El exceso de reuniones virtuales cuesta más de $1

Las reuniones en persona en una oficina, sentados alrededor de una mesa de conferencias con colegas, solían ser temidas y siempre demasiado largas. Con la mayoría de las empresas cambiando al trabajo desde casa debido a la pandemia de COVID-19, esas reuniones en persona han sido reemplazadas por conferencias virtuales, y plataformas como Zoom están aumentando en popularidad.

Pero un informe de investigación de Wundamail revela que las videoconferencias son tan "excesivas" que esas reuniones cuestan más de $1,250 por empleado al mes en tiempo perdido.

Los hallazgos fueron el resultado de una encuesta a 20,000 trabajadores remotos en Estados Unidos y el Reino Unido del 6 al 7 de abril, y representan una amplia gama de antecedentes étnicos, estado socioeconómico, género y región, y trabajaron en equipos de tres o más en empresas pequeñas y medianas.

Aparentemente, estamos "excediéndonos en charlas inútiles", informa Wundamail, que declaró de manera un tanto dramática en un comunicado de prensa: "Los líderes deben replantear su estrategia remota rápidamente, o nos dirigimos hacia una caída global de productividad y total ruina económica".

El informe también reveló que los equipos se benefician de reuniones virtuales limitadas y "tiempo alejados de sus colegas" en un entorno remoto para mantener la productividad laboral.

Cuando las videoconferencias se convierten en una distracción

De los encuestados, el 42% de los trabajadores remotos encontraron que la continua corriente de distracciones virtuales en varias aplicaciones era "profundamente perturbadora" y se sentían más productivos cuando trabajaban durante un largo período de tiempo sin interrupciones.

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Otro 42% de los participantes en videoconferencias dicen que se conectan y no contribuyen en nada. Las videoconferencias fomentan una falsa sensación de finalización, ya que el 27% de los empleados encontró que las reuniones virtuales eran "la mayor barrera de comunicación" en su trabajo.

Los empleados tenían tres veces más probabilidades de cumplir con las acciones acordadas por escrito en lugar de en video, ya que muchos no podían recordar información clave, lo que significa que el 30% no completa las acciones acordadas durante las llamadas de video.

"La comunicación verbal se evapora una vez que termina la llamada", dijo Caroline Welsh, líder creativa de Diskette, "Las reuniones virtuales consecutivas rara vez logran o producen algo sólido".

Más de la mitad de los empleados que trabajan desde casa (56%) desearían pasar menos tiempo en llamadas de video, según el informe.

Lo más alarmante, señala el informe, es que el 73% de los encuestados considera que las llamadas de video son "trabajo realizado", y Wundamail dijo que "sugiere que las llamadas de video dan una peligrosa ilusión de productividad, cuando en realidad se realiza muy poco trabajo o se produce muy poco".

Las reuniones virtuales a menudo están plagadas de problemas técnicos

La popular plataforma Zoom puede ejemplificar una empresa que crece demasiado rápido; se han señalado numerosos problemas de ciberseguridad (no se requiere contraseña y el código de entrada de 10 dígitos ha demostrado ser fácil de hackear). Newsmatic informó sobre cómo el 12% de los usuarios de Zoom dejaron de usarlo debido a los problemas de seguridad muy conocidos.

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Welsh señaló que Zoom también está experimentando problemas de percepción, ya que aunque parece querer promocionarse como una herramienta empresarial profesional, las escuelas rápidamente comenzaron a usarlo para las clases en línea. Otras plataformas están listas para recoger lo que se puede considerar como deficiencias de Zoom.

Microsoft Teams ahora tiene fondos personalizados para llamadas de video. La función de videoconferencia del software de seguimiento diario de Wundamail ha tenido un aumento del 600% en registros esta semana, según Welsh. "Es bueno para reforzar esa responsabilidad que falta en Zoom".

El problema más frecuente con las reuniones de video, según el 73% de los encuestados, son los problemas técnicos. Las interrupciones frecuentes y los colegas que hablan al mismo tiempo son otro problema significativo (59%). Además, una de cada tres personas tiene dificultades para concentrarse en las reuniones de video.

Ampliando lo peor de las reuniones en persona

Los aspectos menos eficientes de una oficina tradicional se transfieren y, a menudo, se amplifican cuando se aplican a las reuniones virtuales. El informe de Wundamail dijo que si una configuración remota no se adapta a las necesidades de una empresa, podría haber potencialmente "una disminución en la productividad global".

Seguimiento de esas reuniones virtuales

Pero hay "soluciones", especialmente cuando las únicas opciones son las reuniones virtuales (al menos hasta que la pandemia de coronavirus se ralentice/la curva se aplane), y el informe sugiere: "Los equipos ahora deben introducir actualizaciones diarias a través de medios de comunicación escritos, y las verificaciones automáticas son la metodología probada para comenzar la productividad".

La comunicación verbal es ineficaz, enfatiza el informe, especialmente las comunicaciones verbales. La multitud de problemas técnicos, como cada búfer de video que agrega estática, socava la productividad. Escuchar a cada miembro del equipo en una llamada de conferencia de video entregar un informe consume tiempo.

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Haciendo las reuniones más productivas

La solución: la comunicación escrita (es decir, el correo electrónico) anima a los miembros del equipo a pensar de forma independiente al:

• Hacer preguntas regularmente
• Practicar la escritura
• Comunicar actualizaciones esenciales

Compartir notas escritas antes de una reunión virtual y hacer seguimientos después "es más directo y eficiente".

El informe de Wundamail concluye: "Las empresas deben reducir las videoconferencias e introducir actualizaciones escritas automáticas y verificaciones diarias en sus configuraciones remotas para mantener niveles consistentes de productividad".

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