Cómo analizar y entender a los interesados del proyecto: herramientas y preguntas clave

Entender las necesidades, expectativas y posibles problemas de las partes interesadas en un proyecto es crucial para su éxito. El trabajo que realices antes de que comience el proyecto para familiarizarte con estas partes interesadas o anticipar cualquier problema que sus problemas puedan crear para tu proyecto puede hacer o deshacer tus esfuerzos.

Herramientas para analizar a las partes interesadas

Dos herramientas que puedes utilizar para ayudar a analizar a las partes interesadas y garantizar su plena participación en tu proyecto son el Mapa de Evaluación de Partes Interesadas (MEPI) y la Matriz de Informes de Partes Interesadas (MIP). Estas herramientas pueden ayudarte a llegar a tus partes interesadas a través de un proceso de tres pasos:

• Proceso: ¿Cómo puedo descubrir mejor las necesidades de mis partes interesadas?
• Preparación: ¿Qué información necesito recopilar de las partes interesadas y cómo planeo utilizar esa información?
• Desempeño: ¿Cuál es la forma más efectiva de actuar según el análisis de partes interesadas?

En este artículo, hablaremos sobre el segundo paso, la preparación, y entender las preguntas que debes hacer a tus partes interesadas y la información que debes recopilar de ellos.

Recopilación de datos para el Mapa de Evaluación de Partes Interesadas

La información contenida en el MEPI, mostrada en la Figura A, te proporciona una comprensión detallada de tus partes interesadas para que puedas anticipar su impacto en tu proyecto. Para construir adecuadamente tu mapa, primero deberás identificar quién puede darte información sobre las partes interesadas clave. Las fuentes potenciales de esta información pueden incluir:

• Sponsor del proyecto: el principal defensor estratégico de tu proyecto en la organización del cliente.
• Gerente de proyecto de la organización del cliente: la persona que administrará el proyecto desde dentro de la organización del cliente.
• Representante de ventas o gerente de cuenta: esta persona ha pasado mucho tiempo aprendiendo sobre el cliente y sus necesidades.
• Otro personal del proyecto: en ocasiones, otros miembros de tu equipo pueden haber trabajado con el cliente antes.
• Las partes interesadas: puedes aprender tanto sobre las partes interesadas interactuando con ellas como con otras fuentes.
• Documentación: la información escrita sobre el cliente o proveniente del cliente también puede ser muy reveladora.

Preguntas clave para obtener información de las partes interesadas

Una de las formas más eficientes de obtener información sobre tus partes interesadas es hacerles preguntas directas que aborden diferentes aspectos del proyecto. Para tener una visión completa de las necesidades y expectativas de tus partes interesadas, asegúrate de que tus preguntas cubran los "cuatro íes": Identificación, Interés, Influencia e Impacto. A continuación, se presentan algunas preguntas específicas que puedes hacer para comenzar tu análisis de partes interesadas.

• Identificación (de las partes interesadas): ¿Quiénes recibirán los entregables o se beneficiarán del proyecto? ¿Quiénes trabajarán contigo para implementar el proyecto, tanto de tu organización como de la organización del cliente? ¿Quiénes son considerados expertos en diferentes aspectos del proyecto o solución? ¿Quién es tu defensor en la organización del cliente? ¿Quién está pagando por el proyecto?
• Interés: ¿Qué beneficios directos esperan obtener las partes interesadas del proyecto? ¿Qué resultados secundarios esperan como resultado del proyecto? ¿Qué cambios se espera que realicen las partes interesadas como resultado del proyecto? ¿Qué recursos están dispuestas (o no están dispuestas) a proporcionar para el proyecto? ¿Cómo se sienten las partes interesadas entre sí? ¿Existen conflictos de interés con respecto al proyecto? ¿Qué partes interesadas ayudan a alcanzar sus metas, necesidades o intereses con el proyecto (o no)?
• Influencia: ¿Qué autoridad legítima tienen las partes interesadas en la organización? ¿De dónde obtienen su autoridad de liderazgo? ¿Quién controla los recursos estratégicos para el proyecto? ¿Cuánto poder de negociación o influencia tienen las partes interesadas sobre los demás?
• Impacto: Según tu comprensión de las partes interesadas, ¿cómo afectarán al proyecto (negativa o positivamente)? ¿Cuánto afectarán estos impactos al éxito del proyecto? Si pueden afectar negativamente al proyecto, ¿cómo puedes prevenir o corregir la situación? Si el proyecto se ve afectado positivamente, ¿cómo puedes aprovecharlo al máximo?

Es importante obtener la mayor cantidad de información posible sobre las partes interesadas durante las fases de viabilidad y planificación. Recopilar esta información al comienzo de un proyecto te ayudará a desarrollar un plan realista en el que las partes interesadas clave se involucren desde el principio.

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Deberás actualizar esta información a medida que implementes el proyecto, pero la mayoría de la recopilación de datos se realiza en las primeras etapas.

Recopilación de datos para la Matriz de Informes de Partes Interesadas

He encontrado que el mejor momento para elaborar la MIP, como se muestra en la Figura B, es después de finalizar el MEPI. Sin embargo, debes tener tu MIP lista para cuando ocurra la reunión de inicio del proyecto para que tú y el cliente puedan revisar y acordar los métodos de informes.

Para comenzar a construir mi MIP, primero hago algunas suposiciones generales sobre cómo puedo comunicarme mejor con mis partes interesadas en función de mi comprensión de los diferentes tipos de partes interesadas y sus roles en el proyecto. La Figura C muestra el marco general que uso para definir las necesidades de informes para cada tipo de parte interesada.

Ten en cuenta que la cultura de la organización puede influir en los mecanismos de informes que debes utilizar. Aquí tienes algunas preguntas que puedes hacerte para decidir qué mecanismo es el más adecuado:

• ¿Prefieren mis partes interesadas la comunicación formal o informal? ¿Prefieren la comunicación cara a cara, telefónica o escrita?
• ¿Con qué herramientas de comunicación (por ejemplo, correo electrónico, páginas web, MS Project) se sienten cómodas las partes interesadas?
• ¿Cómo ocurren generalmente los informes tanto en mi organización como en la organización del cliente? ¿Cómo se ven los informes en mi organización y en la organización del cliente?
• ¿Cuál es la relación de informes entre las partes interesadas?

Alcanzando a tus partes interesadas

¿Tienes métodos para alcanzar a tus partes interesadas que crees que beneficiarían a otros miembros de Newsmatic? Compártelos con nosotros y los presentaremos en próximos artículos, o deja tus comentarios en una discusión.

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