM a menudo proporcionan un panel de control que muestra una descripción general de la cartera de proyectos de una organización. Ofrece una instantánea en tiempo real de la salud de la cartera, incluyendo KPIs y OKRs, como el estado del proyecto, la utilización de recursos y el presupuesto, además de la previsión versus referencia real.

Con esta característica, las partes interesadas del proyecto pueden identificar y abordar posibles problemas, analizando las limitaciones de recursos y descomponiendo proyectos grandes para aumentar las tasas de éxito.

Gestión de recursos

Las herramientas de PPM suelen ofrecer funcionalidades de gestión de recursos, que permiten a las organizaciones planificar y asignar recursos a varios proyectos. Dadas las limitaciones de recursos, esta característica ayuda a garantizar que los recursos no se utilicen en exceso o en defecto y que los cronogramas de los proyectos sean realistas.

La funcionalidad de gestión de recursos también permite a las organizaciones identificar y abordar conflictos de recursos antes de que se conviertan en problemas críticos.

Priorización de proyectos

Las herramientas de PPM a menudo incluyen funcionalidades para ayudar a las organizaciones a priorizar proyectos y programas en función de los objetivos estratégicos, los recursos disponibles y otros criterios.

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La priorización de proyectos permite a las partes interesadas tomar decisiones basadas en datos sobre qué proyectos seguir y cómo asignar recursos. Las organizaciones pueden maximizar el valor de sus carteras de proyectos al priorizar proyectos en función de los objetivos y metas estratégicas.

Gestión de riesgos

Los mejores herramientas de PPM incluyen funcionalidades para ayudar a las organizaciones a identificar, evaluar y gestionar los riesgos asociados con proyectos y programas. Cuando los riesgos potenciales de proyectos se identifican y abordan al comienzo del ciclo de vida del proyecto, hay un aumento inmediato en la tasa de éxito del proyecto.

Sin embargo, si los riesgos no se gestionan adecuadamente, podrían retrasar la entrega, costarle al equipo más dinero y afectar el rendimiento general del equipo. La funcionalidad de gestión de riesgos de PPM permite a las organizaciones supervisar y mitigar riesgos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, minimizando el impacto de eventos imprevistos.

Reporting y análisis

La capacidad de tomar decisiones basadas en datos sobre la selección de proyectos, la asignación de recursos y otras iniciativas estratégicas es esencial para la salud general de una empresa. Con las características de reporting y análisis de PPM, las organizaciones pueden identificar tendencias y patrones en el rendimiento de los proyectos, lo que les permite hacer un seguimiento de los KPIs y medir el éxito de su cartera de proyectos.

Las características de reporting y análisis proporcionan información valiosa que se necesita para mejorar proyectos individuales y carteras de proyectos.

Cómo elegir herramientas de gestión de cartera de proyectos

Elegir la herramienta de PPM adecuada es crucial para el éxito de la gestión de la cartera de proyectos de tu organización. Aquí tienes algunos factores clave a tener en cuenta al seleccionar una herramienta de PPM:

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• Alineación con los objetivos organizativos.
• Interfaz fácil de usar.
• Integración con otras herramientas.
• Disponibilidad de seguimiento y reporting de proyectos, asignación de recursos y programación, gestión de riesgos y funciones de análisis de cartera.
• Personalización y flexibilidad.
• Soporte y capacitación del proveedor.

En última instancia, la mejor solución de PPM para ti depende de los requisitos de tu empresa.

Cómo evaluamos el mejor software de PPM

Cuando evaluamos el mejor software de PPM, se consideraron varios criterios. Como punto de referencia, evaluamos las características del software para asegurarnos de que cada solución ofrece capacidades de gestión de cartera de proyectos. También revisamos el costo del software, la facilidad de implementación y uso, y el servicio al cliente y soporte. Por último, consideramos las reseñas y calificaciones que ha recibido cada solución.

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