Beneficios de Integrar el Software de Nómina y Contabilidad para Pequeñas Empresas

¿Qué hace el software de nómina?

El software de nómina ayuda a los propietarios de pequeñas empresas de varias maneras. Principalmente, aumenta la eficiencia. Si solo tienes unos pocos empleados, cortar cheques a mano funciona. Pero si tienes más de una docena de empleados, esta tarea puede volverse inmanejable, y aquí es donde el software de nómina puede ahorrarte tiempo y esfuerzo.

También automatiza el proceso de cálculo y emisión de cheques de pago, lo que puede ahorrar dinero y aún más tiempo. Y puede ayudar con tareas como el seguimiento de las horas trabajadas por los empleados, la retención de impuestos y la presentación de impuestos salariales.

Aquí hay algunas otras ventajas de utilizar software de nómina para pequeñas empresas:

• Mejora la precisión: El software puede garantizar que la nómina se procese de manera precisa y puntual, evitando errores costosos y sanciones.
• Mantener el cumplimiento de las regulaciones: El software de nómina puede ayudar a las pequeñas empresas a cumplir con las regulaciones salariales federales, estatales y locales.
• Obtener información sobre los datos de nómina: Las herramientas digitales pueden proporcionar informes accionables que ayudan a identificar oportunidades de optimización para las pequeñas empresas.

Mantener el cumplimiento de las regulaciones y encontrar formas de ahorrar dinero, como descubrir horas extras innecesarias, son importantes para una pequeña empresa. En resumen, el software de nómina facilita el crecimiento de las plantillas de trabajo. Su enfoque digital para el corte tradicional de cheques permite que tu empresa crezca sin problemas.

¿Qué hace el software de contabilidad?

Mientras que la nómina paga dinero, el software de contabilidad realiza un seguimiento de los ingresos, gastos y otra información financiera de tu empresa.

El software de contabilidad realiza un seguimiento de cada recibo, factura y transacción bancaria. También asegura que los impuestos se calculen y paguen correctamente. Y para las pequeñas empresas con falta de personal, estas herramientas ayudan a sobrellevar un departamento de contabilidad limitado o incluso inexistente.

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Aquí hay algunas funciones esenciales del software de contabilidad para los propietarios de pequeñas empresas:

• Contabilidad: El software de contabilidad simplifica el registro y la categorización de transacciones financieras como ventas, gastos y nómina. Ayuda a los propietarios de pequeñas empresas a mantener libros precisos y actualizados, ahorrando tiempo y reduciendo las posibilidades de errores.
• Facturación: Los propietarios de pequeñas empresas pueden crear y enviar facturas profesionales a sus clientes, rastrear pagos, generar recordatorios y agilizar la facturación.
• Seguimiento de gastos: El software de contabilidad permite a los propietarios de pequeñas empresas registrar y categorizar gastos, cargar recibos y monitorear los patrones de gasto, lo cual es invaluable para la elaboración de presupuestos, la preparación de impuestos y la identificación de oportunidades para ahorrar costos.
• Informes financieros: El software de contabilidad simplifica la creación de balances, estados de ingresos, estados de flujo de efectivo y otros informes financieros, que brindan información sobre la rentabilidad, liquidez y rendimiento general del negocio.
• Gestión de impuestos: El software de contabilidad a menudo incluye funciones que ayudan a los propietarios de pequeñas empresas a administrar sus impuestos mediante el cálculo de obligaciones fiscales, la generación de formularios fiscales y la provisión de información necesaria para el cumplimiento de impuestos, lo que ayuda a evitar problemas con las autoridades.

Muchas soluciones de software de contabilidad ofrecen integración con otros sistemas empresariales, como sistemas de punto de venta (POS), plataformas de comercio electrónico y software de nómina. Esto agiliza el flujo de datos, elimina la necesidad de ingreso manual de datos y garantiza la uniformidad en las operaciones comerciales.

Beneficios de integrar el software de nómina y contabilidad

Los propietarios de pequeñas empresas integran el software de nómina y contabilidad para garantizar la uniformidad. Esta conexión también elimina el trabajo duplicado. Por ejemplo, el software de nómina como Gusto puede actualizar automáticamente los saldos bancarios en QuickBooks. No tendrás que emitir cheques en un lugar y luego deducir el efectivo manualmente en otro.

Aquí hay una visión general de los principales beneficios:

• Ahorra tiempo y dinero. La integración de estos dos sistemas puede ayudarte a automatizar muchas de las tareas relacionadas con la nómina y la contabilidad, como el seguimiento del tiempo, generar facturas y pagar cuentas.
• Mejora la precisión. La integración de estos dos sistemas puede ayudarte a reducir errores en tus datos de nómina y contabilidad, como pagarles a los empleados demasiado o demasiado poco o perder fechas límite para impuestos.
• Obtén mejores conocimientos. La integración de estos dos sistemas puede darte una vista más completa de las finanzas de tu negocio, ayudándote a tomar mejores decisiones sobre cómo administrar tu empresa.
• Mantente cumpliendo. La integración de estos dos sistemas puede ayudarte a cumplir con las leyes y regulaciones fiscales, evitando multas y sanciones.

¡Suena como una gran oferta, ¿verdad? Definitivamente lo es. Pero la mayoría de las soluciones de nómina y contabilidad se venden por separado. Tendrás que combinarlos manualmente.

Pasos para integrar el software de nómina y contabilidad

Vamos a analizar el proceso general para conectar el software de contabilidad y nómina. Recuerda que cada producto es diferente, por lo que los pasos específicos pueden variar. Pero hay muchos procedimientos universales involucrados.

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1. Elige un software de calidad

Para comenzar, elige software de nómina y contabilidad que se integren bien. Dado que hay tantas opciones, este paso requiere algo de diligencia debida. Estas son algunas características cruciales a buscar:

• Muchas integraciones de terceros.
• Fácil de usar.
• Precio bajo por empleado.
• Ciclos de nómina frecuentes.
• Datos bancarios y financieros en tiempo real.

Uno de los títulos de nómina más populares es Gusto. Esta solución fácil de usar se integra bien con muchas opciones de contabilidad, como QuickBooks y Xero. Además, está diseñado para principiantes y propietarios de pequeñas empresas.

2. Completa la configuración inicial e integra los sistemas

Una vez que hayas elegido una solución de nómina y contabilidad, deberás configurar cada una por separado. Este paso te permite digitalizar y dejar atrás el papeleo.

No te alarmes cuando te pidan los detalles de tu cuenta bancaria. La mayoría de los software de nómina y contabilidad para pequeñas empresas requieren estos detalles. Estos datos permiten depósitos directos y mostrar saldos de cuentas de manera precisa.

Una vez que hayas resuelto tus datos bancarios, tendrás que aprender la interfaz de usuario. Espero que hayas elegido una solución altamente visual y fácil de usar. Si es así, jugar con datos de muestra de empleados puede ayudarte a familiarizarte con las funciones.

Una vez que ambos sistemas estén configurados, es hora de conectar tu software de nómina y contabilidad. Este paso es donde las integraciones de terceros son útiles si no hay integraciones incorporadas. Pero generalmente, buscarás un área en el software para conectarte a otros sistemas. Por ejemplo, Gusto tiene un directorio de aplicaciones que se conecta a QuickBooks y otros.

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3. Procesar la nómina

Ahora que todo está configurado, puedes procesar tu primer ciclo de nómina. Este paso es una excelente manera de determinar si has conectado correctamente ambos sistemas.

En tu intervalo de nómina regular, utiliza tu software, como Gusto, para emitir cheques de pago. Luego, verifica en tu software de contabilidad que los montos se hayan deducido correctamente de los estados de cuenta bancarios e impositivos. El software de calidad realiza este proceso en tiempo real.

Si puedes ver la cantidad deducida, ¡felicidades! Estás listo para continuar. De lo contrario, deberás retroceder y ver dónde algo no se integró correctamente. Es posible que necesites llamar al servicio al cliente si no puedes resolverlo.

Conclusiones

Integrar tu software de nómina y contabilidad es una elección inteligente. Los dos sistemas trabajan juntos para mantener las finanzas de tu negocio en orden. Además, muchas tareas se automatizan, lo que te ahorra tiempo y esfuerzo.

Sin embargo, la integración requiere cierta preparación. Ten lista tu información bancaria e información de empleados para ingresar. Una vez configurado, ejecuta un ciclo de nómina de prueba para asegurarte de que todo funcione correctamente. Los software enfocados en pequeñas empresas, como Gusto, son opciones ideales para principiantes.

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