Consejos para crear documentación de entrenamiento efectiva

Las empresas confían en la documentación escrita de calidad para transmitir información de manera precisa. Lamentablemente, el crear este tipo de documentación a menudo se deja de lado cuando los empleados se sienten sobrecargados de trabajo y estresados.

Imagina qué alivio sería poder capacitar a un nuevo empleado o delegar una tarea simplemente entregándole unas páginas de instrucciones. Al crear documentos de capacitación efectivos, puedes evitar mucho estrés al dirigir a tus usuarios a una fuente común de información en lugar de brindarles lecciones individuales. Aquí tienes algunos consejos para crear documentación de calidad.

La importancia de la eficacia

Todos hemos recibido responsabilidades sobre una nueva tarea con solo unos garabatos escritos a mano para guiarnos, o peor aún, una documentación detallada que parecía estar traducida de manera deficiente.

¿Puedes crear documentación que sea tan efectiva por sí sola como lo sería un instructor en vivo? Sí, y no es tan difícil o consumir tanto tiempo como podrías pensar. Recientemente, he documentado los procedimientos operativos para el equipo de TechMails de Newsmatic y aquí tienes algunos consejos que he encontrado para mantenerlo simple y efectivo.

1. Elige un formato y crea una plantilla

Crear una plantilla sirve para dos propósitos: 1) te mantiene enfocado incluso al tratar con tareas más dispares y complejas, y 2) proporciona a tus usuarios consistencia y familiaridad. Mis colegas y yo hemos adoptado el formato probado y verdadero de "Las 5 W y la H":

• Quién
• Qué
• Cuándo
• Dónde
• Por qué
• Cómo

Proporciona a tus usuarios toda la información que puedan necesitar sobre el procedimiento/tarea y no vendrán a buscarte para llenar los vacíos. Utilizando este formato, puedes aclarar incluso la parte más complicada de los procesos complicados de tu organización.

Eres un contratista o un consultor La diferencia puede afectar tu éxito empresarial.

2. Conoce lo que estás documentando

En otras palabras, asegúrate de practicar el procedimiento que estás documentando. Intenta simular errores menores del usuario para ver qué sucede. A menudo es más útil saber cómo puede salir mal el procedimiento que saber cómo hacerlo exactamente bien.

3. Usa un lenguaje común

Muchas empresas tienen un acuerdo formal o informal sobre los términos de uso común. Dependiendo de qué departamento utilizará tu documentación, "cliente" podría significar cualquier cosa, desde el usuario final de un proyecto de desarrollo hasta un cliente publicitario. Familiarízate con el lenguaje de tu audiencia.

4. Facilita la lectura rápida

Asegúrate también de utilizar consistencia en tus instrucciones. Por ejemplo: si usas la frase "en el menú Herramientas, selecciona Opciones", la próxima vez que dirijas al usuario a elegir una opción del menú, debes usar la misma redacción, por ejemplo "en el menú Editar, selecciona Pegar especial". No te preocupes por ser repetitivo; este es uno de los casos en los que es útil.

5. Divide los procedimientos complicados en secciones más pequeñas

Si te encuentras documentando procedimientos que constan de más de 10 pasos numerados, considera dividir tus instrucciones en subsecciones. Luego, puedes recapitular al final de cada sección y explicar brevemente qué sucederá a continuación. Esta es una manera efectiva de evitar que el usuario pierda de vista el objetivo final.

6. Usa capturas de pantalla y herramientas de dibujo

La mayoría de las personas pueden asimilar rápidamente la información en formato visual, por lo que nunca subestimes el poder de una captura de pantalla bien elegida. Nuestra herramienta de captura de pantalla preferida en Newsmatic es SnagIt. (Si aún no tienes una herramienta de captura de pantalla, echa un vistazo a la página de inicio de TechSmith).

Con frecuencia uso la forma ovalada para rodear las partes "activas" de una imagen y la herramienta de cuadro de texto para agregar notas informativas. Me gusta señalar los errores comunes para redirigir al usuario si se desvían, como se ilustra en Figura B. Después de todo, a todos nos sucede, incluso con las mejores instrucciones.

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7. Realiza algunas pruebas con tu documentación

Pide a algunos compañeros de trabajo que te den una opinión constructiva. Asegúrate de que tu grupo de prueba incluya a usuarios típicos que se basarán en tu documentación, no solo a otros profesionales de IT. No te frustres si tienes que refinar tu documentación varias veces. Recuerda, una vez que lo hagas bien, estarás libre de explicar esta tarea en particular para siempre.

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