Cómo gestionar eficazmente el correo electrónico en tu empresa

Con el crecimiento explosivo del correo electrónico, la comunicación se ha vuelto en muchos aspectos mucho más simple. Sin embargo, esto no significa que se haya hecho más fácil.

¡Evita la sobrecarga de comunicación con una gestión efectiva del correo electrónico!

El uso excesivo del correo electrónico puede realmente impedir la comunicación. Solo tomando medidas para asegurar una gestión efectiva del correo electrónico, puedes asegurarte de que las líneas de comunicación de tu empresa no se sobrecarguen y tus empleados no se sientan abrumados.

En el primer artículo, te mostramos cómo reducir el volumen de correo electrónico entrante. En este artículo, aprenderás cómo las empresas están ayudando a los trabajadores a gestionar el correo electrónico. Además, te proporcionaremos consejos sobre cómo asegurarte de que tu mensaje reciba la atención que se merece.

No olvides tu teléfono

De acuerdo con Forrester Research, hay más de 150 millones de buzones de correo en todo el mundo. El 88% de los usuarios de Internet considera que el correo electrónico es su actividad en línea más frecuente. Aunque esta popularidad permite más comunicación entre individuos, a veces también puede ser contraproducente.

"Encontramos que con el correo electrónico no hablamos tanto", dijo Debra Lund, directora de relaciones públicas del Instituto Franklin Covey en Salt Lake City. Esto es motivo de preocupación porque, como aconseja Lund a los gerentes de TI, "se puede hacer mucho más en una conversación telefónica, especialmente cuando hay falta de acuerdo".

Varios miembros de Newsmatic enviaron sugerencias similares para la gestión del correo electrónico. Gshollingsworth está de acuerdo en que el correo electrónico no debe reemplazar una conversación telefónica.

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"Cuando envíes un correo electrónico, incluye suficiente información para evitar que se inicie una conversación. Las conversaciones son para medios de comunicación bidireccionales en tiempo real. A veces debes realizar una llamada telefónica en lugar de enviar un correo electrónico".

Lund recomienda evitar el uso del correo electrónico para todos los asuntos de recursos humanos. En su lugar, discute los temas de recursos humanos cara a cara.

Cómo las empresas manejan el volumen de correo electrónico

Los miembros de Newsmatic nos dijeron que, en algunos casos, sus empleadores están tomando medidas para abordar el creciente problema del correo electrónico excesivo.

Trinidad es un especialista en SI en un centro técnico de un importante fabricante de automóviles en Torrance, CA, y está a cargo de un esfuerzo para reducir el volumen de correo electrónico. Trinidad recomendó que los métodos de comunicación alternativos podrían ser más eficientes.

"Quizás podamos promover más uso compartido de archivos en la red. Sé que las personas en nuestra empresa se envían archivos entre sí. Una persona puede modificar un archivo y enviarlo a alguien. El destinatario también puede modificar el archivo y enviarlo de vuelta al remitente".

Otro lector, brichwine, describió un enfoque que puede no ser tan popular entre los empleados. "En nuestra empresa, solo permitimos 20 MB de correo electrónico por buzón en Exchange. Esto obliga a nuestros usuarios a asumir responsabilidad y mantener la bandeja de entrada, los elementos eliminados y las carpetas de elementos enviados limpios. Utilizamos Carpetas personales para almacenar mensajes si necesitan ser guardados. Esto también nos ha ahorrado espacio en disco en nuestro servidor".

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Prioriza tu correo electrónico

La cantidad creciente de correo electrónico entrante puede resultar abrumadora. "Puedes sentirte muy presionado", dice Lund, especialmente cuando algunos gerentes reciben en promedio entre 95 y 100 correos electrónicos al día.

Las preguntas de sus clientes sobre correo electrónico han aumentado significativamente en los últimos años. Lund a menudo les dice que una clave importante para administrar su bandeja de entrada es decidir qué es lo más importante. Ella aconseja a sus clientes que dediquen 15 minutos antes de comenzar la semana a revisar lo que se debe hacer y cuándo se debe hacer. Esto puede ayudarte a administrar tu tiempo y tus comunicaciones en línea.

Recursos para la gestión del correo electrónico

Mary Houten-Kemp, presidenta de Internet Mail Services en Ipswich, MA, creó el sitio web "Todo sobre el correo electrónico" dedicado a los aspectos positivos y negativos del correo electrónico.

"Ahora tiene un impacto global. Incluso tu abuela tiene una cuenta de correo electrónico para mantenerse en contacto", dijo Houten-Kemp. Una de sus sugerencias más efectivas es reducir las tareas relacionadas con el correo electrónico utilizando una herramienta que permite a los remitentes saber que has recibido sus correos electrónicos.

"El correo electrónico tiene la regla no escrita de que se espera que respondas rápidamente", dijo Houten-Kemp.

Sally Hambridge creó un documento de política de correo electrónico para Internet Engineering Task Force (IETF). Hambridge es la presidenta del Grupo de Trabajo de Uso Responsable de la Red de IETF y trabaja en Intel Corporation en Santa Clara, CA. Ella dice que algunas empresas han utilizado la guía como parte de un curso de enseñanza y otras simplemente la han impreso para uso personal o por parte de los empleados.

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Envío de correos electrónicos que sean notados

Con tantos mensajes compitiendo por atención, existe un mayor riesgo de que cuando escribas un correo electrónico importante, la persona que lo reciba lo ignore o lo elimine.

Aquí tienes algunos consejos para escribir correos electrónicos que no se pierdan en el montón:

• Si incluyes una firma, mantenla corta. La regla general es que no supere las cuatro líneas.
• Escribe líneas de asunto descriptivas. Muchas personas solo abrirán mensajes con asuntos interesantes. Por ejemplo, "actualización" no llama tanto la atención como "nueva información sobre la fusión de X".
• Usa botones de votación. Esto funciona bien si estás enviando un correo electrónico que requiere una respuesta rápida de sí, no o no sé. Los botones de votación permiten a los destinatarios responder rápidamente. (Este fue sugerido por el lector roger.lawrence).

Los exterminadores

Los miembros de Newsmatic nos enviaron docenas de correos electrónicos describiendo sus métodos favoritos para organizar y eliminar el correo electrónico. Aquí tienes algunas de sus ideas:

• Jpfergus escribió: "Si tengo notas relacionadas con un tema de una reunión, las imprimo y las elimino".
• Cisreal utiliza dos direcciones de correo electrónico diferentes, "una para uso público y otra para uso comercial. Siempre uso la dirección pública cuando necesito proporcionar una dirección de correo electrónico en internet".
• Carrington recomienda la opción de BLOQUEAR REMITENTE: "Los mensajes que determino que deben conservarse se guardan inmediatamente en una carpeta especial o se imprimen".
• Dwilson ha descubierto que el uso de las reglas de Outlook 2000 puede ser de gran ayuda: "Outlook Today me informa si tengo algún mensaje no leído en cada carpeta, y según la carpeta en la que se encuentren, sé si son urgentes o si se pueden leer más tarde".
• Cputech encontró que el Asistente de Bandeja de Entrada es muy útil: "Puedes buscar en Para, De y Asunto y delegar o categorizar con bastante precisión la mayoría de los correos electrónicos".
• Roger.lawrence recomendó el uso de fechas de vencimiento: "Luces del auto encendidas, pastel de cumpleaños a las 10:30; todos estos anuncios generales de la empresa están programados para caducar después de cierto tiempo y se eliminan".

Acabas de recibir la tercera actualización sobre el torneo de baloncesto universitario de la NCAA. ¿Te importa quién tiene el mejor soporte hasta ahora? ¿Qué hay de los correos electrónicos de chistes? ¿Deberían eliminarse las bromas y los juegos, o esto arruinaría la cultura corporativa? Publica un comentario a continuación o sugiere un nuevo tema para un próximo artículo.

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