Cómo crear una plantilla de flujo de trabajo para la gestión de proyectos

Cuando estás trabajando en un proyecto, ser organizado y abordar la tarea de manera metódica asegura resultados consistentes y oportunos, y la mejor manera de hacerlo es a través de la gestión de flujo de trabajo. La siguiente guía paso a paso te guiará a través del proceso de crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de proyectos que puedes implementar para todos tus proyectos futuros.

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• • ¿Qué es la gestión de flujo de trabajo en la gestión de proyectos?
  • ¿Qué es el flujo de trabajo vs. la gestión de proyectos?
  • ¿Por qué es importante el flujo de trabajo de gestión de proyectos?
  • ¿Cómo construir un flujo de trabajo de gestión de proyectos?

¿Qué es la gestión de flujo de trabajo en la gestión de proyectos?

La gestión de flujo de trabajo se refiere a la identificación, organización y coordinación del conjunto de tareas que resultan en un resultado específico. Cuando se hace correctamente, la gestión de flujo de trabajo garantizará que llegues al resultado deseado de la manera más rápida y eficiente posible. Si eres nuevo en el tema de la gestión de flujo de trabajo, compararlo y contrastarlo con la gestión de proyectos es un buen punto de partida.

¿Qué es el flujo de trabajo vs. la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la ciencia de todas las cosas necesarias para completar un proyecto o tarea. Al proporcionar transparencia en todos los aspectos del proyecto, la gestión de proyectos formalizada busca responder qué se va a entregar, por quién y cuándo.

La gestión de flujo de trabajo es el siguiente nivel de detalle por debajo de la gestión de proyectos. Mientras que la gestión de proyectos es amplia, la gestión de flujo de trabajo es más estrechamente enfocada. Los flujos de trabajo son los pasos específicos y secuenciados necesarios para completar una tarea o proyecto. En resumen, mientras que la gestión de proyectos se encarga de responder qué, quién y cuándo, un flujo de trabajo se centra principalmente en el cómo.

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¿Por qué es importante el flujo de trabajo de gestión de proyectos?

Es completamente posible entregar un proyecto sin la gestión de flujo de trabajo. Dicho esto, no se recomienda.

Si bien se puede argumentar razonablemente que a medida que entregas el proyecto, los flujos de trabajo surgirán, la falta de gestión de tus flujos de trabajo resultará en dependencias perdidas, las cuales se manifiestan como retrasos y detenciones del trabajo. Esta falta de eficiencia dificultará responder cuándo se completará un proyecto, uno de los resultados deseados de una buena gestión de proyectos.

El objetivo de la gestión de flujo de trabajo es crear formas eficientes y repetibles de realizar el trabajo. El aspecto repetible es especialmente importante si administras tipos similares de proyectos. Por ejemplo, si eres parte de un equipo que principalmente entrega software, descubrirás que una vez que tengas un buen flujo de trabajo definido, tu capacidad para predecir los otros aspectos de la gestión de proyectos, como los recursos y los plazos, mejorará enormemente.

Al final del día, los mejores gestores de proyectos utilizan la gestión de proyectos y la gestión de flujo de trabajo para entregar con éxito un proyecto.

¿Cómo construir un flujo de trabajo de gestión de proyectos?

Hay una serie de buenas herramientas de software de gestión de proyectos en el mercado que pueden ayudarte a crear tu flujo de trabajo de gestión de proyectos. Productos como Jira, Smartsheet y Monday Work Management tienen varias plantillas de flujo de trabajo que puedes utilizar tal cual o personalizar.

No necesariamente necesitas ninguna herramienta aparte de un lápiz y papel para diseñar tus flujos de trabajo de gestión de proyectos. Aquí están los pasos que recomendamos.

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1. Tareas

La primera acción para diseñar un flujo de trabajo de gestión de proyectos es pensar detenidamente en todos los pasos necesarios para completar tu proyecto. Es importante pensar de forma categorizada en lugar de discreta. Por ejemplo, un flujo de trabajo de software típico podría consistir en:

• Entrevistar a los interesados
• Crear wireframes
• Construir el software
• Probar
• Implementar

Estos son pasos repetibles que se pueden aplicar a múltiples proyectos. Mientras documentas tu lista de tareas, trata de secuenciar los elementos de forma cronológica, ya que esto será útil más adelante.

2. Recursos

Después de detallar las tareas necesarias para completar tu proyecto, es hora de considerar qué tipos de recursos necesitarás para lograrlo. Estos suelen caer en las categorías de herramientas y personas. Si estás entregando software, necesitarás desarrolladores y diseñadores visuales. Asegúrate de listar todos los recursos necesarios y resaltar las brechas, o áreas en las que te falten las personas y/o herramientas necesarias para tener éxito.

3. Entregables

Solo para asegurarte de no haber dejado ningún paso crítico fuera de tu flujo de trabajo, es una buena idea anotar exactamente cuáles serán los resultados de tu proyecto. Por ejemplo, si estás diseñando un nuevo informe para el equipo de contabilidad, tus entregables podrían ser el propio software de informes, documentación sobre cómo usar ese informe y una clase de capacitación para enseñar al equipo de contabilidad cómo funciona el nuevo software.

Al pasar por este proceso de pensamiento, es posible que vuelvas a evaluar las tareas y los recursos que identificaste anteriormente. Tal vez debería haber una tarea de documentación entre las etapas de construcción y prueba. O tal vez necesites un gestor de cambios como recurso en tu equipo para entregar con éxito la capacitación.

4. Roles y asignaciones

Con tu lista de tareas y recursos requeridos determinados, decide quién contribuirá a qué tareas para completar tu proyecto. Recuerda que el objetivo es diseñar un flujo de trabajo reutilizable, no un plan de proyecto específico. Por lo tanto, piensa en roles como diseñador de experiencia de usuario en lugar de nombres como Tracy de creativos.

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5. Diagrama tu flujo de trabajo

Puede ser especialmente efectivo visualizar un flujo de trabajo de gestión de proyectos. Hay varias formas de visualizar el flujo de trabajo, desde un diagrama de flujo hasta un diagrama de Gantt. La tabla a continuación es un ejemplo de una manera fácil de diagramar un flujo de trabajo de gestión de proyectos. En el eje x, hemos dispuesto todas nuestras tareas, cronológicamente. En el eje y, hemos detallado los recursos requeridos en cada paso. En nuestro ejemplo, esos recursos son personas, pero podrían consistir en personas, herramientas o ambos.

Con esta representación visual, se vuelve más claro tanto la secuencia de las tareas como cualquier dependencia entre ellas.

6. Iterar

Por último, pero no menos importante, no dejes que la perfección se interponga en el camino de lo suficientemente bueno. Es poco probable que logres todo correctamente con tu flujo de trabajo de gestión de proyectos en el primer intento. No dejes que eso te impida ponerlo en práctica. Si constantemente lo inspeccionas y te adaptas en el camino, en poco tiempo tu flujo de trabajo de gestión de proyectos funcionará de manera eficiente.

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