Los 9 errores más comunes en la nómina y cómo evitarlos

Un solo error de nómina puede descarrilar tu negocio. Simplemente pagar a los empleados un día tarde puede generar desconfianza entre los trabajadores.

Desafortunadamente, las pequeñas empresas en particular son más propensas a cometer errores debido a los recursos limitados y al personal administrativo. Afortunadamente, el software de nómina y el conocimiento pueden ayudar a prevenir errores comunes de nómina.

Veamos los nueve errores más comunes de nómina, junto con formas de evitarlos.

Reduce errores con un software de nómina confiable

Puede ser mucho lo que hay que seguir cuando se trata de la nómina, pero una herramienta confiable como Gusto puede ayudarte a mantener el orden y evitar problemas. Gusto puede automatizar tu proceso de nómina, simplificar el seguimiento del tiempo, gestionar impuestos, facilitar la contratación y cubrir los beneficios de los empleados, para que puedas preocuparte menos y tener más tiempo libre.

1. Clasificación incorrecta de los empleados

Probablemente hayas oído hablar de las diferencias entre los empleados W-2 y los contratistas independientes. Muchos trabajadores sin duda se consideran lo primero. Pero las cosas pueden complicarse con arreglos no convencionales.

Por ejemplo, un contratista que se espera que llegue en un horario estricto se parece más a un empleado. Estos detalles sutiles pueden ser malinterpretados y llevar a costosos conflictos legales. Los gigantes tecnológicos Uber y Lyft son dos ejemplos de negocios enterrados en demandas debido a problemas de clasificación.

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Solución: Aprofundiza en las leyes estatales y federales y en las guías del IRS. Siempre opta por la prudencia en lugar de la ganancia: cuando tengas dudas, busca asesoramiento experto. Dado las graves consecuencias de una clasificación errónea, es mejor consultar a un abogado. De hecho, una pequeña consulta legal ahora puede ahorrarte importantes multas en el futuro.

2. No remitir los impuestos trimestrales a tiempo

Los pagos de impuestos atrasados o perdidos pueden acumularse y convertirse en una cascada de desafíos para un negocio.

En primer lugar, las implicaciones financieras son inmediatas. Las multas por pagos tardíos, los cargos de interés y otras penalizaciones pueden acumularse con el tiempo y convertirse en un problema aún mayor. Pero estos gastos adicionales, aunque sean molestos, son solo la punta del iceberg. Los pagos de impuestos crónicamente atrasados pueden llamar la atención de las autoridades fiscales, lo que conlleva un mayor escrutinio e incluso auditorías exhaustivas.

Y más allá de los contratiempos financieros tangibles, hay un costo más sutil pero igualmente impactante: el daño a la reputación de tu negocio. Los proveedores, socios e inversores potenciales a menudo evalúan la disciplina de una empresa. El no cumplir regularmente con los plazos fiscales puede ser señal de falta de organización o problemas más profundos. Esta imagen negativa puede disuadir a posibles socios e inversores.

Solución: Un software de nómina y contabilidad efectivo puede recordarte las fechas límite importantes; algunos incluso presentan los impuestos automáticamente. Pero además de las notificaciones, debes crear una reserva financiera dedicada para los impuestos. Esto minimiza el riesgo de que los problemas de flujo de efectivo interfieran con las obligaciones fiscales. Un contador o un profesional financiero dedicado también puede proporcionar una supervisión invaluable.

3. Remitir incorrectamente los embargos de sueldo

Las obligaciones legales como los embargos de sueldo no son negociables. Estas deducciones, destinadas a la manutención de menores, embargos de impuestos u otros pagos ordenados por un tribunal, requieren una atención meticulosa a los detalles. Un manejo incorrecto puede poner a las empresas en la mira de los litigios y tensar las relaciones con los empleados.

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Solución: Capacita regularmente al personal de recursos humanos en los protocolos de embargos de sueldo. Asegúrate de tener canales de comunicación transparentes con los empleados para abordar cualquier inquietud de manera oportuna. Por último, si utilizas un software de nómina, asegúrate de que deduzca correctamente los embargos. Si no lo hace automáticamente, debes enviar manualmente el dinero a las autoridades correspondientes.

4. No calcular correctamente las horas extras

Los cálculos incorrectos de las horas extras pueden dar lugar a demandas legales, sin mencionar a una fuerza laboral descontenta. Y, dado que cada estado tiene regulaciones diferentes, es fácil perderse.

Generalmente, los empleados no exentos reciben una vez y media su salario por hora si trabajan más de ocho horas al día. Pero esto varía según tu ubicación. Algunos estados u ocupaciones solo exigen este pago adicional si una persona supera las 40 horas de trabajo en una semana, independientemente de las horas diarias.

Solución: Investiga cuidadosamente las leyes de horas extras de tu estado o condado, o consulta a un abogado para cumplir con confianza con las mismas. También implementa sesiones de capacitación periódicas para el personal de recursos humanos, para que todos estén en la misma página. Además, invierte en un software de nómina que pueda calcular automáticamente las horas extras.

5. Calcular incorrectamente los impuestos de bonificaciones y comisiones

Las bonificaciones y comisiones son incentivos para los empleados. Pero pueden causar dolores de cabeza a los empleadores.

Esto se debe a que estos pagos únicos tienen reglas fiscales especiales. Por ejemplo, el IRS dicta que las bonificaciones de menos de $1 millón están sujetas a una tasa impositiva de al menos el 22%. Mientras tanto, las comisiones pueden tener un impuesto del 25%. Y estos números son solo el comienzo. Cada estado también establece sus propias reglas.

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Solución: Realiza auditorías fiscales mensuales o trimestrales. Asegúrate de que tus títulos de software de nómina y contabilidad estén actualizados para reflejar las nuevas leyes. Y no olvides reunirte con un contador o abogado para determinar las tasas impositivas adecuadas para estos pagos especiales.

6. No mantener registros de nómina correctos

Si tus registros de nómina tienen errores, todo tu trabajo puede verse afectado. Este tipo de errores son especialmente probables si introduces los datos manualmente.

Más allá del error humano, el almacenamiento digital de registros es propenso a violaciones de datos y eliminación accidental. Y créenos, tu negocio puede convertirse en una pesadilla si tus datos se pierden o son robados.

Solución: Configura ejecuciones de nómina automáticas para minimizar la posibilidad de error humano. Integra tu software de nómina y contabilidad para que tus libros estén siempre actualizados, y opta por el almacenamiento de datos en la nube con seguridad en capas múltiples. Y por último, revisa regularmente los permisos de acceso y realiza controles periódicos de integridad de datos para mantener alejados a los actores malintencionados.

7. Pagar a los empleados en el horario incorrecto

Una empresa que opera en varios estados debe tener en cuenta las leyes de múltiples horarios de pago. Algunos estados requieren que los cheques de pago se emitan al menos dos veces al mes. Mientras tanto, otras áreas, como Kansas, exigen pagos solo una vez al mes como mínimo.

Las cosas se complican aún más si tu negocio opera a nivel internacional. Los contratistas independientes también se adhieren a diferentes horarios de pago. Claramente, hay muchos plazos de pago que compiten entre sí.

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Solución: Diseña un horario de pago de la empresa que cumpla con las leyes de frecuencia de pago más estrictas. Esta planificación rigurosa garantiza el cumplimiento en general, eliminando discrepancias específicas de cada estado.

8. No entender la diferencia entre empleados exentos y no exentos

La clasificación de los empleados como exentos o no exentos es un elemento fundamental de la gestión de nóminas. Sin embargo, es un área llena de confusión para muchos propietarios de negocios. Esta distinción, basada en la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA), determina la elegibilidad para el pago de horas extras, los períodos de descanso y las responsabilidades laborales, entre otros aspectos.

Los empleados exentos suelen tener un salario y desempeñar funciones directivas o especializadas. No son elegibles para el pago de horas extras, independientemente de las horas semanales de trabajo.

Por otro lado, los empleados no exentos suelen ser trabajadores por horas. Estas personas tienen derecho a recibir el pago de horas extras cuando superan las ocho horas al día o las 40 horas semanales.

Cometer errores en estas clasificaciones puede tener graves repercusiones. Una clasificación errónea de un empleado puede resultar en salarios atrasados por horas extras no pagadas, multas importantes y posibles demandas legales.

Solución: Es crucial revisar estas clasificaciones regularmente. A medida que los roles de trabajo evolucionan dentro de una empresa, puede ser necesario ajustar la clasificación de un empleado. Comienza asegurándote de que las descripciones de trabajo sean precisas y reflejen con precisión la naturaleza del trabajo y la compensación. Verifica si los trabajadores por hora y los asalariados están siendo pagados correctamente. Por último, consulta las pautas de la FLSA o busca asesoramiento experto de un profesional de recursos humanos o asesor legal.

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9. Olvidarse de hacer la nómina a tiempo

No cumplir con la fecha límite de la nómina puede desencadenar una serie de consecuencias problemáticas.

En primer lugar, pagar a los empleados tarde puede generar ramificaciones legales. Como se mencionó anteriormente, los estados tienen leyes específicas que dictan la frecuencia de los pagos. El incumplimiento puede resultar en multas, intereses por pagos omitidos e incluso acciones legales.

Más allá de las complicaciones legales directas, hay otro peligro. Las agencias reguladoras, como el Departamento de Trabajo, pueden tomar nota de infracciones repetidas. Este patrón puede dar lugar a auditorías, investigaciones adicionales y multas.

Además, el no pagar a tiempo puede arruinar las relaciones con tus empleados. Las personas pueden cuestionar tu capacidad para pagarles adecuadamente. Esta incertidumbre puede afectar la moral y aumentar la rotación de personal.

Solución: Utiliza un software para automatizar los pagos de nómina para que nunca te olvides. Además de la automatización, establece un proceso de revisión manual secundario. En caso de retrasos anticipados, la comunicación proactiva con el equipo es crucial para gestionar las expectativas y mantener la confianza. Las personas pueden entender si eres honesto y empático acerca de tus deficiencias.

Conclusiones finales

La gestión de nóminas, aunque compleja, es un desafío manejable con el conocimiento adecuado. Puedes garantizar un proceso sin problemas evitando los errores mencionados anteriormente. También deberás capacitar a tu personal de recursos humanos sobre estos temas.

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Mientras todos los involucrados estén al tanto de las estipulaciones importantes y comprendan cómo gestionar legalmente la nómina, puedes evitar muchos, si no todos, estos errores. Además, puedes mejorar tus posibilidades utilizando un sistema de nómina confiable (como Gusto) o un servicio de nómina (como una PEO).

Por supuesto, la solución adecuada depende de tus necesidades y recursos disponibles, así que tómate el tiempo necesario para considerar tus opciones y cómo podrían beneficiar a tu empresa.

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