Cómo configurar tu nómina y software de nómina: guía completa

Configurar correctamente tu nómina es absolutamente esencial para garantizar cálculos precisos de la nómina y el cumplimiento de las leyes federales, estatales y locales. En esta guía, te explicaremos paso a paso cómo configurar tu nómina y el software de nómina, así como la información que necesitas para ejecutar la nómina por primera vez.

¿Cuál es la forma más fácil de hacer la nómina?

Puedes calcular la nómina de forma manual, pero esto puede llevar mucho tiempo. Además, puede propiciar errores humanos, lo que te expone a posibles responsabilidades. Afortunadamente, existen varias plataformas de nómina gratuitas y de bajo costo, como Gusto (Figura A), que se adaptan a todas las necesidades y presupuestos.

Figura A

Incluso si tienes un negocio muy pequeño y no quieres gastar mucho dinero en la nómina, el uso de un software de nómina puede ahorrarte tiempo y dinero a largo plazo. Si aún no lo has hecho, prueba algunos software de nómina para decidir qué plataforma es la adecuada para tus necesidades.

¿Quieres aprender más? Consulta nuestra guía completa sobre cómo funciona el software de nómina.

Cómo configurar la nómina

1. Obtener un número de identificación de empleador

Un número de identificación de empleador (EIN) se utiliza por parte del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para identificar tu empresa a efectos fiscales. Si tu negocio se encuentra en Estados Unidos o en territorios de Estados Unidos, puedes solicitar un EIN de forma gratuita en el sitio web del IRS (Figura B). Una vez que se completen las validaciones, recibirás inmediatamente tu EIN para poder avanzar con la configuración de la nómina.

Figura B

2. Obtener un identificador de negocio local o estatal

Además del EIN federal, es posible que también necesites un identificador de negocio estatal dependiendo de si el estado cobra impuestos sobre las ventas o no. El sitio web del gobierno estatal especificará si necesitas registrarte para obtener un identificador de negocio. También puedes consultar a un contador local o un abogado sobre los requisitos locales para las retenciones estatales y las cuentas de seguro de desempleo.

3. Clasificar a tus empleados

Calcularás y retendrás impuestos en función de si planeas contratar contratistas independientes o empleados. Por lo general, no tienes que retener ni pagar impuestos en nombre de los contratistas independientes, ya que ellos son responsables de encargarse de ello. Debes averiguar cómo clasificar correctamente a cada persona a la que pagas antes de pasar al siguiente paso.

4. Reunir documentos de los empleados

Una vez que hayas clasificado correctamente a tus empleados, debes recopilar toda la documentación que necesitarás para pagarles. Necesitarás la siguiente información de cada empleado antes de ejecutar la nómina:

• Nombre legal completo.
• Fecha de nacimiento.
• Dirección actual.
• Fecha de inicio o finalización del empleo.
• Número de identificación fiscal (número de Seguro Social o EIN).
• Tasa de pago y detalles de compensación.
• Formulario I-9 para verificar la elegibilidad de los empleados para trabajar en Estados Unidos.
• Un formulario W-4 para empleados o un formulario W-9 para contratistas independientes.

5. Adquirir seguro de compensación laboral

Dependiendo de dónde te encuentres, es posible que debas adquirir un seguro de compensación laboral, incluso si solo tienes un empleado. Verifica las leyes federales, estatales y locales para determinar si debes tener un seguro de compensación laboral para contratar y pagar a los empleados.

6. Tomar una decisión sobre los beneficios

Si decides ofrecer beneficios, es probable que debas retener algo de dinero de cada cheque de pago de los empleados para cubrir su parte de los beneficios. Si aún no has determinado tu programa de beneficios, es el momento de hacerlo antes de ejecutar tu primera nómina.

Muchas plataformas de nómina también ofrecen funciones de administración de beneficios que te ayudan a decidir qué planes ofrecer (Figura C). Una vez que los empleados hagan sus selecciones, esa información se integra directamente en el software de nómina y las deducciones se calculan y retienen automáticamente en cada período de pago.

Figura C

7. Seleccionar un período de pago

Antes de ejecutar la nómina, debes decidir con qué frecuencia pagarás a tus empleados. Hay cuatro principales periodos de pago para elegir (Figura D):

• Semanal: Los empleados se pagan todas las semanas, esto es común en restaurantes, manufactura y construcción.
• Quincenal: Los empleados se pagan cada dos semanas, esto es común en trabajos minoristas.
• Quincenal: Los empleados se pagan dos veces al mes en las mismas fechas, a menudo los días 1 y 15 de cada mes, este es el periodo más popular.
• Mensual: Los empleados se pagan una vez al mes, a menudo el primer o último día hábil del mes, esto es común en trabajos muy bien remunerados.

Antes de finalizar tu elección de periodo de pago, asegúrate de consultar tanto las leyes federales como las estatales para asegurarte de cumplir con todos los requisitos.

Figura D

8. Crear un manual del empleado

Una vez que hayas decidido tu período de pago, debes crear un manual del empleado o una política de nómina que explique cuándo y cómo se les debe pagar a los empleados. El manual también debe cubrir cualquier otro aspecto que pueda afectar la nómina y los pagos de los empleados, como las políticas de la empresa para días festivos, tiempo libre remunerado y las retenciones para beneficios.

Este manual debe ser proporcionado a cada empleado y deben firmar un formulario oficial en el que se reconoce que han recibido y leído la política.

9. Abrir una cuenta de nómina en el banco

Necesitarás una cuenta bancaria comercial dedicada para pagar a los empleados. Muchas empresas también utilizan una cuenta bancaria separada para la nómina para que el dinero no se mezcle con otras cuentas. Trabaja con tu banco para configurar esa cuenta y prepararla para ejecutar tu primera nómina.

10. Decidir quién se encargará de la nómina

Si aún no lo has hecho, debes decidir quién se encargará de la nómina. Incluso si tienes un contador externo o un contable, aún necesitarás a alguien en la empresa que revise y apruebe la nómina en cada período de pago. En muchas pequeñas empresas, esto será responsabilidad del CEO o fundador. En empresas más grandes, varios empleados de los departamentos de recursos humanos y finanzas trabajarán juntos para manejar la nómina.

11. Elegir un software y revisar la guía de configuración del software

Ahora que sabes cuál será tu programa de pagos y cómo se clasifican tus empleados, es hora de elegir tu software de nómina. Durante tu búsqueda, ten en cuenta la frecuencia con la que puedes ejecutar la nómina con cada solución. Por ejemplo, si un software cobra por ejecución de la nómina y realizas la nómina semanalmente, es posible que enfrentes costos más altos.

También existen planes y herramientas de nómina más enfocadas en contratistas. Por lo tanto, si tu negocio depende principalmente de contratistas, es posible que desees buscar específicamente esas soluciones. Y, por supuesto, querrás revisar las características y las integraciones del software para asegurarte de que se ajuste correctamente a tu negocio.

Después de seleccionar una herramienta y registrarte, lo primero que debes hacer es revisar la guía de configuración de la nómina y cualquier otra instrucción proporcionada por tu software de nómina. Si bien muchos plataformas de nómina siguen un procedimiento de configuración bastante estándar, siempre es buena idea revisar la documentación que proporcionan para estar al tanto de cualquier particularidad en el proceso.

12. Cargar todo en el software de nómina

Si nunca has utilizado un software de nómina antes, la mayoría de ellos, incluido Gusto, tienen un proceso de configuración guiado que te guiará a través de la incorporación de todo lo que hemos mencionado anteriormente. Ingresarás tu EIN y tu número de identificación comercial estatal, agregarás a cada empleado al sistema, seleccionarás un período de pago y agregarás los detalles de tu cuenta bancaria.

Si has utilizado previamente un software de nómina diferente y estás cambiando de plataforma, consulta con tu nuevo software para ver si tienen alguna herramienta de importación preconfigurada. Para facilitar lo más posible el cambio, muchos software de nómina ofrecen herramientas para importar la información de nómina al nuevo sistema desde el sistema anterior.

Dependiendo del nivel de servicio por el que pagues, es posible que también recibas asistencia para la configuración de tu representante de cuenta para acelerar el proceso.

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