Cómo la cultura y estructura organizativa afectan el éxito de la gestión de proyectos

La cultura organizacional tiene un gran efecto en la tasa de éxito

La cultura de su organización tiene mucho que ver con la tasa de éxito de sus proyectos. Tenga en cuenta que estoy hablando de proyectos en toda su organización, no solo de un proyecto en particular. El término "cultura" generalmente significa "cómo hacemos las cosas aquí". Imagine que alguien le pregunta qué tan exitosa es su organización en la entrega de proyectos. Si dice: "Somos bastante malos en la entrega de proyectos", está expresando una percepción de un aspecto de su cultura. La cultura influye en los proyectos en diferentes áreas.

Orientación a procesos

Muchas organizaciones tienen buenos procesos establecidos y las personas generalmente los siguen. Este es tal vez el factor más importante en el éxito general de un proyecto. Si su organización sigue un buen proceso de gestión de proyectos escalable, es más probable que tenga éxito de manera constante en sus proyectos. Todo el equipo de proyecto generalmente sabe cómo crear y seguir un plan de trabajo, y puede utilizar procesos estándar para manejar de manera efectiva el riesgo, los cambios de alcance y los problemas.

Gobernanza

Muchas organizaciones tienen procesos establecidos, pero nadie los sigue. Esto destaca un problema con la gobernanza de la gestión. En términos simplistas, la gobernanza es la función de gestión que se encarga de asegurarse de que las personas hagan lo que se supone que deben hacer. Por lo general, si su estructura de gestión está comprometida e interesada en los proyectos, y si los gerentes se aseguran de que se siga el proceso de gestión de proyectos, usted tendrá más éxito. Sin embargo, si cada gerente de proyecto está por su cuenta y el apoyo de la gerencia es caótico, tenderá a fracasar.

Preguntas preliminares para hacer antes de aceptar un proyecto

Capacitación

Algunas organizaciones no capacitan adecuadamente a sus gerentes de proyecto. Por lo general, estas organizaciones también hacen un mal trabajo en la capacitación en general. Si los gerentes de proyecto generalmente no tienen las habilidades adecuadas (aparte de la experiencia adquirida en la práctica), no tendrán éxito.

Roles y responsabilidades

En organizaciones exitosas, las personas generalmente conocen el papel que desempeñan en los proyectos y qué se espera de ellos. Esto incluye patrocinadores activos, clientes interesados y partes interesadas comprometidas en la gerencia. Por ejemplo, el patrocinador necesita desempeñar un papel de aseguramiento de la calidad y ser el campeón del proyecto en su organización. Si su organización inicia proyectos y deja al gerente de proyecto sin un liderazgo claro, no tendrá éxito de manera constante.

La cultura juega quizás el papel más importante en la ejecución exitosa de proyectos en su organización. Si su organización tiene dificultades para completar proyectos exitosamente, no puede culpar a los gerentes de proyecto. Solo están trabajando dentro de una cultura que no respalda sus esfuerzos. Los gerentes, incluido el director de la organización, deben intervenir y evaluar la cultura del proyecto. Hasta que la cultura cambie, los gerentes de proyecto lucharán constantemente por tener éxito.

Su estructura organizativa puede ayudar o dificultar el éxito del proyecto

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En menor medida, la estructura organizativa puede dificultar o ayudar al éxito general de sus proyectos. Digo que este es un problema menor porque, hasta cierto punto, puede cambiar su estructura organizativa. De hecho, puede cambiar el organigrama con frecuencia, y algunas empresas hacen exactamente eso. En cambio, la cultura no se cambia fácilmente. Puede llevar años para que una organización grande desarrolle una cultura de excelencia (aunque no tarda tanto en caer en la mediocridad).

Algunas estructuras organizativas pueden definitivamente obstaculizar su capacidad para entregar proyectos. Primero, están las organizaciones cuyos equipos de proyecto también realizan trabajo de soporte. Si su organización realiza tanto soporte como trabajo en proyectos, generalmente significa que surgirán problemas de soporte y distraerán el enfoque del proyecto. Se realizará mucha multitarea y cambiará constantemente entre el trabajo de soporte y el trabajo de proyecto. Por lo general, es muy difícil realizar buenas estimaciones y cumplir con sus compromisos de calendario. Es posible que se vea obligado a adoptar esta estructura si su personal es reducido. En la última empresa en la que trabajé, por ejemplo, teníamos 15 personas que trabajaban en soporte, proyectos y mejoras. Sin embargo, no teníamos suficientes personas para especializarse ni en soporte ni en trabajo de proyecto. Esto dificultaba cumplir con todas nuestras metas de proyecto. En cambio, tuvimos que hacer un buen trabajo gestionando las expectativas.

Tu estructura organizativa también puede dificultar la capacidad para compartir recursos. Por ejemplo, si el equipo de proyecto necesita un recurso con una experiencia específica, es posible que no pueda compartir fácilmente a esa persona con otra área funcional. Algunos de estos problemas también están relacionados con la cultura. Pregúntese si un cambio en la estructura organizativa ayudaría. Si es así, es posible que tenga un problema organizativo. Si no ayudaría, es probable que su cultura no respalde el intercambio de recursos. Cuando trabajé para una empresa de bebidas, pasamos por un período de dos años en el que el equipo directivo desarrolló una cultura sólida de compartir recursos entre proyectos. Sin embargo, con la llegada de un nuevo director de tecnología y un nuevo director, se desalentó (e incluso se castigó) el intercambio de recursos. Como resultado, la cultura rápidamente volvió a ser de acaparamiento de recursos.

Dé un paso atrás y vea el panorama general

Un número de factores organizativos apoyan o dificultan la capacidad de sus gerentes de proyecto para tener éxito. Por supuesto, la cultura es un término amplio, pero su cultura organizacional juega el papel más importante en poder entregar proyectos con éxito. No puede abordar una cultura de mediocridad (o una cultura de fracaso) un proyecto a la vez. Debe abordarlo de manera amplia y multifacética.

Su estructura organizativa también puede ayudar o dificultar su tasa de éxito. La estructura puede determinar qué tan bien se enfoca en los proyectos y qué tan fácil es compartir recursos entre organizaciones. Si ataca los problemas culturales más amplios, también tendrá un efecto positivo en muchas de las barreras organizativas para el éxito.

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