Qué es un servicio de procesamiento de nómina y cómo puede beneficiar a tu empresa

Cuando contratas a tu primer empleado, encontrar el servicio adecuado para procesar la nómina es imprescindible. Además de ahorrarte un tiempo invaluable, una empresa externa de nómina te ayudará a mantener el cumplimiento legal, especialmente en términos de impuestos de nómina y leyes laborales, y puede ayudarte a encontrar y administrar beneficios para empleados que mantengan a tu negocio competitivo en cualquier economía.

Sigue leyendo para obtener más información sobre los servicios de nómina, incluyendo qué son, cómo ayudan y cómo puedes encontrar la mejor compañía de nómina para tu negocio.

¿Qué es un proveedor de servicios de nómina?

Un proveedor de servicios de nómina es una empresa que se enfoca exclusivamente en procesar la nómina en nombre de otras empresas. Básicamente, un servicio de nómina calcula y deposita los cheques de pago de los empleados. Sin embargo, pagar a los empleados es un proceso mucho más riguroso que simplemente escribir un cheque, por lo que la mayoría de los proveedores de nómina también ofrecen alguna combinación de los siguientes servicios clave de nómina y recursos humanos:

• Cálculo, retención y remisión de impuestos de nómina.
• Seguimiento de tiempo y asistencia para cálculos precisos de nómina.
• Beneficios opcionales para empleados, como seguros y planes de jubilación.
• Presentación de formularios fiscales de fin de año, incluyendo la distribución de Formulario W-2 y 1099.
• Reporte de nuevos empleados al estado.
• Integración con software contable para un seguimiento preciso de los gastos.

Algunos proveedores de servicios de nómina y recursos humanos también ofrecen herramientas más detalladas para contratación, incorporación y gestión de personal. En general, las soluciones de gestión de capital humano como Paycom y ADP Workforce Now también incluyen servicios de nómina como parte esencial de su paquete general.

¿Cuáles son los principales tipos de proveedores de servicios de nómina?

El software de nómina basado en la nube, que normalmente es ofrecido por una empresa externa y utilizado internamente por tu empresa, es la solución de nómina más común (y económica) para la mayoría de las pequeñas empresas. El software de nómina basado en escritorio también es una opción, aunque está desapareciendo rápidamente a favor de las opciones basadas en la nube.

Algunas empresas pueden considerar externalizar el procesamiento de la nómina a una empresa de contabilidad o contabilidad. Las empresas de contabilidad virtual también utilizan software de nómina para procesar nóminas de otras empresas.

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Otras pequeñas empresas trabajan con organizaciones profesionales empleadoras (PEO, por sus siglas en inglés) para procesar la nómina. Las PEO se convierten en co-propietarios de tu negocio para encargarse directamente de la nómina y las tareas de recursos humanos de tu empresa, mientras te dejan a ti la gestión diaria de los empleados y las operaciones comerciales.

¿Cuáles son los beneficios de utilizar un servicio de nómina?

Menos tiempo dedicado a la nómina

Procesar la nómina manualmente es un proceso complicado y que consume mucho tiempo. Primero, debes convertir las horas trabajadas en compensación económica para tus empleados. Además de calcular el salario bruto correcto para tus empleados y contratistas, deberás deducir ciertas cantidades de los cheques de pago de tus empleados, incluyendo impuestos federales sobre la renta, impuestos de nómina, impuestos estatales, beneficios, planes de jubilación y embargos salariales.

A partir de ahí, debes remitir las deducciones de los cheques de pago a los organismos y agencias correctas, incluyendo el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés), que requiere que las empresas depositen los impuestos de nómina según un calendario estricto. Deberás distribuir el pago neto de tus empleados junto con los documentos legalmente requeridos, como talones de pago. Al final del año fiscal, deberás reunir los documentos correctos para presentar los impuestos de tu negocio y distribuir los formularios fiscales, como el Formulario W-2 y el Formulario 1099, a tus empleados y contratistas.

Naturalmente, abordar un proceso tan complicado como la nómina consume horas de tiempo en cada período de pago. Si estás procesando la nómina manualmente, también tendrás que dedicar horas adicionales durante la temporada de impuestos para asegurarte de que tanto tus trabajadores como el IRS reciban los formularios fiscales adecuados a tiempo. El proceso se vuelve aún más complicado y que requiere más tiempo cuanto más empleados contrates.

Los proveedores de nómina automatizan la mayoría, si no todos, de estos obligatorios tareas de nómina. Pueden sincronizarse con tu software de control horario para calcular automáticamente los salarios de los trabajadores por horas, de manera que no tengas que ingresar manualmente las horas trabajadas. Realizan deducciones automáticas y remiten los fondos al IRS u otras agencias fiscales según el calendario correcto, y pueden enviar formularios fiscales prellenados tanto al IRS como a tus trabajadores.

Puedes dedicar ese tiempo ahorrado a otros procesos comerciales esenciales, como la gestión de operaciones diarias, el aumento de los beneficios, la formación de empleados, la reducción de costos y la satisfacción de los clientes.

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Menos estrés en torno al cumplimiento de impuestos de nómina

Los impuestos de nómina son uno de los aspectos más esenciales, y más confusos, del proceso de nómina. Además de deducir la cantidad correcta de impuestos de nómina de cada cheque de pago de los empleados, los empleadores deben retener ese dinero en fideicomiso y remitirlo al IRS mensual o semanalmente.

También deberás calcular y contribuir la parte del empleador de los impuestos de FICA (impuesto de Medicare y Seguro Social) y los impuestos FUTA (impuesto federal de desempleo pagado únicamente por los empleadores).

Si prefieres no calcular, deducir y presentar impuestos manualmente, un servicio de nómina puede encargarse de esa tarea. El software de nómina de autoservicio calculará los impuestos pero te dejará a ti la presentación real, mientras que el software de nómina de servicio completo calcula, retiene y deposita los impuestos federales (y generalmente los estatales y locales) en tu nombre.

Mayor satisfacción de los empleados

Un cheque de pago perdido o incorrecto puede ser un inconveniente para ti, pero puede ser un desastre para tus empleados. El software de nómina normalmente incluye portales de autoservicio para empleados, a través de los cuales tus trabajadores pueden ver sus talones de pago, acceder a sus beneficios, gestionar su información de depósito directo y descargar formularios fiscales importantes, lo cual es mucho más fácil y conveniente que tener que acudir al departamento de recursos humanos para obtener respuestas a cada pregunta.

Además, la mayoría del software de nómina detectará posibles errores mucho antes de cada período de pago, lo que garantiza que puedas corregir los errores antes de que afecten los bolsillos de los empleados. Algunos software de nómina, como Gusto y QuickBooks Payroll, incluyen una función de autopilotaje, lo que significa que ni siquiera tienes que preocuparte por olvidarte accidentalmente de procesar la nómina a tiempo.

Gestión integral de nómina y recursos humanos

Muchos (aunque no todos) proveedores de nómina consolidan las tareas de recursos humanos relacionadas con la nómina en una plataforma conveniente. En lugar de tener que buscar diferentes herramientas para contratar, capacitar, incorporar y desvincular empleados, los servicios de nómina como Rippling o ADP pueden automatizar estas tareas dentro del mismo sistema. Otros proveedores de nómina emparejan a los empleadores con beneficios actuando como corredores de seguros o asociándose con proveedores de seguros de compensación laboral para una cobertura directa.

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En otras palabras, la compañía de procesamiento de nómina adecuada te ahorra tiempo, energía y ansiedad, no solo en la nómina, sino en todas tus tareas de recursos humanos más importantes.

¿Cuáles son las desventajas de utilizar un servicio de nómina?

Todos los datos involucrados en el procesamiento de la nómina, desde los números de seguro social de tus empleados hasta su situación fiscal, son extremadamente sensibles. Confiar esos datos a un tercero, incluyendo una empresa de nómina que vende software que utilizas internamente, puede introducir una oportunidad adicional para que ocurran fugas de datos.

Además, aunque ciertamente hay opciones económicas de procesamiento de nómina para pequeñas empresas, la mayoría de los proveedores de nómina cobran una tarifa base mensual junto con una tarifa por empleado. Pagar a los empleados ya representa una buena parte de tu presupuesto, por lo que puede ser frustrante agregar otra tarifa relacionada con la nómina a tu lista de gastos.

¿Cómo elegir el servicio de procesamiento de nómina adecuado?

Nuestro artículo detallado sobre cómo elegir un software de nómina puede darte más información sobre qué buscar en un servicio de nómina, incluyendo cómo evaluar tus necesidades de nómina y evaluar las características. Aquí, te ofrecemos una descripción general rápida de cómo elegir un proveedor de nómina para darte un punto de partida a medida que inicias tu investigación:

1. Consulta tu presupuesto para determinar cuánto puedes permitirte gastar en un software de nómina.
2. Ten en cuenta el tamaño de tu fuerza laboral y tus necesidades únicas de recursos humanos.
3. Lee reseñas de los mejores software de nómina para encontrar servicios de nómina que se ajusten a las expectativas de tu empresa.
4. Regístrate para obtener una prueba gratuita y experimenta de primera mano con un software de nómina antes de adquirir un plan.
5. Si no hay una prueba gratuita disponible, contacta a los servicios de nómina de tu interés para programar una demostración o solicitar un presupuesto personalizado.
6. Procesa la nómina.
7. Reevalúa tu servicio de procesamiento de nómina actual según sea necesario y considera escalar hacia una solución de nómina más sólida, potencialmente a nivel empresarial, a medida que tu negocio crece.

Preguntas frecuentes

¿Por qué una empresa externalizaría la nómina?

Las empresas externalizan la nómina para liberar recursos internos, incluidos los recursos humanos y los recursos financieros. Las empresas también pueden externalizar la nómina porque el costo de pagar a otra empresa para que se encargue de la nómina vale la pena para reducir el estrés en torno al cumplimiento de impuestos de nómina y las leyes laborales.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de usar un proveedor de servicios de nómina?

Los servicios de nómina generalmente cuestan más que procesar la nómina manualmente utilizando una hoja de cálculo gratuita y una calculadora de cheques de pago. Sin embargo, pueden ahorrarte dinero a largo plazo al reducir el riesgo de errores en el cumplimiento de impuestos de nómina y minimizar costosos errores de nómina.

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Además, los servicios de procesamiento de nómina automatizan tareas de nómina como el cálculo de cheques de pago, las deducciones y el depósito de cheques de pago de los empleados, lo que libera a los propietarios de negocios para enfocarse en mejorar otros procesos comerciales y aumentar los beneficios.

Elegir el proveedor de nómina incorrecto para tu negocio puede tener consecuencias negativas, como dinero desperdiciado y la insatisfacción de los empleados. Sin embargo, cuando encuentras el software de nómina adecuado para tu organización única, las ventajas de usar un proveedor de servicios de nómina deben superar claramente las desventajas.

¿Cuánto cuesta un servicio de nómina?

Los servicios de nómina pueden costar desde $0 hasta varios cientos de dólares al mes. Los servicios de nómina gratuitos como Payroll4Free incluyen cálculo de cheques de pago gratuito, acceso a talones de pago y depósito directo para hasta 25 empleados, pero las empresas con más empleados deben planificar asignar parte de su presupuesto de nómina hacia un servicio de software de nómina.

La mayoría de los software de nómina tienen tanto una tarifa base mensual como una tarifa mensual por empleado. En la mayoría de los casos, tu empresa gastará más en nómina cuanto más empleados contrate. Por lo general, el software de nómina solo para contratistas (como el plan para contratistas de Square Payroll) cuesta menos que los planes de nómina para empleados y contratistas. De manera similar, el software de nómina de autoservicio, que calcula cheques de pago pero no deposita impuestos de nómina, cuesta menos que el software de nómina de servicio completo, que incluye administración de impuestos.

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