Descubre el Poder del Cuenta de Nómina: Todo lo que Necesitas Saber

Si eres propietario de una pequeña empresa y te preguntas si necesitas una cuenta bancaria separada para gestionar la nómina, estás en el lugar correcto. En esta guía, te explicaremos qué es una cuenta bancaria de nómina, cómo funcionan estas cuentas y los beneficios de tener una cuenta de nómina separada.

¿Qué es una cuenta bancaria de nómina?

Una cuenta bancaria de nómina es una cuenta bancaria destinada exclusivamente para pagar a los empleados. Es una cuenta separada de tu cuenta bancaria personal y otras cuentas bancarias de la empresa. La cuenta bancaria de nómina no se utiliza para pagar otros gastos de la empresa, como contratos de proveedores y pedidos de suministros; esos pagos deben realizarse desde otra cuenta bancaria.

Puedes utilizar la misma cuenta bancaria para pagar los salarios y los impuestos de nómina, dependiendo de las leyes locales y estatales, así como de tus preferencias. Sin embargo, es posible que desees tener una cuenta específicamente destinada para los pagos de salarios y otra cuenta separada para los pagos de impuestos.

¿Cómo funcionan las cuentas de nómina?

Como explicamos en nuestra guía sobre cómo hacer la nómina, una cuenta bancaria de nómina o empresarial es una de las cosas más importantes que necesitas configurar para la nómina. Si calculas la nómina manualmente, determinarás cuánto pagar a cada empleado en cada período de pago y luego iniciarás una transferencia bancaria o les escribirás un cheque. También deberás depositar todos los impuestos de nómina necesarios utilizando el Sistema Electrónico de Pago de Impuestos Federales (EFTPS) (Figura A).

Figura A

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El software de nómina puede ayudar a automatizar los cálculos y las transacciones por ti. Puede calcular automáticamente los impuestos que debes deducir de cada cheque de pago de los empleados y también puede transferir dinero desde tu cuenta bancaria de nómina a la institución financiera de cada empleado con facilidad.

Muchos programas de nómina te permiten realizar la nómina con solo unos clics, y algunos incluso te permiten automatizar completamente el proceso para que no tengas que hacer nada, aunque es importante verificar la información antes de realizar la ejecución automática.

¿Por qué necesito una cuenta de nómina?

Aunque no estás obligado a abrir una cuenta de nómina separada, es una decisión inteligente que puede facilitar el proceso de nómina. Tener una cuenta dedicada exclusivamente para la nómina mantiene tu dinero organizado. Dado que la nómina puede ser el mayor gasto de una empresa, hay un argumento sólido para tener una cuenta separada para la nómina.

Tener una cuenta bancaria de nómina también facilita ver cuánto dinero te queda para gastar en otros gastos, ya que esos fondos se encuentran en una cuenta diferente. Esto es especialmente útil si pagas a los empleados con cheques físicos, ya que puede haber un retraso antes de que depositen los cheques y el dinero se retire de tu cuenta comercial.

Por ejemplo, supongamos que pagas a un empleado $2,000 por su pago quincenal el primero de mes, pero no cobran el cheque hasta una semana después. Hasta que ese cheque se cobre, la cuenta bancaria mostrará $22,000, aunque en realidad solo tienes $20,000 en otros fondos. Al poner ese dinero de la nómina en una cuenta separada, no tendrás que tener en cuenta constantemente las transacciones en curso.

Beneficios de una cuenta de nómina

Tener una cuenta de nómina separada ofrece otros beneficios además de mantener tu dinero organizado y separado.

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Simplificación de la contabilidad

En primer lugar, tener cuentas bancarias separadas para la nómina y los gastos empresariales hace que sea más fácil para ti o tu contador conciliar tus libros contables. Esto mejora la precisión de tu contabilidad y ayuda a proteger tu empresa del riesgo de una posible auditoría.

Menor riesgo de sobregiros

Tener una cuenta bancaria de nómina separada también puede reducir las posibilidades de sobregiros. Como los gastos de nómina son consistentes, puedes depositar la misma cantidad de dinero cada mes, el cual se retira automáticamente según tu calendario de nómina.

Seguridad financiera

Finalmente, una cuenta de nómina separada ofrece una capa de seguridad financiera. Esto se debe a que el número de cuenta bancaria se imprime en los cheques de nómina, como se puede ver en este ejemplo de cheque de Bank of America (Figura B). Si tienes una cuenta de nómina separada, solo esa cuenta bancaria estaría expuesta a posibles fraudes en lugar de toda la cuenta empresarial. Por lo tanto, en caso de una violación de seguridad, su acceso estaría limitado solo a tu cuenta de nómina.

Figura B

Desventajas de una cuenta de nómina

Aunque tener una cuenta de nómina separada ofrece muchas ventajas, también hay un par de desventajas que debes conocer.

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Más cuentas que administrar

En primer lugar, tener una cuenta de nómina separada significa que tendrás que administrar más de una cuenta bancaria. Los propietarios de pequeñas empresas que intentan mantenerse al tanto de sus cuentas pueden encontrar esto una molestia. Tener ambas cuentas en el mismo banco puede ayudar a agilizar el proceso.

Afortunadamente, muchos programas modernos de nómina y contabilidad, como Gusto (Figura C), te permiten sincronizar múltiples cuentas bancarias. Toda tu información será visible en un panel centralizado único, y podrás generar informes financieros con solo un clic. Esto facilita la administración de múltiples cuentas y te brinda una imagen completa de la salud financiera de tu empresa.

Figura C

Posiblemente más tarifas bancarias

También es probable que incurras en tarifas adicionales por cada cuenta empresarial que abras, como tarifas de mantenimiento mensual. Puede tener sentido buscar qué tarifas cobran diferentes bancos por las cuentas empresariales para poder elegir una opción rentable que aún cumpla con tus necesidades.

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